Акт приема-передачи документов: образец-2022

Акт приема-передачи документов (образец)

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Рекомендации по оформлению акта

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Акт приема передачи документов.

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2022 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

• Название свидетельства.
• Дата подписания.
• Место подписания.
• Название передаваемых материалов в виде списка.
• Число передаваемых материалов.
• Ф.И.О. участвующих сторон.
• Основание для оформления бланка.
• Подписи сторон.
• Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Акт приема передачи документов — образец, бланк 2022 год

Акт приема-передачи документов (АППД) считается официальным видом бланка, фиксирующего передачу дел от одного должностного работника другому. Данный бланк является неотъемлемым приложением любого договора, или при смене работника, занимающего должностное положение, с сопровождением подписей сменяющихся лиц.

АППД обладает юридическим статусом, поэтому, при появлении конфликтных моментов между участниками, подписавшими его, может быть представлен в суд в качестве доказательства.

Форма

С 1.01.2013 года отменено обязательное использование всех унифицированных форм первичных документов, за исключением некоторых учетных бланков, отмеченных Минфином РФ № ПЗ-10/2012. Предприятиям предоставлена возможность самим разрабатывать необходимые формы бланков. Таким образом, форма АППД не относится к утвержденному унифицированному шаблону, однако в акте требуется отобразить следующие данные:

1. Название бланка.
2. Номер, место и дата его оформления.
3. Список передаваемых атрибутов, их численность и тип (копия или оригинал).
4. Реквизиты юр. лиц, с указанием Ф.И.О.
5. Подписи лиц, предающей и принимающей стороны, «мокрые» печати.

АППД, обычно оформляется в 2-х экземплярах, по одному для каждого участника.

(Видео: «Юридические документы Акт приема передачи»)

В каких случаях требуется оформление акта?

Оформление АППД не относится к обязательной процедуре. Он заполняется в качестве превентивной меры для недопущения возможных недоразумений между контрагентами, в отношении переданных документов.

Оформление АППД необходимо в следующих вариантах:

1. При делегировании дел от одного работника другому.
2. При смене работников, занимающих должности в компании.
3. При перемещении важной документации внутри компании.
4. При транспортировке документов компании в государственный архив на хранение.

АППД подписывается обеими сторонами и обладает юридическим статусом, благодаря чему его можно использовать при судебном разбирательстве.

Особенности составления документа

Несмотря на то, что форма АППД не утверждена нормативами РФ, при ее разработке требуется учитывать следующие особенности:

1. Изложение АППД осуществляется, как правило, на стандартном листе формата А4. При передвижении документов внутри фирмы, вверху справа листа отображается наименование предприятия. В левом углу отображается резолюция директора предприятия.
2. Далее, по центру листа отображается заголовок бланка: — «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ»
3. Затем прописывается место и дата его заполнения.
4. Преамбула имеет формулировку, подобную при составлении договора, (Мы нижеподписавшиеся …»), с указанием Ф.И.О. лиц, принимающих участие в делегировании документации, и занимаемых должностей.
5. После этого перечисляется список, делегируемых документов, который прописывается в созданной таблице, имеющей колонки:

• № п/п.
• Наименование делегируемого документа.
• Дата его регистрации.
• Регистрационный номер.
• Вид (копия или оригинал).
• Число листов.

1. В конце акта отмечается число экземпляров оформляемого бланка.
2. В завершение, заполненный АППД подписывается передающим и принимающим лицом.

Если составленный АППД используется внутри ведомства, то он утверждается директором компании.

При оформлении АППД межведомственного характера, подписи сторон обязаны скрепляться печатями.

Главным предназначением АППД является удостоверение факта передачи документации, численностью, отмеченной в приемопередаточном акте.

Как правильно составить передаточный акт в 2022 году

Нормативами РФ не утверждены шаблоны АППД. Разрабатывать собственные образцы таких документов предоставлено учреждениям. В то же время, при разработке собственных образцов АППД, должны быть отображены следующие блоки акта:

1. Вступительный блок, где отображается:

• Название бланка.
• Номер и дата заполнения, с указанием места, где заполняется бланк.
• Преамбула, где прописываются реквизиты сторон, осуществляющих прием и передачу материалов, с отображением Ф.И.О. и занимаемого статуса.

1. Текстовый блок, где отмечается:

• Перечень делегируемых документов, заполненный в форме таблицы (численность, тип (копия или оригинал), номер и дата их регистрации).

1. Заключительный блок.

• Здесь отмечается число экземпляров заполненного АППД (обычно оформляется в 2-х экземплярах).
• Подписи лиц, участвующих в приеме-передаче.

Если это внутриведомственный АППД, то подписанный бланк утверждается начальном фирмы. Если акт составляется между предприятиями, то подписи необходимо скреплять печатями предприятий.

Накануне заполнения АППД требуется приготовить материалы, которые подлежат передаче, чтобы не допустить ошибок при оформлении бланка.

Составление акта приема передачи документов при смене генерального директора

Оформление АППД при смене ген. директора осуществляется в таком же порядке, как и составление обыкновенного акта, с соблюдением типовой структуры бланка.

Делегирование дел при смене начальства выполняется согласно п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете», где отображено, что при замене начальника учреждения требуется осуществить делегирование не только атрибутов начальника, но и бухгалтерской документации.

При делегировании атрибутов, принадлежащих ген. директору, нужно принимающей стороне проверить учредительные документы, контракты, доверенности, лицензии. При потребности к акту прикрепляют копии самых важных документов.

Порядок делегировании дел на каждой фирме определяется самостоятельно, руководствуясь Положением о передачи документации в разработанных внутриведомственных нормативах учреждения.

Как составить акт приема передачи документов

Для ухода с работы рядового сотрудника фирмы, достаточно работнику подать ходатайство о своем намерении, отработать двухнедельный срок и получить расчет с пакетом документов, выдаваемых при уходе с работы.

Директор фирмы тоже в большинстве своем является наемным работником, который вправе покинуть работу по собственной инициативе. В то же время, его могут снять с должности по решению учредительного собрания, по решению владельца фирмы или по приказу вышестоящего ведомства. Разрыв трудового контракта с руководителем фирмы регулируется ст. 77 и ст. 278 ТК РФ.

Директор компании отвечает за хозяйственную деятельность предприятия и за состояние бухучета, являясь материально–ответственным работником.

Распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.01 года отмечено, что при смене материально ответственного работника требуется осуществлять инвентаризацию. Поэтому, учитывая, что директор является таким лицом, требуется осуществить делегирование дел и принадлежностей, которые состоят в его распоряжении.

Передача дел, состоявших в распоряжении директора оформляется АППД.

Сюда относятся:

1. Ключи от кабинета и сейфа.
2. Печать.
3. Документы.
4. Отчетность.
5. Прочие материальные принадлежности, размещенные в кабинете и т.д.

При делегировании дел создается комиссия, которая участвует в передаче и также, вместе со «старым» и «новым» директором, подписывает заполненный АППД.

Форма акта не отличается от подобных бланков передачи документации. После приема всех дел «новый» директор приступает к своим обязанностям.

Образец заполнения такого бланка при смене ген. директора приводится ниже.

Образец

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

АППД при замене гл. бухгалтера требуется оформлять для того, чтобы «новый» гл. бухгалтер получил точный список документов первичного учета. Если передаются бланки строгого учета – то в этом случае оформляется отдельный приемопередаточный акт. Делегирование дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.

АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.

Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:

1. Завершить текущие учетные операции.
2. Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
3. Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
4. Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
5. Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).

Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.

Как составить акт

При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:

1. Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:

• Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
• Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
• Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
• Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
• Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).

1. Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).

• Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.

Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).

Образец

Сроки хранения

В каждой фирме со временем архив документов возрастает. Поэтому, периодически его надо передавать в государственные районные архивы.

Общепринятые сроки хранения составляют:

1. Для первичных документов и бланков – не менее 3-х лет.
2. Для кассовых документов, отображающие финансовые операции – 5 лет.
3. Расчетные и платежные документы хранятся на протяжении 75 лет (при отсутствии лицевого счета).

Изъятие документации по завершению сроков хранения не допускается, без осуществления проверки за указанный период налоговой службой.

Решение о ликвидации или передаче дел в районные архивные ведомства принимает созданная комиссия.

Акт приема-передачи документов – бланк и образец 2022

Содержание

• Правила оформления акта приема-передачи документов
• Как заполнить акт приема-передачи документов
• Когда применяется акт приема-передачи документов
• Оформление бумаг, подлежащих передаче
• Передача документов при ликвидации, реорганизации или продаже компании
• Прием и передача бухгалтерских документов
• Юридические тонкости
• Хранение первичных документов
• Акт приема-передачи документов: бланк и образец (скачать)

Передача документов не всегда требует дополнительного подтверждения. Составление акта приема-передачи документов – дело добровольное. Его оформляют для того, чтобы застраховать себя от юридических последствий в случае возникновения разногласий между контрагентами. Оформление акта приема-передачи документов имеет юридическое значение. При возникновении спорных ситуаций между подписавшими его сторонами он может быть использован в суде.

Акт может быть подписан не только между разными компаниями, но также и в рамках одного предприятия. Его можно использовать при передаче важной документации при смене сотрудников. Например, бухгалтерской или кадровой.

Обязательно! При приеме-передаче документов принимающая сторона должна в полном объеме сверить документы на наличие полного комплекта. Иначе впоследствии сотрудник может столкнуться с большими неприятностями, если каких-то бумаг не будет хватать.

Правила оформления акта приема-передачи документов

Стандартного образца, закрепленного законодательно, не существует. Однако же при составлении акта нужно пользоваться общими правилами оформления деловых бумаг. Каждое предприятие имеет право разработать собственный образец документа. Акт составляется в печатном или написанном от руки виде. Традиционно, документ оформляется на бумаге формата А4, возможно, на фирменном бланке предприятия.

Акт приема-передачи документов заполняется в двух экземплярах, и после его подписи каждая из сторон получает по одному образцу. Каждая из копий должна быть заверена подписью и печатью руководителя организации или уполномоченного ответственного лица. С 2016 года юридические лица имеют право работать без печати, поэтому подписанный директором акт, но не скрепленный печатью из-за ее отсутствия, также будет иметь юридическую силу. Оба экземпляра акта равнозначны по своей законности.

Акт должен содержать информацию о сторонах, которые его подписали. Важной частью акта является полный список документов, которые передаются. В списке должны быть описаны названия документов и их точное количество. Если стороны передают между собой оригиналы документов, это должно быть обязательно указано в акте. В таком случае при потере какого-либо документа ответственность будет нести принявшее его лицо. Если передаются копии документов, они должны быть заверены той стороной, которая передает их.

Важно! Перед передачей оригиналов документов передающая сторона должна сделать себе копии.

Если документы представляют собой особую ценность, являются бланками строгой отчетности, то в акте приема-передачи нужно указывать полное название компаний и реквизиты, а также паспортные данные ответственных лиц, участвующих в приеме-передаче. Если документы, которые передаются, стандартные, можно ограничиться простой формой акта.

Как заполнить акт приема-передачи документов

По центру листа пишется название документа, слово «Акт приема-передачи документов». Далее следует указание названий сторон – предприятий, если две стороны являются разными организациями. Идет перечисление их реквизитов, адресов, контактных телефонов, также указываются ответственные лица.

В преамбуле акта указывается причина, по которой возникла потребность передачи документов. Например, одной из причин может быть организация выездной внеплановой проверки или ликвидация компании.

• Большую часть бланка составляет перечень документов. Для удобства список оформляется в форме таблицы.

В первом столбце указывается порядковый номер документа, во втором – его полное наименование, в третьем – дата составления, в четвертом – номер документа в записях журнала внутреннего документооборота, в пятом столбце указывается – оригинал или копия передана, в шестом столбце указывается информация о количестве листов, содержащихся в документе. Это не строгая форма таблицы. При необходимости количество столбцов можно расширить.

• Под таблицей указывается, сколько экземпляров акта было составлено. Документ заверяется подписями руководителей.

Если вы хотите, чтобы количество строк таблицы точно соответствовало нумерации и количеству перечисленных документов, тогда нужно начать составление акта с черновика, в котором вы сделаете список всех единиц подсчета и пронумеруете их. Как только образец будет подготовлен, его можно распечатывать и направлять в работу.

Когда применяется акт приема-передачи документов

В ходе ежедневной деятельности предприятие издает большое количество документов. Должностные лица несут ответственность за определенный набор документов, которым они ежедневно пользуются. Когда истекает срок действия документов, их требуется передать в архив или переместить документы из одного отдела в другой. Для этих целей применяется акт передачи бумаг. Также оформление акта обосновано при увольнении ответственного лица.

Акты приема-передачи составляются в следующих случаях:

• при передаче товарно-материальных ценностей
• при передаче деловых бумаг

Если передаются бланки строгого учета или материальные ценности, в этом случае нужно составлять акт передачи. Во всех других случаях составление акта производится по соглашению сторон.

Оформление бумаг, подлежащих передаче

По правилам делопроизводства документы должны быть оформлены корректно. Это значит, что закрытые дела должны иметь нумерацию и быть прошитыми. При объемном наборе документов в рамках одного дела на первой странице нужно оформить опись всех документов, которые находятся в папке.

Если дело незавершенное, то документы в папке должны лежать в хронологическом порядке – от начала заведения дела до нынешнего периода. В отдельных случаях документы должны иметь регистрационный номер и дату.

Когда бумаги передаются на хранение в архив, этот процесс регламентируется нормативными актами. В крупных организациях существуют архивы с документацией и наличием сотрудника, ответственного за работу архива. При необходимости сотрудник должен поставить подпись в акте приема-передачи документов на хранение ( Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года № 526 ).

Важно! Если архивные документы должны сохраняться более десяти лет, то их нужно обязательно прошивать и нумеровать. Если документы должны храниться менее десяти лет, их можно оставить в стандартных папках или скоросшивателях.

Для удобства документы нужно сгруппировать по сроку хранения: те, что хранятся 75 лет – в одну стопку, те, что хранятся 10 лет – в другую и т.д. Порядок в документах, отправленных на хранение, позволит оптимизировать архивные данные для дальнейшей работы.

Важно! Если в акте приема-передачи документов указаны бумаги, имеющие разный срок хранения, имеет смысл разделить их по разным актам, чтобы распределение в архиве происходило более рационально. Например, если приказы по работе отдела кадров должны храниться 3-5 лет, то их не нужно передавать в архив вместе с теми документами, которые должны сберегаться несколько десятилетий. Вполне обоснованно будет оформить передачу документов разными актами. Чистые бланки трудовых книжек также будет целесообразно передать отдельным актом.

Передача документов при ликвидации, реорганизации или продаже компании

Когда ликвидируется фирма, то определенные документы передаются на хранение в городской архив – государственный или муниципальный. Если фирма продается или реорганизуется, то передача важных документов проводится двусторонней комиссией. В таком случае бумаги передаются новым должностным лицам. Как правило, это новый руководитель фирмы. Вся документация поступает к нему. При этом составляется акт о приёме-передаче дел при смене директора.

Если новый руководитель еще не определен, то за сохранность учредительных документов и печати ответственность возлагается на комиссию по приему и передаче. Все вышеперечисленные действия обязательно сопровождаются оформлением актов приема-передачи документов.

Если компания обанкротилась, то все дела и документы компании ведет арбитражный управляющий вплоть до закрытия. После полного закрытия документация передается на хранение в государственный архив.

Прием и передача бухгалтерских документов

Акт приёма-передачи бухгалтерских документов можно составить по форме ( Приложение №20 к Приказу № 526 ). При этом указывается точный перечень документов в наличии. Этот перечень можно взять из номенклатуры дел предприятия.

Когда выполняется передача бухгалтерских документов, нужно выяснить, передаются ли бланки строгой отчетности. Такой вид документов является материальной ценностью, поэтому их следует оформлять отдельным актом. В передаче документов принимает участие специальная комиссия.

Юридические тонкости

Акт передачи документов подписывают уполномоченные лица. Если одно лицо – юридическое, а второе – физическое, то полномочия второго нужно подтвердить доверенностью.

Если необходимо обязать стороны составить акт о приеме-передаче документов, это должно быть указано в договоре, регламентирующем отношения сторон. Форму акта необходимо прикрепить к договору в виде приложения. В таком случае акт приема-передачи товара будет иметь такую же юридическую силу, как и сам договор.

Наличие такого документа, как акт приема-передачи документов, является очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение четырех лет ( пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться десять лет ( п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учета первичные документы хранят в течение пяти лет ( ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ).

Акт приема-передачи документов — Правильный образец в 2022

Акт приема-передачи документов – письменная фиксация распоряжения документацией. Составление акта – право, но не обязанность сторон. Между тем, документ имеет важную доказательную силу. В случае споров появляется возможность сослаться на акт.

Мне нравится

Не нравится

Строгого бланка для этого документа не существует. Составляется акт в свободном стиле. Хотя многие используют в этих целях специальные шаблоны. Когда сделку совершают юридические лица, они специально разрабатывают для этих целей фирменные бланки.

Как составить акт приема-передачи технической документации

Так как одна сторона передает документы другой стороне, каждая из них должна иметь подтверждение этому факту. Соответственно, необходимо оформлять две копии акта. Также обязательно нужно упомянуть, какой именно договор дополняет этот документ.

Не стоит забывать, договор и акт дополняют друг друга. Если один из них отсутствует, второй не имеет никакой юридической силы.

1. Информация об участниках сделки. Если это компания, прописывается ее название, ФИО и должность руководителя, сведения регистрационных документов. Для ИП и физлиц достаточно указать паспортные данные.
2. Указывается суть акта. Нужно написать, что продавец передал, а покупатель принял технические документы.
3. Отмечается, к какой именно недвижимости относится эта документация. Прописывается адрес, по которому находится недвижимость.
4. Далее идет перечень передаваемых документов. Если их несколько, удобнее будет, если представить эту информацию в виде таблицы. Здесь указывается не только, какие именно документы передаются. Отмечается, сколько листов имеет тот или иной документ. По определенным причинам передаваться могут не оригиналы, а копии технических документов. Поэтому в таблице необходимо сделать графу, в которой отмечается, оригинал передается или копия. Кроме этого, в таблице должно присутствовать свободное место для указания каких-то дополнительных сведений. Рекомендуется делать и такую графу.
5. Указывается, что стороны не имеют друг к другу никаких претензий, и получателя удовлетворяет перечень и состояние документов.
6. Указывается количество экземпляров, которые имеет этот акт. Обычно составляется две копии – по одной для каждой из сторон.

Нужно постараться избежать ошибок. Они могут быть не только орфографическими. Иногда опечатки приводят к тому, что указанные сведения искажаются. Если таковые и были допущены, рекомендуется приступить к заполнению новой бумаги. В ином случае придется в уже имеющийся документ внести изменения. Здесь стоит придерживаться общепринятых правил исправления ошибок. Для этого неверные сведения нужно перечеркнуть одной линией. Рядом указывается верная информация. Также здесь должна стоять пометка «Исправленному верить». Заверяется такое исправление подписями представителей обеих сторон.

Нужно помнить, правильное оформление акта позволит избежать возможных проблем и разногласий между сторонами. Так, отдающая сторона сможет доказать, что получатель был ознакомлен с передаваемой технической документацией, и у него не было никаких претензий.

Образец акта приема-передачи технической документации

В верхнем правом углу нужно указать, что этот акт является приложением к какому-то конкретному договору. Прописывается номер и дата его оформления. Ниже по центру нужно указать название акта, где должна отображаться суть его составления. Если документу присваивается номер, он также здесь указывается. Также «шапка» должна содержать информацию о том, где и когда был составлен данный акт. Далее идет основная часть, в которой указываются такие сведения:

Что подразумевается под технической документацией

В пакет технической документации на недвижимость входят:

• бумаги, содержащие информацию о состоянии общего имущества, — это документы технического учета жилфонда;
• акты приема-передачи результатов каких-либо проведенных работ в помещении или доме;
• акты проверок состояний различных коммуникаций, вентиляции, приборов учета, конструктивных частей здания, сигнализации и т.д.;
• инструкция по эксплуатации здания (если таковая имеется);
• проектная документация;
• технические паспорта лифта, сетей канализации, водоснабжения и т.д.;
• схемы и чертежи контуров заземления.

Этот список довольно обширный, количество пунктов зависит от того, к какой категории относится объект.

Акт является приложением к договору купли-продажи или подряда, сам по себе документ не будет иметь юридическую силу. Поэтому договор и все акты, прилагаемые к нему, необходимо хранить вместе с документацией на помещение или здание.

Для данного акта унифицированной формы не существует, поэтому ее утверждают стороны сделки. Бумагу составляют на компьютере, но подписи сторон должны быть «живыми».

Документ должен быть подписан в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. При наличии печатей у сторон подписи дополняются ими.

Согласно ФЗ №82 от 06.04.2015 года организации вправе отказаться от использования печати. Такое решение должно быть закреплено в учетной политике компаний.

Акт передачи документов — образец

Организации в процессе своей деятельности могут столкнуться с необходимостью передачи официальных документов, как внутри (например, между подразделениями), так и в другие компании и учреждения. Чтобы избежать разногласий по поводу соответствия пакета деловых бумаг приложенному списку, составляется образец акта передачи документов.

В каких случаях требуется оформление акта?

Составление образца акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Скорее он требуется для предупреждения возможных конфликтных ситуаций между контрагентами по поводу соответствия переданных официальных бумаг.

Почему важно оформить документ:

1. Акт приема-передачи подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу. Это означает, что он может использоваться при разрешении споров в судебном порядке.
2. Данная форма также составляется внутри компании для подтверждения факта предоставления кадровой, бухгалтерской и другой документации.
3. При сдаче дел и должности, связанной со сменой сотрудников, заполнение бланка требуется для того, чтобы новый специалист видел весь список имеющихся дел.
4. Образец акта приема-передачи документации составляется при сдаче документов в архив (внутри организации и на госхранение). Данная процедура позволяет вычислить, где находится необходимое дело в случае необходимости, например, при проверке.
5. Реорганизация или ликвидация организации сопровождается заполнением соответствующего формата документов.
   Образец акта приема-передачи технической документации регистрируется при передаче объектов недвижимости.

В итоге, любое совершаемое действие в рамках взаимодействия контрагентов между собой должно быть подтверждено документально.

Правила оформления акта приема-передачи документов

Образец акта приема-передачи документов предполагает ряд правил его оформления:

1. бланк должен соответствовать общим установленным требованиям (ГОСТ);
2. в нем должны содержаться все необходимые сведения;
   передаваемые документы прописываются в соответствии с названиями, указанными в номенклатуре дел или учетной политике предприятия;
3. для бланков строгой отчетности составляется отдельный список;
   члены комиссии указываются только в соответствии с приказом об их назначении;
4. перечень передаваемой документации оформляется в виде таблицы.

Содержание документа

Компания может самостоятельно разработать форма данного типа документа или скачать его в интернете. Но в любом случае в содержании бланка должны быть отражены следующие пункты:

• название свидетельства передачи;
• фактические и юридические адреса отправителя и получателя;
  место оформления сделки;
• дата составления (подписания) и регистрации;
• наименование юрлица и организационно-правовая форма;
• почтовые реквизиты – для юрлиц;
• ФИО представителей передающей и принимающей стороны (по необходимости с внесением паспортных данных);
• перечень передаваемых официальных бумаг, с указанием их подлинности (копийности), количества экземпляров и страниц, номеров документов;
• для повышения достоверности может быть изложено краткое содержание передаваемого документа;
• подписи участников договора, заверенные печатями.

Нарушение условий содержания ставит под сомнение правомерность образца акта приемки-передачи документов.

Требования к документу

Несмотря на то, что при возникновении конфликтных ситуаций данный акт является неоспоримым доказательством правоты одной из сторон, жестких требований к его разработке и оформлению нет. При этом он должен соответствовать минимальным нормам права. Поэтому простой образец акта приема-передачи документов должен отвечать следующим требованиям:

1. Оформляется на бумажном носителе, формата А4, не допускается составление в электронном варианте.
2. Заполнение шаблона разрешено в печатном и письменном виде.
   При заключении сделки между юрлицами используется специально разработанный фирменный бланк организации.
3. Количество экземпляров должно соответствовать числу заинтересованных сторон (обычно 2 шт.).
4. Не должен содержать лишнюю информацию, затрудняющую понимание сути дела.
5. Изложение сведений осуществляется в официально-деловом стиле.
6. Обязательно прописывается название документа, отражающее цель его создания.
7. Факт передачи объекта сделки между компаниями заверяется печатью, внутри организации достаточно подписей.

Образец акта приема-передачи ТМЦ

Передача товарно-материальных ценностей от одной компании другой подкрепляется подписанием соответствующих официальных бумаг. В их число входит свидетельство передачи ТМЦ.

Допускается использовать типовой бланк или оформленный организацией самостоятельно в соответствии с требованиями. Шаблон свидетельства приемки можно скачать на тематических сайтах или форумах в интернете.

Основные пункты, которые обязательно должны быть указаны в соглашении:

• перечень ТМЦ с описанием;
• идентификационные данные (госномера, заводские реквизиты и т.д.);
• опись сопроводительной документации (сертификаты, паспорта, гарантийные талоны, инструкции и т.п.).

Необходимость в составлении официальной бумаги связана в первую очередь со сменой материально ответственного лица, за которым закреплены ТМЦ.