Печать в трудовой книжке обязательна

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г. (далее – Правила), Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция), Трудовым кодексом Российской Федерации.

Разъяснение Роструда о ведении трудовых книжек

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г. (далее – Правила), Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
(далее – Инструкция), Трудовым кодексом Российской Федерации.

Ответы формируются согласно Вашим запросам:

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

– графа 1 – порядковый номер записи;
– графа 2 – дата внесения записи;
– графа 3 – сделана правильно (должность… переименована в…)
– графа 4 – приказ №… от… (в данном случае приказ работодателя, а не министерства).

Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция. Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: «В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей» (п. 1.2 Инструкции).

Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива) (п. 27 Правил).

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе». «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе.

3. Если в трудовой книжке перепутаны порядковые номера записей, нужно ли это исправлять и как правильно это сделать? (аналогично предыдущему вопросу)

4. Если в трудовой книжке неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована?

Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.

В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5. Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров (канцелярии) учреждения?

Правомерно, поскольку «все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…»

Работодатель в данном случае – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати (канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку – секретарь или кадровик, следовательно и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.

6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу (с 25 сентября 1968 г.) и об издании соответствующего приказа (17 ноября 1968 г.)?

На основании ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

7. В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?

В случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

8. Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации?

В соответствии со ст. 75 Трудового кодекса РФ «Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.

«Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись – (Предприятие… переименовано в. ).

9. Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации (т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается ли такая запись недействительной?

Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

10. Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе»?

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой: «Работодатель Индивидуальный предприниматель… (подпись)». Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде.

В графе 4 раздела «Сведения о работе» – запись производится как обычно – на основании приказа (распоряжения) работодателя. Поскольку ИП тоже является работодателем, он должен издавать приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и др.

11. В трудовой книжке работника на титульном листе нет печати организации, оформившей трудовую книжку. При этом в разделе «Сведения о работе» все заполнено правильно, первая и последующие записи о работе заверены печатью. Организации, которая оформляла трудовую книжку нет. Как исправить ошибку?

Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее. «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. В соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Трудовая книжка. Особые случаи

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

• приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил);

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью (п. 40 Правил);

• чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

КТО ВЕДЕТ УЧЕТ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ НЕТ ПЕЧАТИ?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции

2.2. […]
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример
Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.
Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения. Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.
Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1. Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2. Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки.

Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже). Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки. Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.

КАК ЗАПОЛНЯТЬ КНИГУ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений.

Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги.

Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления. Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором.

Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции

1.2. […]
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений

При участии Юлия Бусыгина

С сентября сведения в бумажную трудовую книжку можно будет вносить с помощью штампов, а заверять записи при увольнении работника его подписью больше не понадобится. Кроме этого, работодатели будут сами разрабатывать книги (журналы) учета трудовых книжек и вкладышей. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержден приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н.

Новый порядок

Напомним, что сейчас форма, правила хранения и порядок заполнения трудовой книжки регулируются разными нормативными правовыми актами. Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69. Оба эти документа утратят силу с 1 сентября. Вместо них будет действовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н.

Дистанционный работник

В комментируемом приказе уточнено, что в книжку можно будет внести сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого «удаленный» сотрудник должен предъявить трудовую книжку работодателю (в том числе, можно направить ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Использование штампов и печатей

С 1 сентября сведения в трудовую книжку можно будет вносить не только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета, но с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)». То есть с помощью штампов и печатей. Также, по мнению специалистов Минтруда, при заполнении трудовой книжки можно использовать принтер (письмо от 29.06.21 № 14-6/ООГ-5976; см. « Минтруд: новые трудовые книжки можно будет заполнять с помощью принтера »).

Срок для внесения записей

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).

Заверение записей при увольнении

Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом заверять записи подписью увольняемого работника больше не понадобится.

Оформление вкладыша

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). В Порядке № 320н уточняется: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.

Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК

Как известно, если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки бумажный аналог. Однако ранее не был установлен срок для исполнения этой обязанности.

В комментируемом приказе четко сказано, что бумажную трудовую книжку нужно выдать на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в книжку в этом случае описана в пункте 35 Порядка № 320н.

Учет трудовых книжек

Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.

Вместе с тем работодатель должен вести:

учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.

Новая форма трудовой книжки

Кроме этого, Минтруд скорректировал и форму трудовой книжки. Ранее ожидалось, что обновленный бланк начнет действовать с 1 сентября. Однако позднее Правительство перенесло переход на новые трудовые книжки на 2023 год (см. « В России введут трудовые книжки нового образца »). Таким образом, с 1 сентября работодатели продолжат вести трудовые книжки на старых бланках. При этом заполнять их нужно будет по новым правилам.

Надо ли ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Трудовая книжка – это очень важный документ, который необходим каждому для учета трудового стажа. Поэтому заполнять ее нужно в соответствии с требованиями законодательства. Кадровики, которые не имеют большого опыта работы, интересуются, надо ли ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу.

Когда ставится печать

Перед любым работодателем наверняка однажды возникал этот вопрос при принятии на работу, увольнении, переводе из одного структурного подразделения в другое сотрудника. Печать имеет свою четкое месторасположение, менять которое нельзя – она ставится либо на титульном листе, обязательно в правом верхнем углу, либо внутри книжки.

Запись данных

При внесении данных работника работодатель должен поставить печать на титульном листе, но перед печатью обязательно указываются личные данные работника:

ФИО>
дата рождения>
указание образования>
название профессии или специальности работника.

После того, как данные внесены, сотрудник расписывается на титульном листе, подтверждая достоверность информации. Лишь после этого ставится печать. Стоит заметить, что все эти данные заполняются лишь на основании определенных документов – паспорта, диплома и т.д. Без какого-либо документа, подтверждающего сведения о работнике, кадровик не имеет права вносить их в трудовую книжку. Поэтому для тех, кто не знает, ставится ли печать в трудовой книжке при приемке на работу, нужно сказать – ставится, если трудовая оформляется впервые. Место ее расположения – титульный лист.

Изменение данных

Где ставится печать при изменении данных сотрудника? Необходимость поменять данные обычно возникает при смене сотрудником фамилии, имени, отечества или других данных. При этом прежнюю запись аккуратно зачеркивают одной сплошной чертой, после чего вписывают новые данные на основании предоставленных сотрудником документов. При этом с обратной стороны обложки уполномоченный сотрудник ставит свою печать и подпись.

Во время выдачи вкладыша

Встречаются ситуации, когда нужные страницы трудовой книжки уже заполнены. В этом случае сотруднику выдается вкладыш. При этом на титульной странице ставится штамп, сообщающий о выдаче вкладыша. Без трудовой книжки этот вкладыш недействителен.

Увольнение

Во время увольнения по собственному желанию либо по другим причинам, руководитель (или исполняющее его обязанности лицо) ставит подпись и печать в трудовой книжке.

Последовательность внесения данных в трудовую книжку при приеме на работу:

заголовок (название организации, пишется посередине третьего столбца),
номер,
дата,
сведения о работе,
приказ, на основе которого были сделаны записи.

Нужна ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Согласно законодательству Российской Федерации, юридические лица должны иметь свои гербовые печати, которые ставятся практически на всех документах.

К таким документам относятся:

трудовые книжки,
распоряжения, инструкции,
приказы руководителя.

Если нужно определиться с тем, ставится ли печать в трудовую книжку при приеме на работу, следует обратиться к законодательству. Среди основных моментов, когда ставится печать – только первичное заполнение трудовой и увольнение. Поэтому печать при приеме не ставится.

Если на предыдущем месте работы печать не была поставлена

Если работник решил сменить место работы по каким-либо причинам, он должен обязательно забрать из отдела кадров (или непосредственно у начальника) свою трудовую книжку. После этого владелец трудовой передает ее в руки нового начальства. Если окажется, что печать отсутствует, на новом месте работы трудовую книжку могут посчитать недействительной. В этом случае у работника есть два выхода:

завести новую книжку (если нет опасений о потере стажа)>
восстановить печать на прежнем рабочем месте.

Первый вариант зачастую неприемлем для работника, так как в этом случае теряются данные о страховом и трудовом стаже, что в будущем негативно скажется на размере пенсии. Наиболее предпочтителен второй вариант – если можно без труда обратиться на прошлое место работы. Сотрудник при этом подает запрос о восстановлении необходимой печати на титульной странице. Если бывшее начальство отказывается удовлетворить запрос, то сотрудник имеет право подать в суд. Главное – не затягивать, так как организация может претерпеть определенные изменения, и тогда восстановить трудовую книжку будет уже невозможно.

Если с тем, должна ставиться ли печать в трудовой книжке при приеме на работу, все понятно, нужно обратить внимание на такую распространенную проблему, как ошибки в записях.

Ошибки в трудовой книжке: печать организации

У организации бывает не одна печать, а несколько. Случается, что кадровик или другое ответственное лицо по ошибке ставит не печать организации, а штамп. Исправить печать, естественно, невозможно. Поэтому прибегают к такому способу: в строке ниже ставят правильную печать, не делая никаких приписок.

Исправление личных данных

Работники отдела кадров при заполнении трудовой книжки очень часто допускают ошибки. И хотя эти ошибки могут быть совсем мизерными (Наталья – Наталия) они играют существенную роль и могут принести немало проблем. Если в трудовой книжке допущена ошибка, ее необходимо исправить, в противном случае документ могут посчитать недействительным.

Чтобы исправить допущенную ошибку в имени, нужно зачеркнуть тонкой, одной-единственной, но заметной линией неверную информацию на титульном листе и вверху (или справа) написать верную. Следует также указать документ, который послужил подтверждением для изменения данных.

Когда данные, которые были исправлены, проверит владелец данного документа, кадровик обязан указать свою должность, ФИО, дату внесения исправлений и печать организации, в которой он работает. Теперь записи, внесенные в трудовую книжку, являются подлинными и имеют юридическую силу. Печать, которая располагается уже внутри трудовой книжки, обычно ставится таким образом, чтобы не закрывать часть написанного (к примеру, скрывать часть фамилии или точный год рождения).

Этот нюанс на самом деле очень важен, так как такую трудовую книжку могут посчитать сфальсифицированной. Поэтому разобраться, ставится ли печать в трудовой книжке по принятию на работу, очень важно для любого кадровика.

Можно ли в трудовой книжке ставить печать отдела кадров с 01.09.2021?

Уже все привыкли к тому, что многие документы могут быть без печати. Но по поводу проставления печати кадрового подразделения вопросы остаются. Особенно после изменения законодательства о трудовых книжках с 1 сентября 2022 года. Расскажем, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке после 01.09.2021.

Допустима ли печать отдела кадров в трудовой.

Да, печать кадрового подразделения можно ставить на страницах трудовой и вкладыша к ней. На это указывает вступивший в силу с 1 сентября 2022 года Приказ Минтруда от 19.05.2022 № 320н. Документ утвердил новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок) и вместе с тем существенно затронул и изменил некоторые вопросы кадрового делопроизводства.

Итак, печать отдела кадров можно ставить в трудовой или вкладыше в следующих случаях:

– Необходимо зафиксировать смену ФИО или даты рождения работника (п. 7 Порядка). Такие правки вносятся со ссылкой на документ-основание для смены. В роли такого документа могут выступать паспорт, свидетельства о рождении, браке, разводе, смене имени и т. д.;
– При выдаче и оформлении дубликата трудкнижки (п. 28 Порядка). Внесенные на титульный лист данные работника заверяются ответственным кадровиком и печатью организации или кадрового подразделения;
– При выдаче работнику трудовой книжки, в ней делается отметка о предоставлении работнику информации о трудодеятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Эта отметка заверяется директором компании или другим лицом по доверенности, а также печатью компании или отдела кадров (п. 35 Порядка);
– При внесении записи об увольнении (п. 36 Порядка). Отметка об увольнении — последняя запись, которую делает работодатель в трудовой увольняемого работника или вкладыше в нее после записей о приеме и переводах. Здесь же руководитель или уполномоченный работник расписываются, проставляется печать компании или кадровой службы. Действовавшие до 1 сентября 2022 года правила ведения трудовых разрешали ставить в аналогичной ситуации только печать работодателя.

Шесть последних новостей

О заключении и расторжении трудового договора с иностранцем можно уведомить через Госуслуги

О заключении и расторжении трудового договора с иностранцем теперь можно уведомить через Госуслуги.

Вместо личных карточек Т-2 для воинского учета теперь надо применять новую форму

Страхователям будет проще представлять отчетность в ПФР и ФСС

Утвержден новый примерный перечень мероприятий работодателя по улучшению условий и охраны труда

К зарплате сотрудника, работающего дистанционно, нужно применять соответствующий его фактическому местонахождению районный коэффициент

В Трудовой кодекс внесены изменения, касающиеся электронного документооборота в сфере трудовых отношений

Контактная информация:

г. Москва, Рязанский проспект, дом 2, строение 49, офис 304

Быстрые ссылки:

Обратный звонок

Нажимая на кнопку “Отправить”, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Политика безопасности

Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения
Настоящая политика обработки персональных данных составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006. №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных ООО «Профессиональные кадровые решения» (далее – Оператор).
Оператор ставит своей важнейшей целью и условием осуществления своей деятельности соблюдение прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Настоящая политика Оператора в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) применяется ко всей информации, которую Оператор может получить о посетителях веб-сайта https://profkadr.com/ .

2. Основные понятия, используемые в Политике
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
Веб-сайт – совокупность графических и информационных материалов, а также программ для ЭВМ и баз данных, обеспечивающих их доступность в сети интернет по сетевому адресу https://profkadr.com/ ;
Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному Пользователю или иному субъекту персональных данных;
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому Пользователю веб-сайта https://profkadr.com/ ;
Пользователь – любой посетитель веб-сайта https://profkadr.com/ ;
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
Распространение персональных данных – любые действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу;
Уничтожение персональных данных – любые действия, в результате которых персональные данные уничтожаются безвозвратно с невозможностью дальнейшего восстановления содержания персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

3. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные Пользователя
Фамилия, имя, отчество;
Электронный адрес;
Номера телефонов;
Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях (в т.ч. файлов «cookie») с помощью сервисов интернет-статистики (Яндекс Метрика и Гугл Аналитика и других).
Вышеперечисленные данные далее по тексту Политики объединены общим понятием Персональные данные.

4. Цели обработки персональных данных
Цель обработки персональных данных Пользователя — информирование Пользователя посредством отправки электронных писем.
Также Оператор имеет право направлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив Оператору письмо на адрес электронной почты info@profkadr.com с пометкой «Отказ от уведомлениях о новых продуктах и услугах и специальных предложениях».
Обезличенные данные Пользователей, собираемые с помощью сервисов интернет-статистики, служат для сбора информации о действиях Пользователей на сайте, улучшения качества сайта и его содержания.

5. Правовые основания обработки персональных данных
Оператор обрабатывает персональные данные Пользователя только в случае их заполнения и/или отправки Пользователем самостоятельно через специальные формы, расположенные на сайте https://profkadr.com/ . Заполняя соответствующие формы и/или отправляя свои персональные данные Оператору, Пользователь выражает свое согласие с данной Политикой.
Оператор обрабатывает обезличенные данные о Пользователе в случае, если это разрешено в настройках браузера Пользователя (включено сохранение файлов «cookie» и использование технологии JavaScript).

6. Порядок сбора, хранения, передачи и других видов обработки персональных данных
Безопасность персональных данных, которые обрабатываются Оператором, обеспечивается путем реализации правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения в полном объеме требований действующего законодательства в области защиты персональных данных.
Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц.
Персональные данные Пользователя никогда, ни при каких условиях не будут переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства.
В случае выявления неточностей в персональных данных, Пользователь может актуализировать их самостоятельно, путем направления Оператору уведомление на адрес электронной почты Оператора info@profkadr.com с пометкой «Актуализация персональных данных».
Срок обработки персональных данных является неограниченным. Пользователь может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление посредством электронной почты на электронный адрес Оператора info@profkadr.com с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».

7. Трансграничная передача персональных данных
Оператор до начала осуществления трансграничной передачи персональных данных обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого предполагается осуществлять передачу персональных данных, обеспечивается надежная защита прав субъектов персональных данных.
Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не отвечающих вышеуказанным требованиям, может осуществляться только в случае наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных и/или исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
Подпись работника.
Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

старая фамилия зачеркивается;
новая фамилия указывается рядом;
на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

В графе 1 указывается номер записи.
В графе 2 — число, месяц и год перевода.
В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен. » далее куда и кем.
Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.