Что делать при недостаче при инвентаризации в 2022 году

Проводки по инвентаризации

Проводки по инвентаризации — это отражение ее итогов в бухучете. Хотя бы один раз в год каждая организация, независимо от формы собственности и правового статуса, должна проводить инвентаризацию. Как это сделать правильно, расскажет эта статья.

Особенности учета

Результаты комплексной проверки активов организации могут быть разными:

• недостача — когда учетные остатки больше фактических;
• излишки — когда выявлены лишние товары или материалы, которых нет в учетных данных;
• пересорт — когда одних материальных ценностей не хватает, но зато есть лишние ценности под другими артикулами.

Кроме того, существует еще ревизия взаиморасчетов, результаты которой бухгалтер тоже отображает в учете. Главным документом в любой ситуации является сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей формы № ИНВ-19, на ее основании ведется бухгалтерский учет результатов инвентаризации. Сличительная ведомость может быть и другой формы, если это прописано в учетной политике. На ее основе проводится инвентаризация, проводки в бухучете отразят выявление недостачи, излишков и пересеортицы.

Недостача: проводки

Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:

• небрежным хранением;
• воровством со стороны сотрудников или клиентов;
• естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
• другими факторами.

Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.

Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:

• Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
• Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.

При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:

• Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
• Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
• Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.

Шаг 2. Если материалов или сырья не хватает в пределах норм естественной убыли, то их можно сразу списать на счета по учету расходов. Для того чтобы бухгалтер имел право сделать такие проводки, руководитель компании издает приказ по итогам инвентаризации. Когда все формальности выполнены, проводки будут выглядеть так:

Шаг 3. Если не хватает ценностей больше, чем установленные нормативы, недостачу необходимо отнести на виновных в ней лиц. Для этого должно быть соответствующее заключение комиссии и приказ руководства. После оформления всех этих документов делают такую проводку в учетных регистрах:

По счету 73 необходим аналитический учет в разрезе всех виновников с соответствующими проводками.

Шаг 4. Если виновных лиц установить не удалось или они смогли отстоять в суде невозможность возмещения убытков компании, сумму недостачи включают в состав прочих расходов. Проводка выглядит так:

Излишки при инвентаризации: проводки

Если в ходе ревизии были выявлены неучтенные материальные ценности, которые принято называть излишками, их необходимо поставить на учет или оприходовать. Сделать это бухгалтер должен по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Коммерческие организации относят эту сумму на финансовые результаты, а некоммерческие увеличивают на нее доходы. Для этих целей используется пассивный синтетический счет 91-1 «Прочие доходы». Для того чтобы правильно отобразить в учете излишки, проводки мы собрали в одну таблицу.

Для аналитики используются субсчета, бухгалтерские справки и другие документы. Основные средства, поставленные на учет таким способом, подлежат амортизации в обычном порядке.

Пересортица: проводки

Иногда бывает, что в ходе проверки были выявлены как излишки, так и недостающие товары или материалы. Это пересорт, но только в том случае, если материальные ценности одного вида или они находились на ответственном хранении у одного лица. В этом случае разрешается провести так называемый перезачет в бухучете. То есть перекрыть недостачу за счет излишков. Для этого существуют разные проводки.

Пример 1. Стоимость недостающих ценностей оказалась выше стоимости неучтенных ценностей, оказавшихся в излишке. Например, при ревизии склада обнаружено 100 кг риса вместо 150 кг и 200 кг пшена вместо 175 кг. Рис дороже пшена и по весу его недостаток больше, чем излишек пшена. Бухгалтер сделал по итогам инвентаризации такие проводки:

• Дт 94 Кт 41 субсчет «Рис» — стоимость недостающих 50 кг риса;
• Дт 41 субсчет «Пшено» Кт 94 — стоимость лишних 25 кг пшена;
• Дт 41 субсчет «Рис» Кт 41 субсчет «Пшено» — стоимость зачета (разница между стоимостью оприходованного пшена и недостающего риса);
• Дт 94 Кт 41 — списана сумма превышения недостачи над излишками.

В рассматриваемой ситуации виновником недостачи, которая появилась в результате зачета, оказался кладовщик. Была сделана такая проводка на сумму, которую с него надлежит взыскать:

Если взыскать убыток не получится или суд признает кладовщика невиновным, бухгалтер спишет сумму разницы на издержки обращения и производства.

Пример 2. Рассмотрим ту же ситуацию, но поменяем рис и пшено местами, в результате чего у нас окажется, что сумма товара, который следует оприходовать, больше той, которой не хватает на складе. Проводки по результатам инвентаризации будут выглядеть так:

Что делать при недостаче при инвентаризации в 2022 году

Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание. В статье рассмотрим что делать, если получено недостача при инвентаризации.

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

• плановую;
• внеплановую.

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки (Читайте также статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина №49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
4. Выявить причины излишков или недостачи.
5. Получить пояснения по факту недостачи.

Недостача при инвентаризации: что делать

Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты (Читайте также статью ⇒ Инвентаризация кассы).

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором – в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Важно! Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Как оформить

Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:

• размер недостачи в денежном выражении;
• естественная убыль, допустимая для компании;
• рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

• акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
• опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
• сличительная ведомость.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

• списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
• недостача имеет четкое количественное выражение;
• списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

Недостача при инвентаризации: проводки

Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.

Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:

1. При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
2. Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.

Основные проводки при списании недостачи:

Взыскание недостачи с виновных лиц

Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:

1. Данный процесс возможен только в том случае, если с виновным лицом подписан договор о материальной ответственности.
2. Ответственность сотрудника может быть полной или частичной. В зависимости от этого и будет определяться сумма взыскания.

В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

• Проверка.
• Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
• Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
• Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

• форма ИНВ-19;
• единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Списание недостачи при инвентаризации

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Инвентаризация, как один из инструментов контроля состояния материальных ценностей в организации, позволяет сразу выявить их недостачу. Недостача заключается в меньшем наличии материальных ценностей, чем зафиксировано в документах и учетных регистрах на определенную дату. Причин может быть несколько, и методика списания недостающих ценностей в бухгалтерском учете зависит от них. За сохранность материалов, товаров и объектов материально ответственны заключившие соответствующий договор работники, однако далеко не всегда при обнаружении недостачи они несут реальную материальную ответственность.

Как выявляется недостача

Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина №49 от 13/06/95 г. Изначально при проведении инвентаризации ее результаты оформляются инвентаризационными описями.

Вопрос: Как по итогам инвентаризации удержать недостачу из заработной платы работника и отразить эту операцию в бухгалтерском учете?
Посмотреть ответ

При обнаружении недостачи составляют следующие документы:

• сличительную ведомость;
• акт о расхождениях;
• протокол инвентаризационной комиссии;
• объяснительные с материально ответственных лиц.

На заметку! Сличительные ведомости и акты имеют унифицированные формы: ИНВ-18, ИНВ-19, ТОРГ-2, однако в организации могут применяться и самостоятельно разработанные формы, закрепленные в ЛНА (ФЗ №402 от 6/12/11 г., ст. 9-4).

Причины недостачи могут быть следующие:

• в пределах норм убыли;
• некомпетентность ответственных лиц, неправильное ведение первичного учета ценностей;
• хищения, стихийные бедствия, иные форс-мажорные обстоятельства.

Вопрос: Как отразить в учете организации зачет недостачи материалов излишками по пересортице, выявленными при инвентаризации?
Посмотреть ответ

Протоколом фиксируется одна из причин, и далее бухгалтер отражает недостачу проводками, руководствуясь этим документом.

ВАЖНО! Образец приказа о списании недостачи по итогам инвентаризации при отсутствии виновных лиц от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Некомпетентное заполнение документов, небрежное хранение ТМЦ тоже могут привести к недостаче. В этом случае необходимо дать время ответственному лицу и возможность навести порядок в документах, пересчитать ценности и сличить их с учетными данными для обнаружения ошибки.

Если и после указанных действий недостающие ценности не найдены, материальные потери организации относят на виновное лицо. Им является работник, подписавший договор о материальной ответственности и нарушивший своими действиями его условия (кладовщик, продавец, кассир).

В случае обнаружения факта хищения материалы инвентаризации, как правило, направляются в суд и списание происходит в зависимости от его решения: на виновное лицо либо на издержки фирмы, если это лицо не установлено судом.

Нормы естественной убыли

Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.

Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.

Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.

В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.).
В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.

Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.

Виновные лица

Намереваясь привлечь к ответственности виновных за недостачу работников, следует помнить:

• о наличии договора материальной ответственности;
• о характере ответственности, прописанной в документе (полная, частичная).

Если договор с сотрудником не заключался, его привлечь к ответственности будет проблематично. Также, если в документе прописана ответственность лишь частично, взыскать полную сумму недостачи нельзя.

Кроме договора, сотруднику может выдаваться разовый документ, свидетельствующий о его материальной ответственности (например, доверенность на получение ТМЦ, накладная). Об этих особенностях говорится в ТК РФ, ст. 243-244.

Ситуация в связи с недостачей не подпадает под случаи, описанные в ст. 243 ТК РФ: работника можно наказать только в объеме среднего заработка за месяц (там же, ст. 241, письмо №1746-6-1 от 19/10/06 г. Роструда).

Судебное разбирательство возможно, если работник не согласен добровольно погасить недостачу либо уже уволился и нет возможности взыскать ее с заработка. Через суд решается вопрос взыскания и в случае, когда должность работника вообще не предполагает заключения договора материальной ответственности. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, вне зависимости от факта заключения с ним договора (ст. 277 ТК РФ).

Проводки

Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.

При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.

Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.

По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.

Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.

Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.

Инвентаризация – 2022: основные моменты, важные детали, пошаговые действия

Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете – это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.

А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.

Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.

Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным.

А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:

1. Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.

Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

2. Способы проведения

Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.

Однако, “коронавирусные” времена привнесли в нашу жизнь не только работу “на удаленке”, но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.

В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:

• необходимо обеспечить сотрудников техникой и организовать защищенные каналы связи в целях соблюдения информационной безопасности;
• выделить место хранения видеозаписей на сервере и обеспечить их резервное копирование;
• и, конечно же, предусмотреть такой способ положениями локальных актов для применения в работе.

3. Формы документирования результатов инвентаризации

В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.

Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.

Какие еще ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:

Отдельные шаги посвящены порядку проведения анализа имущества, капвложений и дебиторки с целью установления объектов, не соответствующих понятию “актив”, и выявления признаков обесценения активов – начиная с 2018 года эти инвентаризационные процедуры стали обязательными; – возможно, требуется ее перенос на забалансовый учет; ; бухгалтерского учета, применяемых при оформлении инвентаризации; .

Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись.

8 правил инвентаризации для бухгалтера учреждения: как действовать в условиях пандемии

Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения. Подтверждение — в пп. 79–81 СГС «Концептуальные основы учета», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н.

Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.

Читайте про восемь основных правил, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации в условиях пандемии.

Правило 1. Минимизировать риски и не нарушить правила учета из-за кризиса

В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.

План действий:

1. Классифицировать объекты учета, которые можно проинвентаризировать:
   • дистанционно (дебиторская и кредиторская задолженности, расчеты с бюджетом, земельные участки и пр.);
   • только очно (основные средства, материальные запасы, наличные деньги и пр.).
2. Если позволяют технические возможности учреждения, предусмотреть проверки в дистанционном формате с видео- и фотофиксацией процесса. То есть один человек находится по местонахождению имущества. Остальные члены комиссии — в режиме реального времени проводят визуальный осмотр объектов. Такой процесс не препятствует достижению целей инвентаризации. Об этом Минфин сообщил в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499.
3. Если учреждение не может провести инвентаризацию, нужно определить объем и стоимостную оценку непроинвентаризированного имущества и признать его как «оценочное значение».
4. В следующем году, после ослабления ограничительных мер по борьбе с распространением инфекции Covid-19, провести внеплановую инвентаризацию имущества. При необходимости в 2022 году отразить корректировку оценочного значения, если комиссия выявит излишки или недостачи.

Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если оценочное значение меняется, его результаты в бухгалтерском учете и отчетности признают в том отчетном периоде, когда произошло изменение, а также в будущих отчетных периодах, на которые оно может повлиять.

Правило 2. Составить план-график инвентаризации

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

• Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
• Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2022 года, считая это событием после отчетной даты.

Правило 3. Создать реальную комиссию, а не фиктивную

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

• сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
• оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Правило 4. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц

Инвентаризация — мероприятие внутреннего контроля учреждения. Поэтому возможны конфликты интересов между ее участниками:

• например, если комиссия выявила недостачи имущества или ущерб учреждению, нужно предъявить виновной стороне требования их возместить. Чтобы обратиться в правоохранительные органы или подать гражданский иск в суд, нужно соблюсти условия процессуального характера.

Поэтому комиссию, а также материально ответственных лиц нужно ознакомить со своими полномочиями и обязанностями — так не будет спорных ситуаций и нарушений регламента.

Правило 5. Проинвентаризировать все объекты учета

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

• например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

В конце статьи есть шпаргалка

Правило 6. Оформить данные инвентаризации регламентными документами

Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.

• В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:

• например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).

Правило 7. Инвентаризация — это не только подсчет, но и экспертиза

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

• статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
• целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

В конце статьи есть шпаргалка

Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить дальше (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.

Самое главное после перевода на забалансовый счет 02 этих объектов в пояснительной записке раскрыть информацию о них.

Члены инвентаризационной комиссии также должны дать экспертную оценку дебиторской и кредиторской задолженности. Ее нужно проверить и классифицировать:

• долгосрочная и краткосрочная задолженность;
• просроченная, сомнительная и невостребованная задолженность;
• задолженность, которую необходимо списать с балансового и забалансового учета.

Правило 8. Отразить результаты инвентаризации

Итоговые результаты инвентаризации комиссия отражает в акте (ф. 0504835). Данные и информацию для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей:

• акт (ф. 0504835) подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.

Если по итогам инвентаризации активов и обязательств комиссия найдет излишки или недостачи, к акту (ф. 0504835) оформляют ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092):