Письмо на имя директора образец

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Письмо-просьба

    Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

    Правила составления письма-просьбы

    Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

    Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

    Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

    • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
    • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
    • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
    • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

    Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

    Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

    Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

    Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

    Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

    Инструкция по составлению письма-просьбы

    Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

    Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

    Как отправить письмо

    Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

    Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

    После отправления письма

    Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

    Примеры составления писем-просьб с пояснениями

    Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

    Письмо-просьба о выделении денежных средств

    Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

    От НКО «Помощь пенсионерам»
    Депутату Законодательного собрания
    Иванову И. И.

    Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

    Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

    На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

    С уважением, Петрова А. А.

    Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

    • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
    • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
    • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

    Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

    Письмо-просьба о поставке товара

    Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

    Начальнику компании «ААА»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «БББ»
    Петрова Б. Б.

    Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

    Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

    Наши контакты: (уточнить).

    С уважением, Борис Борисович.

    Письмо-просьба о предоставлении скидки

    Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

    Читайте также:  Акт об утилизации испорченной продукции образец

    Начальнику компании «Восток»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Запад»
    Петрова Б. Б.

    Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

    В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

    Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

    Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

    С уважением, Борис Петров.

    В письме есть следующие важные пункты:

    • Объяснение необходимости скидки.
    • Указание точного размера скидки, сроков.
    • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

    Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

    Письмо-просьба о снижении арендной платы

    Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

    Начальнику компании «Плюс»
    Иванову П. П.
    От руководителя компании «Минус»
    Петрова И. И.

    Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

    За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

    С уважением, Иван Иванович.

    В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

    Письмо-просьба об оплате задолженности

    Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

    Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Где деньги»
    Сидорова П. П.

    Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

    Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

    С уважением, Петр Петрович.

    В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

    • Точная сумма долга.
    • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
    • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

    В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

    Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

    Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

    Начальнику компании «Где деньги»
    Сидорову П. П.
    От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
    Иванова И. И.

    Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

    На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

    • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
    • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

    Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

    С уважением, Иван Иванович.

    Письмо-просьба оплатить за другую организацию

    Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

    Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
    Иванову И. И.
    От руководителя компании «Где деньги»
    Сидорова П. П.

    Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

    С уважением, Петр Петрович.

    Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

    Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

    Директору компании «ААА»
    Петрову Б. Б.
    От общественной организации
    «Дарим добро»

    Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

    Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

    Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

    С уважением, Иван Иванович.

    Подводя итог

    Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

    Деловое письмо. Образец и бланк

    Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы.

    Классификация деловых писем

    Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

    • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
    • письмо – запрос;
    • коммерческие предложения;
    • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
    • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
    • рекламация (официальная претензия);
    • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
    • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
    • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
    • напоминание;
    • поздравление;
    • приглашение;
    • благодарственные;
    • рекомендательные;
    • соболезнования.

    Бланк и образец делового письма

    Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

    Кто должен выступать в роли автора письма

    В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

    Общие правила написания деловых писем

    Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

    Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

    Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

    Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

    • название организации;
    • адрес (почтовый и/или юридический);
    • ИНН, КПП;
    • данные о контактах (телефон, факс);
    • адрес электронной почты;
    • банковские реквизиты;
    • дата написания;
    • регистрационный номер.

    Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

    В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

    Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

    Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

    • причина или цель написания;
    • основная часть;
    • итоговая часть (вытекающая из основной);
    • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
    • должность лица, подписавшего письмо;
    • ФИО исполнителя;
    • список приложений (при их наличии).

    Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

    Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

    Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

    На что обращать внимание при составлении письма

    В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

    Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

    Форма письма должна быть максимально корректной .

    Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

    Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

    Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

    Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

    Читайте также:  Приложение к приказу образец

    Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

    Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

    Как отправить письмо

    Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

    1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

    2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

    3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

    Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

    Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

    Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

    Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

    Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

    • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
    • Обязательно наличие полей: слева – 3 см, справа –1,5 см;
    • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
    • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
    • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

    Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

    • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
    • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
    • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

    Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

    • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
    • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
    • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

    Образцы деловых писем

    Образцы благодарственных писем:

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

    Образцы гарантийных писем:

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

    Оферта. Образцы писем-предложений

    Оферта (договор оферты) – это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

    Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

    Рекламация – это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

    Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

    Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

    Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме – это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

    Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

    Письмо-напоминание – это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

    Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

    Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

    Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

    Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

    Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

    Деловое письмо-приглашение – это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

    Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

    Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

    Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

    Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

    Письмо-просьба – это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу – организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

    Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

    Письмо-соболезнование – это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Основания для составления и цели записок

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    Пример 2

    На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

    Есть и третий вариант.

    Пример 3

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Читайте также:  Решение о создании кфх образец

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

    Образцы для разных случаев

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Служебная записка о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»
    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4
    г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Докладная об отсутствии на рабочем месте

    Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

    Записка о списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

    Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

    Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

    Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

    Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

    Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

    «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

    Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

    «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

    Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

    Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

    Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

    «Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

    «Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

    «Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

    Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

    Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

    Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

    Шаг 3. Обоснование просьбы

    Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

    На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

    Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

    Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

    «Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

    «Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах».

    «Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей».

    Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

    «Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

    «В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

    Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

    «А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

    «Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

    Опишите значимость просьбы

    Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

    «С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

    Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

    Шаг 4. Изложение просьбы

    Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

    «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

    Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

    «Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей».

    В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

    О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

    Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

    «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

    В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

    В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

    Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

    Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

    «Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

    Но могут быть и другие варианты:

    «Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

    «Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

    Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

    «Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие.

    С уважением и благодарностью,

    Директор центра занятости

    «Уважаемый Иван Иванович!

    Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии.

    Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.

    В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании.

    Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития.

    С уважением и благодарностью,

    Директор центра занятости

    И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

    статья была опубликована в журнале «КАДРОВИК» № 4 (апрель), Казахстан, Алматы

    Добавить комментарий