Заполнение трудовой книжки при переводе

Делаем запись в трудовой книжке о переводе правильно: когда, как и почему

Перевод сотрудника — событие, которое в обязательном порядке должно найти свое отражение в соответствующих документах. К сожалению, как и во многих других случаях, сотрудники и иные работники бухгалтерии и отдела кадров не знают, как правильно оформить те или иные документы.

К сожалению, данный факт не самым лучшим образом отражается на документах, принадлежащих работнику – в трудовых книжках систематически случается увидеть помарки и исправления к основным записям.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Для того, чтобы не допускать подобных ошибок необходимо, как минимум, ознакомиться с содержимым данной статьи.

В пунктах, последующих ниже мы подробно расскажем о том, как именно делать запись в трудовой конкретного работника, какие нюансы могут подстерегать новичка – кадровика в случае с записью о переводе, а также поговорим о том, как именно можно обезопасить себя от внесения неправильной записи.

Только внимательное, а главное, доскональное изучение такой проблемы, как внесение корректной записи в трудовую может предостеречь от ошибок, как сторону работника, так и работодателя.

Нормативно-правовые документы

Как известно перевод работника относится к сфере трудовых взаимоотношений, которые происходят между работником и работодателем. Именно поэтому, регулируют все аспекты данного взаимодействия из общей массы законодательства только те нормативно правовые акты, которые относятся к защиты труда и субъектов данных отношений.

Самым важным законодательным актом, которые обобщает положения о труде в остальных источниках, является непосредственно сам трудовой кодекс.

Совершенно логично, что в его статьях есть упоминание о том, что представляет из себя перевод с одного места осуществления трудовой деятельности на другое и некоторые нюансы, связанные с этим действием. Более подробно с данной информацией в трудовом кодексе можно ознакомиться в статье 70.1.

Самый важный документ для работника отдела кадров – это инструкция по ведению трудовых книжек. Данный документ был утвержден самим министерством труда и имеет немалый вес.
Именно в пунктах данной инструкции содержится основополагающая информация о том, как должна выглядеть запись в трудовой книжке.

Дает дополнительную информацию по изучаемому вопросу и инструкция по хранению и ведению трудовых книжек. С ней можно ознакомиться в интернете, так как она находится в свободном доступе. Данная инструкция также подробно изъясняет о том, как следует оставлять запись о переводе как с должности на должность, так и из одной местности в другую.

Названные три нормативно правовые акта – далеко не весь исчерпывающий перечень из возможных источников права, но имен к этим документальным законам стоит прислушаться и изучить их, особенно если в вашей жизни появилась информация о вашем предстоящем переводе. Помните – тот, кто владеет информацией – владеет миром.

Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника

Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».

Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.

Трудовой кодекс РФ, Глава 12, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Перевод, это, по общим правилам, постоянное и в некоторых случая временное изменение непосредственно трудовой функции работника, а точнее условий, в которых она может осуществляться.

Перевод может представлять из себя разные действия, так, начиная с перевода работника с должности на должность внутри организации и заканчивая переводом работника в другую географическую местность. Также не нужно забывать, что студент может быть награждён, о чём вносится соответствующая запись о награждении в трудовой книжке.

Основным правилом для перевода является законодательное подкрепление. Перевод должен быть осуществлен только в соответствии с нахождением аналогичной статьи в трудовом кодексе, которая бы разрешала подобное действие.

Также, чтобы запись в трудовой книжке могла отвечать основным канонам заполнения подобных документов, кадровики должны соблюдать ряд очень важных правил.

Первым из них является знание о том, что вся информация, которая вписывается в трудовую книжку должна иметь свое закрепление в виде локального нормативного акта, проще говоря, приказа. В отсутствие приказа о перемещении или переводе, кадровик просто не имеет право вносить данные в трудовую книжку.

Возвращаясь к приказу, кадровик должен внимательнейшим образом ознакомиться с тексом документа. Именно на основании написанного в приказе, будет делаться скомпонованная и сжатая запись в трудовой.

Даты, проставленные в документе должны по общему правилу соответствовать арабским цифрам. Заполнение трудовой книжки римскими цифрами запрещено.

Также запрещено изъяснение, в каком либо языке кроме русского. Аннулировать запись в трудовой книжке не так то просто, а неправильный образец записи в трудовой книжке о военной службе аннулируется в судовом порядке. Будьте внимательны.

Почерк должен быть по возможности опрятным, аккуратным и понятным.

Сокращение слов в записи в трудовой просто недопустимо и хотя многие работники отдела кадров позволяют себе подобную вольность – это грубое нарушение инструкции по ведению и хранению трудовых книжек.

Если гражданин, осуществляющий работу на территории России, является гражданином другой республики, которая входит в состав Федерации, то допускается ведение записей в трудовой книжке на двух языках.

Как сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность: инструкция

Перевод работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке соответствующего работника соответствующим, а главное законным образом. К сожалению, многие работники отдела кадров осуществляют массу ошибок и предоставляют коллеге не совсем грамотную подпись.

Именно поэтому мы сегодня рассмотрим порядок внесения записи о переводе поэтапно, вычисляя различные нюансы и сложности.

Первым делом сотруднику отдела кадров необходимо удостовериться в том, что соответствующий приказ был издан. Далее, необходимо открыть личное дело работника и извлечь оттуда трудовую книжку работника. Теперь приступаем непосредственно к заполнению документа.

1. Откройте разворот трудовой книжки, где было указаны последние сведения о работе гражданина.
2. Теперь отступите сделанной записи ровно одну строчку
3. Поставьте арабскую цифру, которая будет соответствовать нумерации на странице.
4. Только после этого приступайте к написанию даты в следующем столбце. Дата должна соответствовать дню, кода была внесена запись о переводе. Дата должна быть написана в таком формате: 11.05.2015 г. Нельзя допускать фальсификацию числа ни на сутки, ведь подобное поведение наказывается административным штрафом в достаточно крупном размере.
5. Теперь приступаем к заполнению столбца, хранящего информацию о приеме на работу. Вам не нужно заново писать названии организации.

Уже вполне понятно, что перевод возможен только внутри одного производства. Запись делается краткой и емкой, для того, чтобы не занимать слишком много драгоценных полей.

После этого запись удостоверяется печатью организации и подписью руководителя.

На этом процедура занесения записи в трудовую книжку можно считать оконченной. Вам станет понятней, когда вы ознакомитесь с примером.

Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность — образец:

Более подробно о приёме на работу и соответствующих записях в трудовой читайте здесь.
Теперь стоит поговорить о нюансах, которые сопровождают процесс внесения записи в трудовую.

На основании чего вносятся подобные записи?

Как и в других случаях внесения записей в трудовой документ, основанием для подобных действий является вынесение приказа. Как правило, приказ по организации о переводе сотрудника выносят за день или за два до, непосредственно, того момента, когда в трудовую книжку будет внесена информация о переводе.

Приказ имеет свою дату и порядковый номер. Эта информация будет чрезвычайно важна при занесении данных в трудовую книгу.

Также не стоит забывать о том, что приказ издается непосредственно руководителем организации или его заместителем.

Только они наделены полномочиями по изданию подобных локальных актов. Приказ издается за подписью вышеперечисленных лиц и печатью организации.

С приказом должны быть ознакомлены все работники конкретной организации. Конечно, данный документ может быть вынесен только с согласия работника, в отношении которого готовился данный документ на перевод. В противном случае, ни приказ, не запись в трудовую книжку не имеют место быть.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность – практически всегда положительная динамика карьеры работника. Как правило, подобный перевод предзнаменует повышение. Такой перевод называют внутренним потому, что работник перемещается всего лишь по должностям внутри организации.

В связи с подобным переводом кадровики должны помнить ряд применимых правил заполнения трудовой книжки.

Во-первых, не стоит упоминать в записи о новой должности название организации. Оно и так написано строкой выше в информации о старой должности.

Во-вторых, большое внимание следует уделять наименованию новой должности работника. Многие по ошибке путают названия должностей, и запись в трудовой книжке приходится перечеркивать.

Перевод на другую должность временно

Перевод на другую должность, в том числе и временный возможен в результате замещения кого то во время болезни, долгосрочного отпуска или декрета. А может работодатель решил таким образом дать давнишнему сотруднику испытательный срок на новом месте, а после по результатам принять решение о переводе.

Данный перевод также считается внутренним. При заполнении трудовой книжки учитываются все вышеперечисленные правила. Также необходимо помнить о том, что в графе сведений о работе нужно подписать слово «временно». Таким образом, запись в трудовой будет выглядеть так: «Переведен на такую-то должность временно».

Перевод в другое структурное подразделение

Перевод в другое структурное подразделение считается внешним, так как в полном смысле этого слово изменяется географическое место работы. Конечно, записи в трудовую книжку в этом случае также видоизменяются. Если у подразделения поменялось на звание, то в третьем столбце его обязательно нужно указать.

Далее, если должность не изменилась, а поменялось лишь место работы, то в графе трудовой пишется фраза: «Переведен в такое то подразделение на такую то должность.». В случае, если ваша должность не изменилась, вы просто переписываете название старой, если же название поменялось – пишите наименование новой точно также как указано в приказе.

Перевод директора

В случае, если перевод касается непосредственно директора, то этот факт также должен найти свое отражение в его трудовой книжке.

Если до этого гражданин занимал другую должность на предприятии, то необходимо отступить от записи о ней одну строку и, не упоминая еще раз название организации, написать в строке трудовой следующее: «Переведен на должность директора».

Не стоит забывать о том, что подобной записи обязательно должен предшествовать приказ о соответствующем переводе, который также необходимо вписать в соответствующее место в трудовой.

Запись о временном переводе

Представим ситуацию. Один из сотрудников отправился в двухмесячный отпуск или же сотрудница ушла в декрет. Эти люди прекрасно исполняли свои обязанности, но во время их отсутствия их обязанности должен кто то выполнять. Решение о переводе приходит не сразу.

Для начала, одному из сотрудников предлагают взять на себя оставшуюся без внимания работу за определенную плату, так как вакансия закрыта не будет.

Но в случае, если сотрудник не желает осуществлять трут только за деньги, работодателем может быть оформлен перевод, но только в случае, если временная должность предпочтительнее той, на которой раньше работал работник. Внесение в книжку информации о том, что данная должность является временной – обязательна.

С временной на постоянную работу

Перевод со временной работы на постоянную также оформляется соответствующей записью в трудовой. На вопрос, почему очень легко ответить.

Дело в том, что теперь работник, можно сказать, приобретает новую, постоянную должность, а значит, имеет полное право на подтверждение данного факта в трудовой. Запись делается также по аналогии с изданным приказом по организации.

В записи упоминается все та же должность, но без слова временно и перевод. Таким образом, новая запись выглядит точно также как и обычная запись о приеме на работу: «Принята на такую-то должность на постоянной основе».

Перевод из совместителей в постоянные работники

Перевод с совместительства в постоянные работники также осуществляется посредством издания приказа и внесения записи в бланк трудовой.

От предыдущей записи отступается ровно одна строка и делается запись, аналогичная той, что была озвучена предыдущем пункте.

Конечно, можно было бы и не писать ничего вовсе, ведь работник и так работает на данной должности, но на самом деле упоминание о том, что должность стала постоянной нужда работнику в случае, если он будет осуществлять трудовую функцию у другого работодателя.

При получении образования в процессе работы, о нём также делается соответствующая запись в трудовой. Об этом читайте тут.

Заключение

Переводы не слишком часто встречаются на трудовой практике, но вес же имеют место быть, а это значит, что обязательно нужно соблюдать все правила заполнения информации в трудовой книжке. Возможно, именно тогда вы добьетесь отличных результатов и станете идеальным работником отдела кадров, знающим все тонкости оформления переводов не понаслышке.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Изменилась форма бумажной трудовой книжки

Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Записи можно будет делать не только от руки

С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.

Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Уменьшится срок внесения записей в трудовую

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Придется чаще выдавать трудовую на руки

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно будет указывать причину увольнения полностью

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Изменятся правила заполнения трудовой при переводе

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Разрабатывать книги учета придется самостоятельно

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Подписка на новое в

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Сейчас читают

Что изменится в законах в 2022 году и как это повлияет на бизнес

Собрали важные законы, которые вступят в силу в 2022 году и повлияют на работу бизнеса

Главные изменения в законах 2022 года: как они повлияли на бизнес

Собрали обзор важных законов для малого и среднего бизнеса, которые вступили в силу в 2022 году

Как бизнесу работать с новой системой прослеживаемости товаров

С 8 июля в России заработала система прослеживаемости товаров. С экспертом разобрали, кого касается новый закон и как действовать бизнесу

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Трудовая книжка Заполнение трудовой книги при переводе работника

В трудовой книжке отражены все данные о производственной деятельности работника. Работодатель указывает основные моменты, связанные с работой для дальнейшего получения пенсионных начислений и наличия информации о трудовом опыте. Запись в трудовой о переводе проводится согласно установленным законодательно правилам. Любые корректировки и изменения за время нахождения на производстве должны быть обоснованы законодательными нормативами. Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность осуществляется на в течении 7 дней.

Расшифровка понятия «перевод»

Ситуация должностного перемещения сотрудников внутри одной организации или из одного учреждения в другое не является редкостью. Согласно статье 71 Трудового Кодекса, переводом считаются следующие условия:

• повышение или понижение в должности;
• изменение подразделения, работа в филиалах;
• смена города или страны, где будет проходить дальнейшая деятельность;
• смена работодателя, если об этом попросил действующий.

Обозначенные изменения являются переводом, поэтому их надлежащим образом фиксируют. Запись о переводе в трудовую книжку регулируется следующими положениями:

• Правилами, утвержденными правительственным Положением России № 225;
• Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства социального развития № 69.

Запись является недействительной, если генеральный директор допустил ошибки при ее составлении.

Нюансы заполнения трудовой книжки

Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе.

Вынесенный приказ – основание для совершения изменений в трудовой. Приказ о том, что сотрудник будет переведен, выносится заранее (за 2-3 дня). Документ набирает юридическую силу после того, как руководящее лицо проставляет подпись и печать. Каждый работник должен беспрепятственно ознакомиться с приказом.

Сама процедура изменения информации в трудовой книжке имеет нюансы. Работнику не обязательно присутствовать в момент, когда будет вноситься о переводе на другую должность запись в трудовой.

Запись в трудовой при переводе: общие правила

При необходимости переведения работника в другую организацию или должность, у процедуры будут следующие этапы:

1. Сотруднику показывают новые условия и рассказывают о должностным обязанностях, после чего он соглашается.
2. Работник пишет заявление, где обозначается просьба перевода к новому работодателю или место.
3. В течение трех дней издается приказ.
4. Подписывается новый коллективный договор, вносятся изменения в трудовую книжку и другую документацию.

Важно знать! Не во всех случаях требуется написание работником заявления. Если от трудоустроенного ничего не будет зависеть, его согласия в виде заявления не понадобится. Пример: предприятие расформировывается и переходит во владения новому директору. Также не понадобится заявление при понижении в должности, если трудовой ресурс подвергается сокращению.

Сотрудник знакомится с приказом, где расписывается. Если его устраивают условия, подписывается договор. Если работник не согласен, его сокращают согласно установленному трудовому законодательству по соответствующей формулировке.

Частные случаи

Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.

Постоянный перевод имеет следующие виды:

1. Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
2. Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.

В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.

Временный перевод

При кадровом переводе запись в трудовую книжку возможна при замещении заболевшего или уволившегося сотрудника. Даже временный перевод с гарантией возврата на первоначальную должность считается внутренним. В процессе заполнения трудовой книжки следует учесть все правила, прописанные нормативными актами. В трудовом документе имеется графа со сведениями о работе, где обязательно должно быть дописано слово «временно». Предполагается следующий текст при временном переводе с записью в трудовую книжку: «переведен на должность…временно».

Внутренний и внешний

Если человека переводят на другую должность, это характеризует повышение или понижение в карьерной лестнице. Этот вид изменения деятельности также относится к внутреннему по причине того, что работника перемещают по должностям в пределах предприятия.

Важно знать! В трудовой книжке не упоминается при изменении новой должности наименование организации. Эти сведения будут и так указаны в строке выше. Акцент делается на наименовании новой должности сотрудника. При наличии ошибки в указании должности, следует перечеркнуть неверную информацию, а ниже прописать правильную.

Если человека переводят за пределы организации в подразделение или филиал, такой вид смены деятельности будет внешним. Характер информации в трудовой книжке также меняется. Если учреждение имеет другое название, его прописывают в отдельный третий столбик. Если работник остался на той же должности, но изменилась только география, будет уточнена такая информация: «Переведен на подразделение…на должность…». В любом случае должность прописывается.

Увольнение в связи с переводом

Правила внесения записей о смене места работы или должности будет регулироваться 6.1 Инструкции, которая характеризует понятие перевода.

Этот процесс должен сопровождаться записями в графе третьего раздела с рабочими сведениями. Также следует уточнить в записи, на каком основании произошел перевод: по согласию сторон или по просьбе. Пример: если сокращение по переводу происходит по согласию сторон, записано это следующим образом: «прекращение трудового договора произошло в связи с переводом сотрудника по его согласию на рабочее место к другому работодателю». Это правило регулируется пунктом 5 частью первой статьи 77 ТК РФ.

Перевод на постоянную работу

Если лицо будет переведено с временного рабочего места на постоянное, проводится также оформление соответствующей записью в трудовом документе. Это объясняется тем, что работникам приобретается новая постоянная должность, что должно подтверждаться документально. Этот вид внутреннего перевода, влияющего на рабочий период лица. Записи будут происходить аналогично изданному приказу в учреждении. Запись должна содержать наименование должности, но без упоминания «временный» и «перевод». В письменном виде это выглядит следующим образом: «Принята на должность… на постоянной основе».

Перевод совместителя

Если происходят изменения в виде смещения с совместительства на постоянную должность, выдается соответствующий приказ и вносятся записи в бланк трудовой книжки. Между новой и предыдущей записью имеется одна строка, а далее делается запись об обычном взятии на новое рабочее место.

Внимание! Законодательно не устанавливается обязанность в этом случае прописывать новые сведения, так как лицо уже трудоустроено. Но упоминания относительно того, что был совершен переход к постоянной должности нужны работнику при дальнейшем переводе к другому работодателю.

Образцы записей

Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:

• Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
• Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
• Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
• Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
• Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.

Запись делается следующим образом:

• Находится последняя запись и отступается строчка.
• Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
• Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
• Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
• Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.

Внимание! Некоторые работодатели ошибочно не проставляют запись о временном переводе. Но проблемы могут начаться по выходу второго сотрудника из отпуска или больничного. А также в процессе подсчета трудового стажа учитываются все записи трудового документа.

Выводы

Трудовая практика встречается с переводами временными чаще, чем с постоянными. По причине того, что законодательно не критично определяются критерии распределения записей, постоянный перевод считают сменой работы, а временный игнорируют. Чтобы предупредить какие-либо проблемы с пенсионным или налоговым органом, рекомендуется грамотно и своевременно вносить записи в трудовую книжку.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2022 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2022 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2022 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
• вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

• титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2022 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

• неповрежденная обложка;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2022 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2022 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2022 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

• Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
• Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
• Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2022 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

• допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
• цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2022 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2022 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2022 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

• наименование должности лица, подписывающего документ;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

• изменения вносятся на титульный лист;
• одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
• ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

• по их желанию;
• при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения;
• в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2022 года не требуется.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Порядок заполнения трудовой книжки – образец 2022

Правильно заполнить трудовую книжку – образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Несмотря на переход к электронным сведениям о работе, бумажные трудовые всё еще широко используются. Поэтому работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжках информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать с учетом новых правил ведения трудовых, действующих с 01.09.2021, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

С 01.09.2022 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2022 № 320н (далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать “пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение”, “пер.” вместо “переведен”. Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

С 2022 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, поступающим на работу впервые. На них ведутся электронные сведения о трудовой деятельности. Ранее «стартовые» сведения о работнике вносил в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна была быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2022 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2022 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.