Выписка из табеля учета рабочего времени образец

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    Форма Т-12

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Как сделать правильную выписку из табеля учета рабочего времени – назначение и пример заполнения

    В документе, оформляемом по форме Т-12 или Т-13, отражают информацию об отработанном трудящимися на официальной основе гражданами времени.

    Бумага указанного типа подлежит обязательному ведению во всех, даже небольших компаниях.

    После заполнения она, в зависимости от производственных особенностей, хранится 5 или 75 лет.

    Для чего нужна?

    При необходимости получения информации, касающейся отработанного специалистом времени, он может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему соответствующую выписку.

    Такое право работника регламентировано действующим Трудовым Кодексом РФ.

    В 62 статье настоящего нормативного документа указано, что сотрудник вправе претендовать на получение практически любой документально оформленной информации, касающейся его трудовой деятельности.

    Бумаги, которые руководитель предприятия может выдать работнику, должны касаться конкретно этого трудящегося. В табеле часто фиксируются сведения о многих работниках одновременно.

    Читайте также:  Акт осмотра помещения для ремонта образец

    Именно поэтому работодатель по соответствующему запросу предоставляет не копию, а выписку из документа.

    Выписка подобного характера может понадобиться трудящемуся для различных целей. К примеру, для предоставления в различные государственные органы – прокуратуру, ФНС и т.д.

    Также бумага может быть необходима при смене работы. Путем ее предоставления гражданин может подтвердить уровень своей профессиональной квалификации и опыт.

    Помимо всего перечисленного выписку не редко требуют сотрудники социальной службы.

    В данном случае она выполняет роль подтверждения наличия официального места трудоустройства.

    Это может понадобиться для назначения выплаты беременным работницам, оформившим декретный отпуск.

    Документация может быть необходима во многих других ситуациях, потому как в ней содержится официальная информация об отработанном времени.

    В некоторых случаях она выступает в качестве своеобразного «алиби» для сотрудников.

    Как сделать?

    Для того чтобы получить выписку, сотруднику необходимо обратиться к своему непосредственному руководителю.

    Обращение может быть как устным, так и письменным. Для ускорения процесса рекомендуется требовать выписку письменно.

    С этой целью трудящемуся необходимо составить заявление, оформленное в произвольной форме.

    Принятие заявления должно быть зарегистрировано у секретаря или другого ответственного за прием подобной документации работника.

    Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан в течение нескольких дней предоставить сотруднику запрашиваемую бумагу.

    При устном обращении никаких подобных требований к временным рамкам нет, потому как оно нигде не регистрируется. Именно поэтому документацию, касающуюся трудовой деятельности сотрудника, необходимо запрашивать письменно.

    Выписка не имеет унифицированной формы для составления. В большинстве случаев ее структура идентична самому табелю. В частности, в ней должна присутствовать следующая информация:

    • точное название учреждения;
    • полное наименование подразделения, в котором работает/работал сотрудник, на имя которого оформляется выписка;
    • порядковый номер выписки;
    • дата составления бумаги и период действия табеля;
    • инициалы, специальность трудящегося;
    • табельный номер работника;
    • информация о явках/неявках сотрудника на работу;
    • общее количество отработанных за определенный период времени часов/дней.

    Последние пункты выписки могут быть оформлены в виде таблицы – как сам табель.

    Заполненная документация передается работодателю.

    Он, в свою очередь, обязан заверить ее личной подписью.

    В противном случае бумага будет считаться недействительной. При наличии ставится печать компании.

    Скачать образец заполнения

    Для более подробного изучения информации, представленной ранее, необходимо ознакомиться с примером документа.

    Следует отметить, что в примере приведена информация за 5 дней отчетного периода.

    2 февраля 2019 года

    С 01 по 31 января 2019 года

    Отдел производственного и бухгалтерского учета

    Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

    Табелирование рабочего времени сотрудников — это одна из обязанностей работодателя. Бюджетники обязаны использовать специальную форму 0504421 и утвержденные условные обозначения.

    Унифицированные формы табеля учета

    Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

    Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.

    Табель учета по форме Т-12

    Табель учета по форме Т-13

    Табель учета по форме ОКУД 0504421

    Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

    Как фиксировать отработанное время

    При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:

    • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
    • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

    Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

    Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

    Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

    Как заполнять табель учета рабочего времени

    При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. П ри отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

    Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

    Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2020 году.

    Выписка из табеля учета рабочего времени

    Как известно, каждая сторона трудовых отношений преследует свои цели в рабочих отношениях. Работодатель должен знать, сколько отработал наемный сотрудник, чтобы выплатить ему справедливый заработок. А работник заинтересован в том, чтобы управленец щепетильно фиксировал его рабочие часы. Материал данной статьи расскажет о том, что собой представляет выписка из табеля учета рабочего времени, для чего она нужна администрации и члену коллектива, а также как и где её получить.

    Что такое учёт рабочего времени на предприятии

    Прежде чем рассматривать вопрос с выпиской из табеля учета рабочего времени, следует разобраться, что этот самый учет собой представляет и какие нормативные документы регулируют этот процесс.

    Учёт рабочего времени – это организованная предприятием процедура непрерывного отслеживания часов, проведённых сотрудниками на работе. Отработанное время определяет размер выплачиваемой зарплаты и отмечается в специальном табеле. В этом документе проставляются выходы и невыходы на работу, прогулы, дни отпуска, больничные, командировки и так далее.

    Внутри предприятия учёт может происходить по-разному, что во многом зависит от специфики его функционирования. Однако, это не влияет на основную цель документа – максимально точно отразить количество отработанных часов в конкретный день или другой период времени.

    Всего существует две формы ведения учёта рабочего времени – ручная и автоматизированная. Последняя применяется в случае, если вход предприятия оборудован турникетом со специальным считывателем электронного пропуска. Посещая работу, сотрудник прикладывает пропуск к считывателю, и данные о посещении работы автоматически вносятся в компьютер учётчика.

    Ручной механизм учёта отработанных часов состоит из нескольких этапов:

    Первичная фиксация. На каждом предприятии должен быть назначен табельщик, чьи функциональные обязанности подразумевают ведение учёта рабочего времени сотрудников отдельного подразделения. Именно он фиксирует в табеле реальную информацию о выходе на смену, отпусках, больничных и т.д. Он несёт персональную ответственность за корректность указанных сведений и передачу их учётчику рабочего времени по предприятию.

  • Обработка данных. Собранная информация за отчётный период передаётся в бухгалтерию, где формируется официальный табель, подписываемый руководителем предприятия. На основе этого документа, в дальнейшем, будет производиться оплата труда.
  • Наиболее остро вопрос о предоставлении выписки из табеля учёта рабочего времени стоит в тех компаниях, сотрудники которых работают посменно, выполняя свои функции в строго отведённое время. Типичным примером может выступать охранное предприятие, завод или фабрика.

    Задача корректно начислить зарплату является одной из приоритетных для работодателя. Не менее важным является соответствие отработанного времени выплаченной заработной плате. К примеру, если охраннику не заплатят деньги за отработанную смену, он имеет полное право обратиться в правозащитные инстанции. Если по итогам проверки будет доказана вина администрации, то предприятие ожидают штрафные санкции.

    Как получить выписку из табеля учёта рабочего времени

    Разумеется, ответственное лицо не может выдать заявителю документ, содержащий сведения обо всех членах коллектива. Это противоречит положению о конфиденциальной информации. Персонализировать передаваемые данные помогает специальная выписка.

    Исключение может составить начальник структурного подразделения, поскольку в его обязанности вменен контроль учета рабочего времени своих подчинённых. В связи с этим он может запросить соответствующие данные.

    Читайте также:  Заявление на сдачу прав после лишения образец

    Чтобы получить документ, свидетельствующий об отработанном времени, достаточно обратиться к компетентному лицу своего предприятия. Если речь идёт о крупной организации, то обычно это работник бухгалтерии, в чьи обязанности включен учёт рабочего времени сотрудников предприятия. Если же предприятие небольшое, то этим вопросом занимается, как правило, сам директор.

    Согласно требованиям закона, обратиться можно как в устной, так и в письменной форме, подав заявление соответствующего содержания. Во всех случаях работодатель должен поделиться информацией о том, сколько часов отработал сотрудник. Выписку необходимо предоставить в течение трёх рабочих дней.

    Сотрудник предприятия, изъявивший интерес к подобной информации, вправе не аргументировать своё требование. На практике, выписка из табеля может ему понадобиться в самых разнообразных случаях, например для фонда социального страхования, правоохранительных органов и так далее.

    При этом, наниматель предоставляет выписку еще действующему сотруднику. Закон не предусматривает возможность предоставления информации в отношении бывших работников.

    Образец выписки из табеля учета рабочего времени

    Табель учёта рабочего времени заполняется по форме Т-12 или Т-13. Однако выписка из него может быть написана в свободной форме. Каких-либо ограничений на этот счёт законодатель не устанавливает.

    Важными элементами выписки являются:

    Полное название организации и структурного подразделения работника.

  • Ф.И.О. штатной единицы, его табельный номер.
  • Регистрационный номер и дата выписки.
  • Количество отработанного времени в днях или часах за конкретный период.
  • Должность, подпись, фамилия и инициалы лица, которым был составлен документ.
  • Обычно она формируется в виде таблицы. В ней могут отражаться не только дни выхода, но и прогулы, дни отпуска, больничного и командировок. В конкретный день учётчик проставляет литеру «Я», что будет означать явку на работу или «В» – в качестве обозначения выходного дня и так далее. Если имеется конкретная продолжительность смены работника, то нужно указывать количество отработанных часов в конкретный день.

    Формат исчисления дней может быть числовым или буквенным.

    На практике примерный образец выписки из табеля учета рабочего времени будет выглядеть следующим образом:

    Общество с ограниченной ответственностью «Сияние»

    ВЫПИСКА №14 от 20.03.2013 г.

    из табеля учёта рабочего времени

    за период работы с 11.03.2013 г. по 18.03.2013 г.

    1. Иванов И.И. 11 12 13 14 15 16 17

    специалист отдела маркетинга Я Я Я Я Я В В

    Всего отработано: 40 часов

    Директор ООО «Сияние» Сидоров С.С.

    Специалист отдела учёта рабочего времени

    и начисления заработной платы ООО «Сияние» Петрова П.П.

    Информация об отработанном времени в обязательном порядке должна быть заверена не только исполнителем, но и директором предприятия. Вне зависимости от того, для какого учреждения выдаётся документ, проставляется оттиск печати организации-нанимателя.

    Таким образом, корректное начисление зарплаты является одной из приоритетных задач работодателя. Погрешность в таких вопросах недопустима. В связи с этим управленцу нужно заострить внимание на отладке чёткого механизма учёта рабочего времени внутри своего предприятия. Локальные нормативные акты, регулирующие этот вопрос, должны быть актуальными, а информация об отработанном времени должна своевременно передаваться в бухгалтерию, где происходит сверка и итоговый расчёт заработка.

    Конечно, нужно быть готовым и к тому, что любой работник вправе узнать сколько он отработал времени и сколько ему за него следует заплатить. Поэтому во избежание проблем следует максимально чётко и оперативно предоставить ему необходимые сведения.

    Как получить выписку из табеля учета рабочего времени?

    В разных случаях работнику иногда требуется копия табеля рабочего времени. Обычно такой документ выдается в виде выписки. Давайте узнаем, как ее получить и как правильно оформить.

    Что такое табель учета рабочего времени?

    На предприятии или в компании учет рабочего времени для каждого сотрудника производится с помощью специальной формы — табеля учета рабочего времени (ТУРВ).

    Такой учет обязателен на каждом предприятии, что записано в статье 91 ТК. Эта форма имеет большое значение для работника и для самого предприятия. В соответствии с данными этого документа производится расчет зарплаты работника. С другой стороны, налоговая служба может по данной форме оценивать расходы на оплату труда, что влияет на налоги, которые накладываются на прибыль предприятия.

    ТУРВ представляет собой бланк, в который заносятся данные о времени, отработанном каждым сотрудником предприятия и о неявках его на работу в течение месяца. В документе должно находить отражение также нахождение работника в отпуске, в командировке, в отгуле, в отсутствии по неуважительной причине. В табеле отражается работа в режиме сокращенного рабочего дня или переработка и работа во внеурочное время. По всем этим данным определяется итоговое количество рабочих часов, в соответствии с которым бухгалтерия производит начисление зарплаты.

    В зависимости от метода его заполнения и обработки используется различные формы бланка. Для ручного метода используется форма Т-12, а для автоматизированного метода — форма Т-13.

    Разделы документа

    Обе формы Т-12 и Т-13 по составу реквизитов почти одинаковы и имеют следующий вид:

    • в верхней части бланка указывается наименование предприятия и структурного подразделения, номер документа и отчетный период;
    • в соответствующих столбцах таблицы указываются номера по порядку, фамилии и другие личные данные работников;
    • вид временных затрат соответствующим кодом и их продолжительность в часах (4 и 6 графа);
    • в 5-й и 7-й столбики таблицы заносятся результаты работы за 1-ю и 2-ю половины месяца;
    • в конце месяца заносятся итоговые результаты (столбцы 8-17). В их состав входят число отработанных дней и часов, а также количество неявок на работу и их причины.

    Зачем нужна копия?

    В различных жизненных обстоятельствах работнику может понадобиться копия ТУРВ.

    При переходе с одной работы на другую свою высокую квалификацию работник может подтвердить представлением данных из табеля отработанного им времени.

    Нередко такой документ требует инспектор ФСС для того, чтобы подтвердить действительное устройство на работу и осуществлять выплаты беременным женщинам, ушедшим в декрет. При следствии такой документ, подписанный руководством и имеющий печать, вполне достаточен для обеспечения алиби.

    Можно ли получить копию табеля?

    В соответствии со статьей 62 ТК каждый работник вправе в трехдневный срок получить от работодателя копии документов, относящиеся к его трудовой деятельности. Хотя в перечне документов, обязательных к предоставлению работнику, ТУРВ отсутствует, он, тем не менее, является документом, связанным с работой сотрудника.

    Поэтому работодатель может выдать только выписку из табеля, в которой указана информация исключительно об этом работнике.

    Необходимо также учитывать, что в соответствии с ТК работодатель обязан выдавать копии документов только работающим сотрудникам. Обязательность выдачи копий документов, в том числе выписки из ТУРВ, бывшим сотрудникам предприятия или компании в ТК не предусмотрена.

    По ссылке вы узнаете алгоритм действий, которые быстро поставят на место начальника решившего оставить вас без вашей заработной платы!

    Много полезной информации про пенсионное обеспечение госслужащих вы найдете в нашей статье!

    Структура и образец выписки

    По своей структуре выписка соответствует табелю учета.

    Выписка может быть дополнена заголовком, в котором указывается наименование организации и разделом неявок на работу с указанием причин этих неявок.

    Образец табеля учета рабочего времени + форма Т-12 и Т-13

    Табель учета рабочего времени это документ, который должен составляться на каждом предприятии. Его заполнением занимается сотрудник кадровой службы или специалист, на которого возложены эти обязанности. Косвенным образом табель участвует в процессах, происходящих в компании. Составление табеля позволяет учесть все время, когда работник присутствовал на работе и на основе этого корректно определить величину вознаграждения работнику. Кроме того этим документом интересуется и налоговая служба. Как правильно оформить табель и какие они бывают, рассмотрим в статье.

    Что такое табель учета рабочего времени. Разновидности

    Статья 136 ТК РФ предусматривает, что все организации без исключения и предприниматели, у которых есть работники, должны вести табель в обязательном порядке. Этот документ позволяет учитывать выходы сотрудников на работу, а в конечном итоге, рассчитать сумму заработной платы по каждому конкретному работнику.

    Табель является первичным документом организации. Налоговая инспекция может попросить при проверке начислений по заработной плате.

    Существует 2 формы табеля, утвержденные государством: Т-12, Т-13. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. Стоит отметить, что составлять табель по унифицированным формам отпала в 2013 году. В организации можно разработать свою форму табеля.

    Табель составляется для того, чтобы:

    1. Вести учет присутствия работников на месте
    2. Выявить наличие сверхурочных работ
    3. Рассчитать заработную плату
    4. Доказать прогулы работника в случае необходимости
    5. Использовать его как доказательство в спорах с работником

    Получается, что информация, содержащаяся в табеле, играет очень большую роль на предприятии и занимает важное место в кадровом учете.

    Любая операция на предприятии должна фиксироваться документами. Поскольку начисление заработной платы тоже является хозяйственной операцией, она должна подтверждаться первичкой, то есть, в данном случае, табелем. На основе табеля составляется и некоторая статистическая отчетность.

    Редактор – эксперт по

    Есть еще один важный момент, который нужно учитывать. Поскольку в нем содержатся персональные данные, табель полностью не выдается на руки работникам (статья 84.1 ТК РФ). В случае увольнения, работник может попросить предоставить выписку из табеля в соответствии со статьей 91 ТК РФ.

    Читайте также:  Письмо о проведении аудита образец

    Кто должен составлять табель

    Обычно все вопросы, связанные с кадрами, решаются кадровой службой. Составление табеля также входит в их компетенцию.

    Если кадрового отдела нет, то составлением табеля занимается сотрудник, которого назначает директор. Табель может вести и сам руководитель компании.

    Кто бы не занимался этим важным и ответственным делом, документ должен быть составлен в обязательном порядке.

    Какими способами можно заполнить табель

    Табель – документ обязательный. При его заполнении применяется 2 способа:

    1. Каждый день отмечать кто явился, а кто не явился на работу
    2. Можно записывать только те случаи, которые выбиваются за рамки нормального трудового процесса, то есть только неявки, сверхурочную работу и другие подобные случаи

    Первым способом целесообразно пользоваться в случае, если график работы сменный, то есть нужно учитывать количество отработанного времени в общей сумме.

    Если работа налажена таким образом, что продолжительность смены фиксирована, то лучше использовать второй способ.

    Табель можно заполнять как вручную, так и на компьютере, с помощью специальных программ.

    При заполнении табеля вручную не допускаются исправления, помарки, нельзя использовать жидкость для коррекции. Информация должна быть достоверной и вноситься своевременно.

    Самые распространенные коды, которые применяются при составлении табеля

    При составлении табеля используются общепринятые обозначения, которые понятны всем работникам, работающим с кадрами организации. Таких обозначений достаточно много, они касаются различных аспектов деятельности сотрудников. Приведем самые распространенные из них в таблице.

    В

    КодРасшифровка
    ЯЭтот код ставится, когда работник выходит на обычную рабочую смену
    Так обозначаются нерабочие дни – выходные и праздники
    СКод обозначает время сверхурочных работ
    КТак отражается командировка
    ОТЕжегодный отпуск
    РОтражение отпуска по беременности и родам
    БВ случае, если сотрудник взял больничный лист, проставляется этот код
    НРЕсли сотрудник решил прогулять, то в этот день проставляется такой код
    ННКод проставляется в том случае, если работник не вышел на работу и не объяснил причину

    Кроме этих кодов используются еще коды для обозначения различного вида отпусков и других случаев невыхода на работу. В случае необходимости, можно ввести свои коды, обозначающие явки и неявки работников.

    Заполнение табеля по форме Т-13

    Форма Т-13 является самой распространенной среди всех кадровиков. Несмотря на то, что можно применять неунифицированные бланки, большинство работодателей продолжают пользоваться когда – то введенными формами.

    Табель заполняется один раз за календарный месяц, в 1 экземпляре. Отмечается явка сотрудников за каждый день, как правило, подводятся итоги за первую половину месяца и в целом за месяц. Кроме того, обязательно нужно указать сколько выходных дней было в том или ином месяце.

    Что заполняемКак заполняем
    Сведения о работодателеЗдесь нужно записать название компании или предпринимателя, указать (при наличии) в каком подразделении составляется табель
    Реквизиты табеляУказываем номер табеля (соответствует месяцу) и дату его заполнения. Такой датой является последний день месяца, за который составляется документ. Здесь же указываем за какой период составлен табель, например, с 01.03.2020 по 31.03.2020
    Табличная часть документаЭто, наверно, самый важный блок табеля.

    В таблице на каждого работника выделена своя строка.

    В ней указываем фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность.

    Далее в столбцах нужно прописать табельный номер работника и поставить отметки о явке на работу и о количестве отработанных часов.

    Подводим итоги за первую половину месяца и за месяц в целом.

    Если сотрудник отсутствует на работе, это тоже отмечается: проставляется код причины отсутствия и количество часов. Кроме того, указывается количество выходных дней в месяце.

    Стоит отметить, что информация графы 7-9 нужная для целей бухгалтерского учета и может не заполняться в том случае, если у всех работников 1 код оплаты труда

    Нижняя часть документаТабель подписывает его составитель и руководитель отдела, по которому составляется документ. После этого табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы

    Вот так не сложно и достаточно быстро заполняется табель по форме Т-13.

    Как составить табель по форме Т-12

    Табель формы Т-12 распространен не так широко и используется реже, чем форма Т-13. Дело в том, что данная форма отражает сведения и по расчету заработной платы, а такая конкретика нужна далеко не в каждой организации. В маленьких компаниях и у предпринимателей обычно штат небольшой, поэтому необходимости в составлении такого масштабного документа нет, используются более упрощенные формы.

    Документ состоит из 3 блоков:

    1. Титульный лист
    2. Лист с данными об учете рабочего времени
    3. Лист со сведениями о заработной плате
    Что заполняемКак заполняем
    Титульный листЗдесь нужно указать следующие данные:

    Название организации или предпринимателя

    Номер табеля, соответствует месяцу составления

    Дата составления табеля

    Период, за который составлен табель

    Табличная часть, которая отражает учет отработанного времениПроставляем порядковый номер

    Фамилия, имя отчество сотрудника и его должность

    Табельный номер работника

    Отметка о явках на работу и о количестве часов

    Итоги за первую половину месяца и за месяц в целом

    Если работник отсутствовал на месте, то это отражается в виде кода и указывается количество часов

    Количество выходных и праздников в месяце

    Табличная часть, которая отражает учет заработной платыЭтот раздел – рай для бухгалтера, кадровик мало что поймет в нем.

    Проставляем код выплаты. Обычно это сама заработная плата (код 2000) или отпуск (код 2012)

    ü Указываем счет, на который списываем затраты по заработной плате

    Ставим количество дней, отработанных за месяц и количество дней отсутствия

    По каким причинам работник отсутствовал нужно указать и в виде кода и привести количество дней (часов)

    Нижняя часть табеляЗдесь расписывается сотрудник, который составлял табель и руководитель отдела

    Документ также составляется несложно, не должен вызвать затруднений. Однако не следует забывать, что данная форма

    Образец заполнения табеля по форме Т-13

    Поскольку табель по форме Т-13 заполняется чаще всего, приведем пример его заполнения. Форма проста, не требует заполнения большого количества данных.

    Ответственность за нарушения, связанные с табелем учета рабочего времени

    Табель является первичным документом. За нарушения, касающиеся работы с табелем, предусмотрена ответственность. Согласно статье 5.27 КоАП, если табель отсутствует, то наступает ответственность.

    На кого налагается ответственностьСумма штрафа
    Должностные лица1000-5000 рублей
    Организации30000-50000 рублей
    Если допущены ошибкиВ этом случае решается был ли умысел. Ответственность своя в каждом конкретном случае

    Как видим, ответственность для компании довольно серьезная, поэтому имеет смысл четко выполнять требования законодателя и ежемесячно составлять документ.

    Частые ошибки и вопросы по теме

    Ошибка 1

    Иногда сведения, внесенные в табель, могут измениться в течении дня. Законом не запрещается вносить исправления в табель для отражения полной и правдивой картины. Исправления можно вносить 2 способами:

    • Можно составить дополнительную корректирующую форму. Тогда оба бланка должны храниться вместе
    • Можно справить исходный документ. Для этого нужно зачеркнуть 1 чертой неверную запись и внести исправительную

    Ошибка 2

    Работник выполняет свои обязанности в режиме ненормированного дня. Все дни месяца он работал по своему графику, кроме одного дня. В этом случае можно сделать пометку в табеле, что у данного сотрудника рабочий день не нормирован, а можно использовать код (в том числе и разработанный самостоятельно), под которым указывать фактическое количество отработанных часов.

    В случае, когда работник отпросился у руководства пораньше, как это отражается в табеле?

    Если сотруднику по уважительной причине нужно уйти с работы раньше окончания смены и это согласовано с вышестоящим руководством, то в табеле этот день отмечается кодом «Я», а количество часов указывается по факту работы, в целых единицах.

    Каким образом отражается в табеле командировка в выходные дни?

    Иногда возникает ситуация, когда сотрудник уезжает в командировку в выходные дни или возвращается из нее. При отражении таких моментов в табеле есть свои нюансы. Если командировка попадает на выходной день, то в эти дни в табеле нужно проставить код РВ. Кроме того, заработная плата начисляется по правилам, отраженным в статье 153 ТК РФ. Она будет исчисляться исходя из оклада, взятого в двойном размере, а не по среднему заработку, как в будние дни.

    Табель учета рабочего времени является важным и обязательным документом в любой организации. Его ведение обязательно и карается серьезными штрафами. Табель составляется 1 раз в месяц, на его основе рассчитывается заработная плата по каждому работнику компании. Формы, установленные на законодательном уровне не обязательны к применению, можно разработать свою, которая будет учитывать специфику конкретного предприятия. Однако, большинство работодателей предпочитают применять унифицированные формы и сейчас. Документ существует в 2 видах, какой из них удобнее использовать, решает сама организация.

    Добавить комментарий