Образец штатного расписания

Штатное расписание образец 2022

Штатное расписание — один из основных кадровых документов, поскольку им определяется структура кадрового состава работодателя и состав заработной платы применительно к каждой из используемых им в этом составе должностей, специальностей, профессий. О правилах оформления штатного расписания в 2022 году — в нашем материале.

Периодичность утверждения структуры штатов

Штатное расписание следует утвердить в самом начале хозяйственной деятельности любого работодателя, принимающего на работу наемных сотрудников (и организациям, и ИП, и частнопрактикующим лицам). Именно из этого документа следует брать информацию о вносимых в трудовой договор условиях, на которых на работу будет принят новый работник (ст. 15, 57 ТК РФ).

Утверждается штатное расписание приказом, отражающим дату начала применения структуры штатов. В этом же приказе может приводиться срок действия утвержденной структуры, если он известен заранее.

Между тем, менять штатное расписание по завершении срока действия или каждый год необязательно. Можно вносить в него изменения и дополнения, а также продлевать срок использования.

Однако при большом количестве изменений работа с этим документом окажется неудобной. Лучшим выходом из такого положения станет утверждение нового расписания. И, конечно, утвердить новый документ по структуре штатов потребуется при наличии глобальных изменений в организационной структуре самого работодателя, например, при:

• реорганизации;
• существенном сокращении штата;
• изменении числа структурных подразделений, предполагающем перераспределение функций между подразделениями и сотрудниками;
• обновлении подхода к материальному стимулированию труда сотрудников;
• массовом изменении используемых работодателем наименований должностей, специальностей, профессий.

Последнее из перечисленных оснований в связи с переходом с 2022 года к ведению трудовых книжек в электронном виде (и, соответственно, к стандартизации отражаемых в них сведений) может оказаться значимым для тех работодателей, которые не придерживаются в обозначении трудовой функции работника названия, предусмотренного действующими классификаторами:

• профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) — он утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
• занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2022-ст;
• должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• едиными тарифно-квалификационными, применяемыми для определения работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональными стандартами, отсылку к которым в отношении выполняемой трудовой функции дают ст. 57 и ст. 195.1 ТК РФ.

Формируется штатное расписание по работодателю в целом с включением в него данных по всем его структурным единицам, включая обособленные подразделения.

Сведения, отражаемые в штатном расписании

Документ, отражающий структуру штатов, никогда не составляется применительно к конкретным лицам. В него включается информация обобщенного характера, и за счет этого штатное расписание может применяться без особых поправок на протяжении нескольких лет.

Отражают в создаваемом документе не только все структурные подразделения, имеющиеся у работодателя на момент формирования расписания, но и планируемые к созданию в ближайшем будущем. По каждому из подразделений следует показать полный перечень тех штатных единиц, которые предполагается в нем иметь (включая и вакантные), с указанием относящегося к соответствующей должности, специальности, профессии оклада или тарифной ставки.

В ситуации совпадения обозначения трудовой функции и характеризующей ее платы за труд штатные единицы, имеющие одни и те же параметры, поштучно не выделяются, а показываются одной строкой с отражением в этой строке по соответствующей графе расписания количества одинаковых единиц.

Указывая размер оплаты за труд, следует помнить о том, что ТК РФ (ст. 22) требует установления одинаковой платы за труд равной ценности. Поэтому указание интервала пределов, которому может соответствовать оклад, в штатном расписании недопустимо (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

клад для одной и той же должности должен совпадать, а различия в уровне квалификации, сложности и качестве выполняемой работы по этой должности могут регулироваться надбавками. Соответственно, в штатном расписании также находит отражение величина надбавок и итоговая сумма платы за труд по каждой выделенной в документе штатной единице (или единицам, если их параметры совпадают).

Подведение итогов по сведениям, приводимым в штатном расписании, дает возможность узнать:

• общую численность штата и число сотрудников в конкретных подразделениях;
• общий объем фонда платы за труд с выделением в нем цифр, составляющих базовую часть заработка (в виде окладов и тарифных ставок) и часть, сформированную за счет надбавок;
• распределение ФОТ и его составных частей по структурным подразделениям.

Кроме того, по действующему штатному расписанию можно определить наличие актуальных вакансий, подлежащих заполнению, как в целом по штату, так и применительно к каждому из подразделений.

Бланк и образец для штатного расписания на 2022 год

Обязательной формы у бланка штатного расписания, на котором этот документ следует формировать в 2022 году, не существует. Его можно разработать самостоятельно или использовать для этой цели бланк Т-3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Утвержденная Постановлением № 1 форма предусматривает отражение в ней всей необходимой для штатного расписания информации. Если же количество граф в ней окажется недостаточным (например, для отражения всех данных по надбавкам), то их число можно увеличить, утвердив для применения в качестве бланка штатного расписания его видоизмененную форму.

Помимо основной таблицы, содержащей данные по самой структуре штатов, в унифицированном бланке есть поля для:

• номера этого документа и даты его составления;
• реквизитов утвердившего структуру приказа;
• даты начала действия и периода применения расписания;
• общего количества штатных единиц.

Приводимые в Постановлении № 1 правила заполнения штатного расписания указывают, что:

• наличие неполной занятости для штатной единицы фиксируется путем отражения в графе, посвященной ее количеству, вместо цифры 1 коэффициента, отвечающего доле занятости;
• заработную плату следует показать в соответствии с утвержденной у работодателя системой платы за труд в сумме, соответствующей полному месяцу работы, выразив ее в рублях, вне зависимости от способа исчисления заработка;
• применяемые надбавки нужно разделить по их видам, показав среди них и установленные на законодательном уровне, и введенные самим работодателем;
• при невозможности отражения зарплаты и надбавок в рублях их приводят с отсылкой к используемым при расчете коэффициентам, процентам и иным способам исчисления.

Для необходимых оговорок предусматривается графа, отведенная для примечаний. В т. ч. здесь следует отразить, каким способом начисляется зарплата, не имеющая фиксированного размера (например, сдельная или почасовая), с отсылкой к внутреннему нормативному акту, устанавливающему процедуру исчисления заработка при этом способе.

Подписывается сформированное штатное расписание руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Печать на нем не предусмотрена, поскольку документ предназначен исключительно для внутреннего применения. Знакомить работников с ним работодатель не обязан (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите подборку форм штатного расписания на 2022 год для разных случаев (доступ бесплатный).

Быстрые ответы на ваши вопросы

Штатное расписание представляет собой один из основных кадровых документов, поскольку отражает структуру штата работников, имеющихся у работодателя. Составляют его в самом начале деятельности и затем по мере необходимости дополняют и заменяют новыми вариантами.

Документ, отражающий структуру штата, формируют в разбивке по подразделениям. Применительно к каждому из подразделений приводят сведения о должностях относящихся к нему работников, количестве этих должностей, соответствующей им базовой зарплате и надбавках.

Обязательной формы у штатного расписания нет. Чаще всего для его составления применяют унифицированный бланк, утвержденный Госкомстатом, или его модифицированный вариант. Форма, приведенная в постановлении Госкомстата, сопровождается описанием правил применения и составления штатного расписания.

Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2022-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как составить штатное расписание

Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.

Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.

Можно ли отказаться от штатного расписания

В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.

Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.

Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.

Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2022 года, составленного по форме Т-3.

Как заполнить форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.

Как правильно оформить штатное расписание на 2022 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.

В шапке документа указывают:

• название организации или имя ИП-работодателя;
• код по ОКПО;
• номер документа и дату его составления;
• период действия (обычно до одного года);
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• общее количество штатных единиц.

В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.

В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
• общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты.

Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.

Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.

Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.

В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.

Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.

Штатное расписание на 2022 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

• Регистрация ООО
  • Регистрация ООО в 2022 году Полная инструкция по регистрации ОООРегистрация ООО онлайнОтветственность учредителей ООО Образцы документов Документы для регистрации ОООФорма Р11001Устав ОООУставные документыРешение единственного учредителяПротокол собрания учредителейДоговор об учреждении ООО Коды ОКВЭД Всё про ОКВЭДПодборки кодов ОКВЭД по типу бизнесаЧитать все статьи
  • Помощь Консультация по регистрации ОООКонсультация по подбору кодов ОКВЭД Услуги Регистрация ООО «под ключ»Аренда юридического адреса
  • Бесплатный сервис регистрации ООО Готовые документы за 10 мин. Без специальных знаний Без ошибок и перепроверки Подготовить документы
  • Регистрация ИП в 2022 году Полная инструкция по регистрации ИПРегистрация ИП онлайнАдрес ИПНазвание ИП Образцы документов Документы для регистрации ИПФорма Р21001 Коды ОКВЭД Всё про ОКВЭДПодборки кодов ОКВЭД по типу бизнесаЧитать все статьи
  • Помощь Консультация по регистрации ИПКонсультация по подбору кодов ОКВЭД Услуги Регистрация ИП «под ключ»
  • Бесплатный сервис регистрации ИП Готовые документы за 10 мин. Без специальных знаний Без ошибок и перепроверки Подготовить документы
  • Изменения в ООО Форма Р13014Смена директора ОООСмена юридического адресаДобавление кодов ОКВЭД для ОООИзменение уставаУвеличение уставного капиталаЛиквидация ООО Изменения в ИП Форма Р24001Добавление ОКВЭД для ИПСмена прописки ИПКак ИП стать самозанятымЗакрытие ИП
  • Услуги Изменения ИП «под ключ»Изменения ООО «под ключ»
  • Внесение изменений в ООО по Москве Смена наименования Смена юридического адреса Смена генерального директора Смена участников Изменение уставного капитала Изменение кодов ОКВЭД Заказать услугу
  • Счёт для ИП Нужен ли расчётный счёт для ИПИспользование личного счёта вместо расчётногоКак открыть расчётный счётВ каком банке лучше открыть расчётный счёт для ИПКак выгодно снять наличные со счёта ИП Счёт для ООО Открытие расчётного счёта для ОООГде лучше открыть расчётный счёт для ОООЛегальный вывод прибыли для ООО Банки Открытие расчётного счёта в СбербанкеАльфа-банк для юридических лиц
  • Помощь Калькулятор РКО
  • Калькулятор РКО Сравнить тарифы между собой Фильтры под задачи бизнеса Только актуальные тарифы Только проверенные банки Открыть калькулятор
  • ОСНО Основная система налогообложения УСН УСН доходыУСН доходы минус расходыВиды деятельности ИП на УСНПереход на УСН ПСН Патентная система налогообложенияВиды деятельности ИП на патентеОбразец заявления на патент Самозанятые Налог на профессиональный доходВиды деятельности для самозанятыхМожет ли ИП быть самозанятымЧитать все статьи
  • Налоговый календарь 2022Налоги ОООНалоги ИПВзносы ИПКак выбрать систему налогообложенияНалоговые каникулы ИП Налоговые калькуляторы Калькулятор УСНКалькулятор ЕНВДКалькулятор ПСНКалькулятор НДСКалькулятор страховых взносов Помощь Консультация по налогообложению
  • Бесплатная консультация по налогообложению Подбор налогового режима Составление плана платежей Раскрытие спорных вопросов Оставить заявку
  • Бухгалтерия ИП самостоятельноБухгалтерия ООО самостоятельноОтчётность за работниковНулевая отчётностьДекларация ЕНВД Отчётность на УСН Декларация УСНОтчёты ИП на УСН с работникамиОтчёты ИП на УСН без работниковНулевая отчётность по УСНДекларация УСН при закрытии ИПЧитать все статьи
  • Помощь Бесплатное бухгалтерское обслуживание 1СБухгалтерский аудит бизнеса Сервисы Декларация УСН онлайнДекларация ЕНВД онлайнКалькулятор страховых взносовБесплатная проверка контрагентов
  • Сервис подготовки деклараций УСН/ЕНВД Расчёт платежей УСН/ЕНВД Автоматическое заполнение Актуальные бланки Подготовить декларацию
  • Регистрация ООО и ИПДекларация УСН/ЕНВДВыставить счёт онлайнПодбор кодов ОКВЭДКалькулятор тарифов РКОПоиск по базе ЕГРЮЛ/ЕГРИПЗакрытие ИПКалькулятор страховых взносовПредложения партнёров
  • Налоговые калькуляторы Калькулятор НДСКалькулятор УСНКалькулятор ЕНВДКалькулятор ПСН
  • Регистрация бизнеса Консультация по регистрации ОООКонсультация по регистрации ИПКонсультации по кодам ОКВЭД Банки Калькулятор РКО Бухгалтерия и налоги Консультация по налогообложениюБесплатное бухгалтерское обслуживание 1СБухгалтерский аудит бизнеса
  • Книги по бизнесу Кафе/Бар/ПиццерияСалон красотыРозничный магазинОптовая торговляЮридические услугиИнтернет магазин
  • Серия книг «Начни свой бизнес» О популярных видах бизнеса Подробно о регистрации Все особенности и фишки Скачать книги бесплатно

  Штатное расписание на 2022 год: образец заполнения

  

  

  При участии Юлия Бусыгина

  Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2022 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

  Что такое штатное расписание

  Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

  Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

  Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

  Кто и зачем должен составлять штатное расписание

  В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды. Первый раз — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений. Второй раз — в части 2 статьи 57 ТК РФ , где дано понятие трудовой функции работника. Таким образом, е сли организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание. Б ез него не получится правильно оформить трудовые отношения.

  Ранее наименование должности (работы), специальности, профессии следовало указать в трудовой книжке работника именно так, как оно зафиксировано в штатном расписании ( п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69 ). Действующий порядок ведения трудовых книжек не содержит подобного требования (см. « С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений »).

  Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

  Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

  Чем грозит отсутствие штатного расписания

  За это нарушение предусмотрена административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе трудинспекция или суд.

  Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

  Требования к штатному расписанию

  Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

  Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

  В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

  Как утвердить штатное расписание

  Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно быть понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

  Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

  Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

  Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

  Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом переноса выходных и повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

  Как внести изменения в штатное расписание

  Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые. Также исправления потруются, если изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

  Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

  Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

  Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

  Периодичность составления документа и сроки хранения

  Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

  Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно.

  Сколько времени нужно хранить штатное расписание? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

  Образец заполнения штатного расписания на 2022 год

  В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 14 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

  С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

  

  В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2022 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

  Инструкция: заполняем штатное расписание на 2022 год

  Штатное расписание — это документ, который отображает планируемое количество специалистов различных должностей (единиц), необходимое для нормального функционирования организации. Составляется по определенным правилам.

  Кто и зачем обязан составить

  Штатное расписание (ШР) по форме Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству, его составление необязательно, но в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ, должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

  Как и ранее, закрепленные НПА правила заполнения штатного расписания в 2022-2022 году отсутствуют. Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать решения по управлению учреждением.

  ШР помогает при планировании, так как оно позволяет легко определить:

  • количество отделов;
  • среднюю численность работников;
  • размер ежемесячного фонда заработной платы;
  • направление деятельности учреждения.

  С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов в отчетах для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. П ри наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (закон № 1033-1 от 19.04.1991).

  Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

  Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется, только если в организации числится один руководитель, сотрудники работают по гражданско-правовым договорам или ИП осуществляет свою деятельность самостоятельно, без привлечения работников.

  Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить вакансии в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

  Кто разрабатывает и утверждает

  Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3, штатное расписание составляется по этой форме. Выглядит она так:

  

  Но работодатель вправе изменять формат с учетом потребностей организации. Неизменным остается содержание:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • число единиц в штате;
  • размеры должностных окладов;
  • размер месячного фонда заработной платы.

  Разработать ШР вправе любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы. В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Необходимо определить трудозатраты по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации. Это желательно сделать при создании юридического лица, но не запрещается и в любой момент позднее.

  При разработке ШР учитывают следующие НПА и ЛНА:

  • структура предприятия (если есть);
  • учетная политика;
  • профстандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • иные нормативно-правовые и нормативные технические документы.

  Разработанный документ утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Вверху указывают реквизиты соответствующего приказа, документ заверяется подписью руководителя.

  Как заполнять: пошаговая инструкция

  В общем случае форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия. Разобраться, как составить штатное расписание на 2022 год по унифицированной или другой форме, поможет пошаговая инструкция.

  Шаг 1. Указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по журналу регистрации документов, дату и номер. П ереходим к заполнению разделов.

  Шаг 2. В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, затем по отделам всех остальных: финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, экономический отдел, за ними производство (цеха, участки и т. д.).

  Шаг 3. Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

  Шаг 4. Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

  Шаг 5. Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

  Шаг 6. В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

  Шаг 7. В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

  Шаг 8. 9 раздел («Итого») — сумма граф 5-8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.

  Шаг 9. В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

  Вот пример штатного расписания на 2022 год для СДЮСШОР «Аллюр»:

  

  А вот для детского садика:

  

  Индивидуальные предприниматели составляют «штатку», если у них есть наемные работник. Выглядит она точно так же, как другие:

  

  Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

  Когда оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2022 год, важно учесть наличие внештатников.

  Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в «штатку» они не вносятся (ст. 11 ТК РФ).

  Кроме того, желательно, чтобы название указанных в документе должностей соответствовало названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

  Как вносить изменения

  Срока действия документ не имеет. Когда он уже утвержден, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это разрешается хоть каждый месяц. Некоторые организации ежегодно переутверждают штатное расписание — это удобнее и проще, чем искать во множестве изменений более ранних годов.

  Бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. В такой ситуации не остается ничего, кроме как заполнить штатное расписание вновь, с учетом изменений.

  Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые приводят к изменению штатного расписания: сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменения в организационной или технологической сферах (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового документа.

  Все изменения производятся на основании приказа. Поправки вносятся в следующих случаях:

  • исключение вакансий в связи с оргизменениями в работе фирмы;
  • появление новых единиц при расширении штата;
  • сокращение численности или штата работников;
  • увеличение или уменьшение окладов;
  • изменение названий подразделений, структурных единиц и т. д.

  Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая требуется документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания при сокращении численности. Тогда ШР нельзя изменять ранее чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников. А вот при изменениях вакантных мест срок разрешено не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст. 74 ТК РФ, то есть условия трудового договора меняют по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Обязательно соблюдайте двухмесячный срок.

  Образец приказа об изменении расписания:

  

  Образование высшее экономическое + переподготовка ” Специалист по кадрам” , ” Менеджер по управлению персоналом” . Опыт работы – 10 лет. Сфера интересов – миграционный учет, кадровый учет

  Изменение штатного расписания, утверждение, форма

  Как правильно составить штатку, кто должен составлять. Приказ на ввод в действие – пример. Скачать бланк и форму штатного расписания.

  Рассмотрим следующие вопросы в статье:

  1. Изменение оклада, как изменить в структуре должностей;
  2. Порядок разработки, составления, формирования, оформления и утверждения штатного порядка;
  3. Пример приказа об изменении штатки;
  4. Штатное состояние по трудовому кодексу и его приложение и выписка;
  5. Как заполнять сетку штатов, а также расчет, пример, образец и бланк скачать;
  6. Должности с указанием ФИО согласно унифицированной форме Т-3, бланк и образец заполнения штатных производственных расписаний.

  ЧТО ТАКОЕ штатное расписание (ШР) ?

  Штатное рабочее расписание – это документ организации, применяется для оформления структуры, состава и численности организации. По правилам статьи 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Таблица работников – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения сетки единиц работников.

  Согласно раздела 1 указаний новое постановление о работающих подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Или сотрудник, ответственный за кадровый учет. Если штат большой и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа). Так и на каждом его листе. После этого его должен утвердить руководитель организации приказом.

  Какого-либо срока действия порядка не установлено . После того как документ утвержден, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) порядок список работников организация не обязана. Однако вправе это делать по своему усмотрению.

  Ошибки при составлении

  • В штатном содержании не нужно указывать уральский коэффициент и прочие надбавки.
    Чтобы заполнить положение правильно, необходимо отдельно указать сумму оклада и отдельно сумму (процент) надбавок. Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) — в графах 6–8. Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо прописать процент или коэффициент. (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
  • Каждый год нужно утверждать новый регламент
    Законодательство не обязывает работодателя обновлять документ ежегодно. У этого документа в принципе нет срока действия и периодичности утверждения.
  • Все должности в штатке должны соответствовать утвержденному классификатору профессий.

  ✉ Если должности в штатном не соответствуют должностям, приведенным в Классификаторе, в большинстве случаев это не является нарушением.

  Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ документ

  • Документ позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • он может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам. И отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

  ТРУДОВОЙ КОДЕКС про список должностей организации

  Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции. Работы по должности в соответствии со штатным планом , профессии, специальности с указанием квалификации. Конкретного вида поручаемой работнику работы. Подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством. И иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

  В трудовом договоре указываются:
  .
  Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
  .
  трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
  .

  Видим, что в ТК РФ только две статьи на эту тему. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь такой документ. Но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное должностное расписание» .

  Итак, ниже рассмотрим для чего нужен этот документ. Как заполняется, как вводится в действие.

  СОСТАВЛЯЕМ документ, скачать ОБРАЗЕЦ

  Список должностей (штатное замещение) отражает, какие единицы в ШР заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников. Их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие новые данные. Например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников. Инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

  Штатное замещение не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации. Но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

  Унифицированной формы в законодательстве нет. Поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.

  Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

  Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

  Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание». Но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ. В котором отражается структура организации, содержится перечень должностей. С указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

  Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатке разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.

  Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (статья 22 и часть 2 статьи 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

  КТО должен вносить изменения

  В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению документа выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование нормативного акта, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек. Так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников.

  Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда. То составлением данного документа занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала. И, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатку передаются им. Но нередки случаи, когда составлением и изменением ШР опять же занимаются сотрудники бухгалтерии.

  С ЧЕГО начинается составление документа

  Прежде чем приступить к составлению штатного расписания , необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

  Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за формирование оного документа проблематично. Но разграничить некоторые этапы составления ШР. А заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

  Заполнение унифицированной формы Т-3 следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

  Далее проставляется номер документа. Для организаций, где список часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для ШР с литерным обозначением (например — «шр»).

  Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата документа не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой документ вступает в действие.

  Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3 , предусмотрено утверждение ШР приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество должностей и месячный фонд заработной платы.

  Что такое «код структурного подразделения»?

  Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

  Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

  Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

  Что такое «штатная единица»?

  Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная ШР предприятия. Как правило, количество должностей организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество единиц должностей коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

  Как установить оклад (тарифную ставку)?

  Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

  Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

  Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда МРОТ. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

  При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в ШР можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

  Что такое «надбавки и доплаты»?

  В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты» .

  Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

  Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

  До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатки, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат.

  Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

  Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в нашем документе доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

  Что такое «месячный фонд заработной платы»?

  Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены списочным списком ШР и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

  Когда вносятся изменения?

  Изменения в вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

  Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?

  • переименование должности, специальности, профессии;
  • переименование структурного подразделения;
  • изменение тарифной ставки (оклада);
  • изменение количества должностей (увеличение, уменьшение).

  Внести изменения можно двумя способами:

  1. Изменить сам документ. Новый локальный акт со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.

  • реорганизация организации;
  • расширение или сокращение производственной основы организации;
  • проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
  • изменение законодательства;
  • увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.

  Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты . При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

  Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

  Форматы бланков , указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться .

  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
  (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)

  Штатное расписание: как составить, ошибки, образец
  

  

  Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

  Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

  Что такое штатное расписание
  

  Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

  Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

  Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

  Форма штатного расписания
  

  Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

  Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

  Кто должен составлять
  

  ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

  Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

  Чем грозит отсутствие штатного расписания
  

  Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

  Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.
  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

  Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
  получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

  Требования к штатному расписанию
  

  Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

  Ошибки при составлении штатного расписания
  

  Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

  Как утвердить штатное расписание
  

  Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

  Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

  После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

  Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

  Как внести изменения в штатное расписание
  

  Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.
  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

  Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

  Периодичность составления документа и сроки хранения
  

  Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

  Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

  «Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.