Журнал регистрации трудовых договоров образец 2022 года

Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров и доп соглашений к ним — образец для скачивания в 2022 году

Приняв нового сотрудника на должность, работодатель оформляет с ним трудовой контракт.

В журнал для их учета и регистрации записывается вся нужная информация о трудовых сделках, совершенными со специалистами организации.

Регистрируются как заключенные новые трудовые договора, так и дополнительные соглашения к уже существующим контрактам с изменениями условий.

Обязательно ли вести книгу учета?

Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.

Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается.

Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.

Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.

Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу. Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца.

[stextbox один важный момент необходимости ведения журнала — рассмотрение трудовых конфликтов. При его отсутствии позиции работодателя в суде становятся менее убедительными.[/stextbox]

Как заполнить бланк?

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.

Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Бланк журнала учета может содержать следующие пункты:

• номер по порядку;
• дата договора;
• номер трудового контракта;
• данные о дополнительном соглашении к договору;
• должность, на которую принят работник (по приказу);
• ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
• характер работы: основная или по совместительству;
• роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
• комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов. Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний).

Скачать образец заполнения

[stextbox примерный образец журнала учета и регистрации трудовых договора и доп соглашений к ним — excel.[/stextbox]

Особенности оформления

Срок хранения документа составляет 75 лет.

При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно. На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ.

[stextbox изменения в журнал можно по разным причинам: перевод на иную должность, отстранение от занимаемой должности, смена работодателя или трудовых функций.[/stextbox]

Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему. Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений.

Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Данный вопрос законодательством не регламентируется, поэтому организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

• наименование работодателя;
• даты начала и окончания ведения журнала;
• Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

• 1 — номер регистрации трудового договора;
• 2 — дата заключения;
• 3 — номер договора;
• 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
• 5 — должность работника;
• 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
• 7 — срок действия договора;
• 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
• 9 — допсоглашения к договору;
• 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Как определяются сроки хранения журнала?

Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.

Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):

• 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
• 75 лет — до 01.01.2003.

Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пример оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Правильное оформление отчетности, связанной с кадровым документооборотом – гарант успеха любой организации. Особое положение занимают регистрационные книги учета, которые могут потребовать ГИТ и ФНС при проведении плановых и внеплановых проверок. Также они необходимы для расследования несчастных случаев, при судебных разбирательствах и иных чрезвычайных ситуациях.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним необходим для предъявления профсоюзу и коллективу работников.

Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Журнал позволяет оценить следующее:

• какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
• какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
• какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Работодатели любого юридического статуса (в том числе и ИП) обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

В противном случае при первой же инспекционной проверке или конфликте с сотрудниками работодатель понесет убытки из-за больших штрафов.

Также журнал понадобится для дополнительной работы с кадрами: для оформления всех выписок, справок, сопроводительной документации для любой инстанции потребуется работать с трудовыми договорами чуть ли не всех сотрудников компании одновременно, что провести без специализированной учетной книги попросту невозможно.

Ведение журнала (книги) учета трудовых договоров возлагается на сотрудника отдела кадров (иногда начальника данного отдела).

Если предприятие небольшое, после прохождения специальных курсов взять на себя обязанности по документообороту может помощник руководителя или сам руководитель. Разрешено делегировать обязанности по работе с кадрами сторонней организации или аутсорсинговым компаниям.

Как оформить?

Журнал разрешено вести в электронном или бумажном виде, но в идеале совмещать оба этих варианта (на бумажном легче ставить подписи и для него не требуется масштабный электронной документооборот, однако его труднее заполнять и редактировать).

Бумажную книгу можно либо покупать со специальной формой, либо расчерчивать самостоятельно. Правила ведения журнала должны быть утверждены локальными актами предприятия.

Лицо, ответственное за ведение, должно утверждаться приказом руководителя.

Журнал не имеет типовой законодательно установленной формы, но составляется по стандартным правилам. Документ включает две части: титульный лист (обложку) и табличную (основную) часть.

На титульной странице следует указать наименование организации, название журнала с датами и местом его создания, ФИО и должности лиц, ответственных за ведение документа. Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.

Табличная часть состоит из столбцов, в которых приводятся данные о:

• номере регистрации трудового договора;
• дате заключения и дате создания самого трудового договора;
• ФИО работника, его должности;
• структурном подразделении, где работник трудоустроен;
• сроке действия соглашения;
• характере осуществляемой деятельности;
• наличии дополнительных соглашений.

Отдельно оставляется графа для примечаний.

В журнале нельзя делать исправления – только ставить пометки, если сотрудник был отстранен от работы, переведен на другую должность (перешел в другое подразделение), или изменились условия труда.

Когда журнал заканчивается, его заверяет руководитель, поставив личную подпись и печать. После документ сшивается, пломбируется и бессрочно хранится в архиве.

Скачать образец

Выводы

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо вести на любом предприятии для отчетности, внутриорганизационного менеджмента и оптимизации работы с кадрами. Вести го обязан работник отдела кадров.

Документ состоит из двух частей: титульного листа и табличного раздела. Исправлять записи категорически запрещено.

После заполнения журнал заверяют, сшивают, пломбируют и направляют на хранение в архив.

Журнал ведения трудовых договоров

Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал ведения трудовых договоров (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Журнал ведения трудовых договоров

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Московского городского суда от 10.03.2022 по делу N 33-7000/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) Об установлении факта трудовых отношений; 2) О взыскании задолженности по заработной плате; 3) О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск; 4) Об обязании внести в трудовую книжку запись о работе в организации.
Обстоятельства: Истица указала, что работала у ответчика и выполняла трудовые обязанности по руководству клубным формированием. Ответчик отказал в удовлетворении ее требования о заключении трудового договора.
Решение: 1) – 4) Отказано. Доводы истца о том, что условия заключенного сторонами договора содержат все признаки трудового договора, а имеющиеся доказательства в виде журналов учета посещения и учета работы, грамот и благодарственных писем, которыми по мнению истца подтверждается выполнение по поручению и в интересах работодателя трудовой функции, несостоятельны поскольку их ведение было необходимо для подтверждения объема и результата выполнения услуг, оказанных истцом по договорам от 12 сентября 2016 года, 09 января 2017 года, 01 февраля 2018 года 03 сентября 2018 года, подписание которых свидетельствует о достижении сторонами соглашения, в том числе, о характере правоотношений, а представленные сторонами доказательства не свидетельствуют о достигнутом сторонами соглашении по использованию труда в рамках трудового договора и возникновении трудовых правоотношений.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2022 N 88-12332/2020
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: Истцу объявлен выговор за неисполнение должностных обязанностей на основании проверки исполнения приказа, основаниями вынесения приказа выступили объяснительная записка и объяснение лица.
Решение: Отказано. Доводы кассационной жалобы истца о том, что он не ознакомлен с должностной инструкцией педагога-психолога, исследовались судом первой инстанции, который обоснованно указал, что данное обстоятельство не свидетельствует о незаконности примененного к истцу дисциплинарного взыскания, поскольку в соответствии с пунктом 2.2.2 заключенного с истцом трудового договора последний обязан исполнять нормативные документы МБУ “Комплексный центр социального обслуживания населения”, распоряжения, а также поручения вышестоящих и непосредственных руководителей, в связи с чем у истца не имелось законных оснований для невыполнения требований приказа N -п от 5 декабря 2018 г. в части ведения журналов и личных дел получателей услуг в соответствии с формой, утвержденной данным приказом.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Журнал ведения трудовых договоров

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров
(КонсультантПлюс, 2022) 2. Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы 6. Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Но в некоторых случаях ведение такого журнала может быть в интересах работодателя. Например, если работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры, то наличие подобного журнала может упростить задачу по отслеживанию сроков действия таких договоров и, соответственно, исключить риск, связанный с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Нормативные акты: Журнал ведения трудовых договоров

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Минпросвещения России от 07.12.2018 N 284
(ред. от 04.09.2019)
“Об утверждении Порядка уведомления работодателя (его представителя) о фактах обращения в целях склонения работников, замещающих отдельные должности на основании трудовых договоров в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством просвещения Российской Федерации, к совершению коррупционных правонарушений”
(Зарегистрировано в Минюсте России 14.02.2019 N 53804) 10. Уведомление в день его поступления регистрируется в журнале регистрации уведомлений о фактах обращения в целях склонения работников, замещающих отдельные должности на основании трудовых договоров в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством просвещения Российской Федерации, к совершению коррупционных правонарушений (далее – Журнал). Журнал ведется отделом Департамента (структурным подразделением (должностным лицом) организации, ответственным за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений). Журнал должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью Минпросвещения России (организации) и подписью соответствующего должностного лица.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (далее – журнал регистрации) помогает сотрудникам кадровой службы следить за порядком в кадровой документации. Сегодня поговорим о том, как правильно вести журнал учета со всеми подробными инструкциями и узнаем его срок хранения. Также в нашей статье можно скачать бесплатно образец документа, который мы приготовили для вас.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений: общие характеристики ТК РФ

В кадровом делопроизводстве журнал регистрации используется для того чтобы регистрировать трудовые договоры и доп. соглашения с сотрудниками. По итогу регистрации каждому договору присваивается идентификационный номер.

Работодатели не обязаны вести такие журналы, однако на практике большинство кадровых служб ведут журналы регистрации. С их помощью кадровая работа значительно упрощается, ведь найти любую информацию о конкретном документе гораздо легче, когда документы находятся в порядке. Каждый документ имеет свой номер, отраженный в журнале регистрации.

Закон не устанавливает каких-то конкретных требований касаемо формы журнала регистрации. Каждая компания может самостоятельно разрабатывать свою собственную форму журнала регистрации, утверждая ее в локальных актах.

Вы можете самостоятельно можете составить журнал регистрации договоров и соглашений к ним. Образец, разработанный нашими специалистами, поможет в этом.

Какие графы должны быть включены в журнал регистрации

• порядковый № и № трудового договора;
• дата, когда сотрудник был принят на работу;
• информация о сотруднике: его ФИО;
• наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник;
• условие о сроке договора. Если с сотрудником заключен срочный трудовой договор, то в журнале регистрации должна быть указана дата, когда договор будет прекращен;
• дата окончания договора;
• дополнительная графа для примечаний.

Кроме того рекомендуется предусмотреть специальный раздел, где можно указать сведения об ответственном за ведение журнала регистрации сотруднике.

Обратите внимание! Чтобы закрепить за сотрудником факт несения материальной ответственности, необходимо заключить отдельный документ. Для надлежащего ведения учета таких документов нужна специальная форма.

Совет от экспертов! Помимо журнала регистрации трудовых договоров рекомендуется вести еще одну регистрационную форму, в которой в отдельном порядке будут регистрироваться договоры о материальной должностной ответственности.

Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?

Как уже было сказано, вопрос о ведении журнала регистрации остается на усмотрение работодателя. Вместе с этим, если в компании такой журнал предусмотрен, то чаще всего его ведет кадровик. Иногда эти обязанности могут возлагать на бухгалтеров.

Далее предлагаем разобрать, как правильно заполнить журнал учета.

Первый шаг: сначала следует прошить журнал учета. В первую очередь на этапе подготовки прошейте все страницы и сделайте заверительную надпись. Для этого используйте прочную нить, которую следует пропустить в имеющиеся отверстия начиная сзади, а затем вверх, а после назад в среднее отверстие. Концы нити, выведенные назад, связываются узлом, обхватывая проходящую от верхнего до нижнего отверстия часть нити.

Вам также будет интересно:

Второй шаг: прошитый журнал регистрации надо подписать на оборотной стороне. Оставшиеся концы нити приклеиваются к последней странице с помощью бумажной полоски квадратной формы. На эту полоску нанесите следующую надпись: «В журнале прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 листа». Эта надпись должна быть заверена уполномоченным сотрудником или руководителем (указана должность, ФИО, дата и подпись ответственного). На бумажную полоску проставляется печать. Важно, чтобы одна часть оттиска располагалась на полоске, а другая захватывала лист журнала регистрации.

Третий шаг: внесите записи в порядке хронологии. После этого журнал учета готов к работе. При внесении записей по регистрации договоров важно соблюдать хронологическую последовательность.

Сколько нужно хранить журнал регистрации?

В процессе своей деятельности каждая компания ведет множество журналов регистрации и учета. Все они в целом используются для того, чтобы учитывать и структурировать:

• документы (личные дела, трудовые договоры и тому подобное);
• события (проведение проверок теми или иными ведомствами);
• факты (выдача справок, ознакомление сотрудников с локальными актами компании).

С помощью журналов регистрации гораздо проще отыскать необходимую информацию, проанализировать факты и прочее. К примеру, в журнале регистрации можно найти сведения о дате последней проверки ГИТ.

Заключение

Организации не обязаны вести журнал регистрации. Каждая компания самостоятельно решает вопрос о том, вести ли такую документацию или нет. С помощью журнала учета кадровые документы будут находиться в порядке, что значительно упрощает документооборот и работу кадровой службы. Журнал регистрации должен быть прошит и заверен. После журнал передается в отдел кадров, где храниться 75 лет.

Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение контрактов с работниками на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота.

Зачем нужен журнал

Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

• наименование организации;
• наименование документа (журнал, книга, реестр);
• даты заполнения — начало и окончание;
• данные лиц, ответственных за ведение.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:

• наименование, период ведения (если предприятие большое, реестр заводится на каждый год);
• номер п/п;
• номер контракта;
• дата его заключения;
• фамилия работника;
• подразделение или отдел, где работает;
• характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

• изменения в соглашении;
• наличие или отсутствие допсоглашений;
• основная должность или совместитель;
• подпись о вручении контракта;
• другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в отделе кадров есть необязательные журналы и книги учета. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.