Приказ о замещении на время отпуска

Готовим приказ о возложении обязанностей

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

Скачать образец приказа о замещении на время отпуска генерального директора

Скачать образец приказа о возложении обязанностей с доплатой за временный перевод на другую должность

В каких случаях понадобится приказ о возложении обязанностей

На любом предприятии периодически происходят ситуации, когда тот или иной работник отсутствует. Чтобы не допустить простоя производственного процесса, работодатель возлагает обязанности на коллег отсутствующего. На практике это приходится делать, если основной работник:

  • отправился в отпуск;
  • находится в командировке;
  • не работает из-за болезни.

Есть обоснованные причины, по которым за сотрудником сохраняют пост, даже если он отлучился с работы на длительный срок. Например, это касается тех, кто отправлен в служебные командировки ( ст. 167 ТК РФ ), находится в отпуске по беременности и уходу за малышом (ст. 81 , 256 ТК РФ), проходит медицинское обследование (ч. 1–3 ст. 185.1 ТК РФ ), обучение по профессии (ч. 1 ст. 187 ТК РФ ) и др.

На этот период работодатель вправе осуществить возложение обязанностей на время отсутствия основного работника на других подчиненных. Только предстоит определиться, каким способом поручить им дополнительную работу:

  • добавить нагрузку по аналогичной специальности в пределах их рабочего времени — увеличение объема деятельности или расширение сфер обслуживания ( ст. 60.2 ТК РФ );
  • доверить исполнять одновременно с собственными функциями и чужую работу по иной специальности — совмещение профессий или должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
  • перевести на другую должность, освободив от основной работы, — временный перевод ( ст. 72.2 ТК РФ );
  • взять на временно свободную должность нового сотрудника на основе совместительства ( ст. 60.1 );
  • заключить с новичком трудовой договор на необходимый срок ( ст. 59 ).

Чтобы сотрудник совмещал деятельность на законных основаниях, руководитель прописывает все нюансы о выполнении чужих полномочий в приказе.

На основании чего его готовят

Чаще всего должности совмещают или увеличивают объем деятельности. Если нагрузка слишком велика и совмещать работу на двух постах одновременно невозможно, то оформляют временный перевод. Такой способ подходит, когда работница ушла в отпуск после рождения малыша или при замещении вышестоящих должностных лиц.

Чтобы в дальнейшем трудностей при проверке контролирующих органов не возникало, до издания приказа о временном исполнении обязанностей следует соблюдать основные требования. В первую очередь, необходимо договориться об условиях работы с человеком, которому хотите поручить функции отпускника. Просто издать распоряжение и заставить работать за другого вы не вправе.

Не забывайте: в большинстве случаев без согласия работника увеличить нагрузку или поручить дополнительные функции невозможно. Отправьте работнику письменное предложение о выполнении новых полномочий. В нем оставьте место для согласия и подписи.

На практике такое уведомление отправляют не всегда. Поскольку после устных договоренностей заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, который подписывают обе стороны. Но для контролирующих органов и судебных споров отдельное письменное согласие станет неопровержимым доказательством.

Помните: даже если человек сначала подписал такое согласие, а позже передумал, он вправе отказаться от дополнительной нагрузки. Но обязан предупредить об этом за три рабочих дня.

Вот процедура оформления при делегировании функций методом совмещения:

  1. Сначала получите согласие с работника в письменной форме.
  2. Согласуйте условия и закрепите их в дополнительном соглашении к основному договору.
  3. Если все вопросы решены, издайте приказ о совмещении.
  4. Ознакомьте с ним человека под подпись.

Порядок действий при переводе на другую должность мало чем отличается. И здесь потребуется согласие, допсоглашение (в двух экземплярах) и только затем издание распоряжения.

Закон предусматривает исключительные ситуации, когда согласие не требуется: чрезвычайные ситуации, природные или техногенные катаклизмы, несчастные случаи и аварии на производстве и др. (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ ). В этом случае необходимо только составить приказ о возложении обязанностей в связи с производственной необходимостью, прописав в нем все необходимые условия работы. Среди них новые функции, срок перевода и дополнительная оплата труда. Ее устанавливают в виде фиксированной суммы или процента от оклада ( ст. 151 ТК РФ ).

Без согласия перевести человека на другую должность работодатель вправе не более чем на один месяц. Если устранение последствий ЧС затянется, придется попросить написать согласие.

Содержание приказа

Единого шаблона для документа закон не устанавливает. Каждый работодатель составляет его в свободном виде. Но важно учитывать нормы деловой документации. Одно из требований ко всем подобным распоряжениям -— указать реквизиты предприятия (название, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП). Как и другие распорядительные документы, приказ о делегировании функций отпускника печатают на официальном бланке компании или на обычном листе А4. Только в первом случае реквизиты уже указаны, во втором — придется написать их собственноручно. Ниже следует указать номер, место и дату составления, название документа.

Затем в содержании распоряжения о возложении должностных обязанностей укажите основания (в связи с отпуском, командировкой и т.д.) и нормы ТК. После слова «приказываю» перечислите основные распоряжения, где отметьте следующие сведения:

  • кому поручают чужую работу (Ф.И.О. работника и должность);
  • конкретные функции, которые предстоит выполнять;
  • способ (совмещение, временный перевод, совместительство);
  • период, на который придется замещать;
  • документ-основание (согласие, допсоглашение к трудовому договору);
  • величина доплаты.

После составления документа его необходимо заверить подписью директора, затем автограф ставит работник.

После того, как приказ подготовлен и подписан, он вступает в силу сразу, если в нем не указана другая дата. Но ознакомить с ним временного заместителя необходимо в течение трех дней.

Образец

Обратите внимание на образец приказа о временно исполняющем обязанности на время декрета сотрудницы предприятия.

о возложении обязанностей временно отсутствующего работника (в период отпуска по уходу за ребенком)

г. Санкт-Петербург 12.05.2021

В связи с отпуском по уходу за ребенком начальника кадрового отдела и в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ

  1. Возложить исполнение обязанностей начальника кадрового отдела в порядке совмещения на бухгалтера Тихонову Таисию Тихоновну с 12 мая 2022 года на период отсутствия начальника кадрового отдела.
  2. Установить Тихоновой Т.Т. на этот срок доплату к основному окладу в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей ежемесячно.
  3. Отделу кадров ознакомить бухгалтера Тихонову Т.Т. с настоящим приказом под подпись.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.05.2022 г. №777.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлен(а)

Тихонова Тихонова Т.Т.

Если речь идет об отпуске руководителя компании, то возложение обязанностей на другого сотрудника — обычная процедура. Иначе предприятие остановится. Учтите: одного приказа на время отпуска директора возложить обязанности на заместителя недостаточно. Понадобится выписать доверенность. Она необходима, чтобы заместитель получил возможность заверять документы.

Вот как выглядит распоряжение директора, поручившего исполнять его функции другому должностному лицу.

Образец приказа о замещении директора на время отпуска

Порядок хранения

Сначала приказ обязательно регистрируют в журнале учета внутренней документации компании. Затем подшивают в папку с аналогичными документами, хранят на протяжении установленного законом срока.

В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019, такие распорядительные документы хранят 50 или 75 лет. Первая цифра — для документов, делопроизводство которых завершено до 01.01.2013, второй — для изданных позже этой даты. Обычно их хранят в архиве компании, но если фирму ликвидируют раньше этого периода, то документы передают в госархив.

Читайте также:  Выдача трудовой при увольнении

Как оформить исполнение обязанностей работника в период его отпуска?

При заключении трудового договора определяется круг обязанностей каждого работника. Если он не может их выполнять, нарушается нормальный ход работы организации. В статье расскажем, как грамотно оформить возложение обязанностей директора и секретаря на период их отпуска, какую роль играет приказ о передаче полномочий и доверенность.

Способы замещения отсутствующего работника

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) предусматривает четыре способа оформления замещения отсутствующего работника. Их различия мы упорядочили в Таблице 1.

obyazannosti_otpusk

Если в отпуск уходят директор или секретарь, чаще всего оформляют совмещение должностей. Этот вариант имеет неоспоримые преимущества:

  • обязанности выполняет «свой» человек, знающий специфику работы;
  • проще оформить документы;
  • работа по замещаемой должности выполняется в привычное рабочее время;
  • работник не освобождается от выполнения обязанностей по прежней должности, ход работы организации не останавливается.

Как возложить обязанности секретаря на другого работника?

Рассмотрим ситуацию, когда секретарь уходит в отпуск, а его обязанности поручают другому работнику в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.

Извлечение из ТК РФ

Для поручения дополнительной работы следует оформить:

  • дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • приказ о совмещении должностей;
  • доступ к персональным данным (конфиденциальной информации (при необходимости)), если работник, который будет замещать секретаря, еще не имеет права на доступ;
  • доверенность на получение документов (например, писем на почте), которые раньше имел право получать только секретарь.

Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?

ТК РФ не содержит прямого требования обязательно оформлять соглашение к трудовому договору при поручении работнику дополнительной работы. В статье 60.2 ТК РФ говорится только о письменном согласии работника.

obyazannosti_otpusk

Статья 151 ТК РФ, которая регулирует оплату за дополнительную работу, также не содержит требования оформлять соглашение именно в письменном виде.

obyazannosti_otpusk

Получается, что соглашение к трудовому договору о совмещении должностей может отсутствовать, ведь договориться о размере доплаты стороны могут устно, а свое согласие выполнять определенный объем работы работник может выразить на предложении дополнительной работы или путем оформления отдельного документа. То есть какой-то документ все же оформить надо. Однако на практике предпочтение отдают дополнительному соглашению к трудовому договору (Пример 1). Этот документ закрывает все вопросы и больше отвечает интересам работника, поскольку опыт работы по другой должности не отражается в его трудовой книжке (и соответственно, в сведениях о трудовой деятельности), а для человека важно показать свою компетентность и опыт работы в другой сфере.

obyazannosti_otpusk

Дополнительное соглашение к трудовому договору – это как раз тот документ, который остается у работника и подтверждает срок выполнения и объем работы по другой должности. В соглашении к трудовому договору надо указать:

  • содержание дополнительной работы (перечислить конкретные обязанности, которые будет выполнять работник);
  • срок, на который поручено выполнять дополнительную работу;
  • размер доплаты за совмещение должностей.

Доплату можно установить разными способами (Таблица 2). Работодатель вправе выбрать любой вариант. Если кроме оклада заработная плата работника включает премии, компенсационные и стимулирующие выплаты, в соглашении лучше указать, начисляются ли они на доплату за работу по совмещению должностей. А вот районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях начисляются обязательно [1].

obyazannosti_otpusk

Доплата должна соответствовать объему и содержанию дополнительной работы. В дополнительном соглашении к трудовому договору о совмещении должностей (Пример 1) работнику поручили примерно половину обязанностей, которые зафиксированы в должностной инструкции секретаря, поэтому и доплата составляет не полный оклад.

Законодательство не ограничивает размер доплаты. Если работник будет успевать выполнять обязанности по совмещаемой должности в полном объеме (что в реальности трудновыполнимо, поскольку надо еще делать и свою обычную работу), можно установить доплату даже в размере 100 %.

А.Н. Славинская,
специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2022.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Работник собирается в очередной трудовой отпуск, но его обязанности не получается пропорционально разделить между остальным персоналом? Чтобы отсутствие специалиста не отразилось на деятельности фирмы, придется возложить обязанности отсутствующего на другого сотрудника. О том, как правильно это сделать, расскажем в нашей статье.

Трудовое законодательство предлагает два варианта исхода сложившейся ситуации:

  1. Оформить с сотрудником соглашение на совмещение должностей на период отсутствия отпускника. То есть работник, помимо своей непосредственной работы, будет исполнять обязанности отдыхающего ( ст. 60.2 ТК РФ ).
  2. Подписать с одним из подчиненных соглашение на замещение должностей. Ключевое отличие: назначенный сотрудник выполняет только работу отсутствующего специалиста, без исполнения своих обязанностей ( ст. 72 ТК РФ ).

Независимо от выбранного варианта заручитесь согласием работника-исполнителя. То есть если подчиненный не согласен выполнять обязанности отпускника, то заставить его не получится.

Разберемся в особенностях каждой ситуации более подробно.

Оформляем совмещение должностей

Как мы отметили выше, нельзя принудить к исполнению чужой работы ни одного подчиненного. Однако чтобы исполнитель согласился, его придется заинтересовать материально. Размер доплаты за совмещение должностей на время отпуска определяется путем переговоров и закрепляется в специальном документе — соглашении на совмещение должностей. Такие правила регламентированы в ст. 155 ТК РФ .

Вознаграждение за дополнительную работу можно установить не только в абсолютном размере, например конкретной суммой, но и в процентах, например в процентном отношении к окладу специалиста-исполнителя.

Пример дополнительного соглашения на совмещение обязанностей

После подписания соглашения обеими сторонами руководство компании должно издать приказ либо иное официальное распоряжение, в котором следует указать:

  • причину совмещения должностей, в нашем случае «отпуск основного сотрудника»;
  • период, на который исполнитель будет выполнять свою и чужую работу;
  • должностные обязанности, которые следует исполнять (по должностной инструкции или конкретный перечень);
  • размер доплаты, которую получит специалист-исполнитель.

Пример приказа на совмещение должностей в отпускной период

Оформляем замещение на время отпуска

Если отпускник на предприятии выполнял довольно широкий спектр работы, то возложить этот объем на одного специалиста по совмещению возможно не всегда. В таком случае оформляется замещение сотрудника на время отпуска, оплата обговаривается отдельно. То есть исполнитель будет переведен на ставку отпускника и в данном периоде выполнять свои непосредственные обязанности не будет.

Отметим, что без согласия работника перевести его на другую работу можно только в силу непредвиденных, непреодолимых или чрезвычайных обстоятельств. Полный перечень случаев закреплен в статье 72.2 ТК РФ .

Размер оплаты следует обговорить отдельно, но учитывайте действующие нормы. Так, ТК РФ устанавливает, что при переводе исполнителю должна быть назначена заработная плата с учетом объема обязанностей, квалификации и иных требований. Однако «новая» заработная плата не может быть ниже среднего заработка по «старой» должности.

Следовательно, работодатель не вправе назначить оплату за замещение временно отсутствующего работника на время отпуска исполнителю в меньшем размере, чем он получал до перевода.

Документально перевод оформляется аналогичным соглашением, что и в случае совмещения работ. Распоряжение на замещение оформите отдельным приказом. Для этого примените унифицированные формы № Т-5 или Т-5а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Важные моменты

Оплата по совместительству или замещению подлежит налогообложению в обычном порядке. Иными словами, не забудьте удержать НДФЛ с начисленных доплат, а также исчислите страховые взносы. При наличии у работника налоговых вычетов применяйте их в установленном Налоговым кодексом РФ порядке.

Также отметим, что информация о совместительстве или переводе на период отпуска специалиста в трудовую книжку сотрудника-исполнителя не вносится.

Читайте также:  Где регистрируется договор аренды нежилого помещения

Приказ на замещение на время отпуска – бланк и образец

Приказ на замещение на время отпуска – образец этого документа потребуется при возложении обязанностей временно отсутствующего отпускника на другого сотрудника. Разобраться с тонкостями его оформления поможет наш материал.

Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).

Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.

В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:

  • причину, вызвавшую необходимость замещения;
  • данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
  • сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
  • уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
  • размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;

О порядке доплаты при замещении читайте в статье «Ст. 151 ТК РФ: вопросы и ответы».

  • обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
  • подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.

Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженератехнолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.

Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.

Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.

Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.

Итоги

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.

О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как оформить замещение сотрудника?

Анастасия Ложникова

В каждой организации любой сотрудник может заболеть, уйти в отпуск по уходу за ребенком, в учебный отпуск, одним словом, создать ситуацию, когда его потребуется кем-то заменить. Есть три способа оформить замещение временно отсутствующего работника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод, временный прием. На первый взгляд кажется, что это явления одного порядка. Рассмотрим, в чем между ними разница.

Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.

Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:

  • трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
  • сроки совмещения;
  • объем дополнительной работы (например, размер ставки);
  • доплату за совмещение.

Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.

Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:

  • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
  • дату перевода;
  • срок временного перевода;
  • вид перевода — временный;
  • оплату труда.

Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.

На основании дополнительного соглашения необходимо оформить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно!

Внимание! По окончании срока перевода не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу, иначе перевод будет признан постоянным (ст. 72.2 ТК РФ)! Программа «Контур-Персонал» не только позволяет оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника и распечатать дополнительное соглашение, но и напоминает, когда подходит срок окончания временного перевода!

Наконец, на время отсутствия сотрудника можно оформить временный прием на работу другого работника — как на основную работу, так и по совместительству.

Совместительство — это выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.

При приеме на работу сотрудника следует заключить с ним срочный трудовой договор, указав в числе прочего срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ. Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.

На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, а также внести запись в трудовую книжку работника, если он принят на основную работу. Запись о совместительстве вносить в трудовую книжку не обязательно, если сотрудник этого не требует.

Читайте также:  Расчет тарифов ОСАГО меняют

Внимание! Не забудьте расторгнуть трудовой договор с замещающим работником по возвращении основного сотрудника, иначе договор будет признан бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает об увольнении сотрудника, когда подходит срок окончания трудового договора или возвращается замещаемый работник!

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Приказ о замещении на время отпуска – образец, бланк 2022 года

Отсутствие работника на работе по причине нахождения в отпуске не должно влиять на деятельность предприятия. Поэтому, при выбытии специалиста на отдых, директор предприятия обязан издать приказ о его замещении, с возложением обязанностей выбывшего, на время его нахождения в отпуске.

О том, какая форма такого приказа и как его составить? — рассмотрим в данной статье.

Файлы для скачивания:

Форма приказа

Форма приказа

Для опубликования приказа о замещении можно использовать унифицированный бланк Т-5 или составить его в произвольном стиле. При этом, в нем непременно требуется обозначить:

  1. Номер и дату его формирования.
  2. Ф.И.О. подчиненного, уходящего в отпуск.
  3. Ф.И.О. специалиста замещающего отпускника.
  4. Сроки замещения.
  5. Уточнение дополнительных обязанностей заместителя.
  6. Размер доплаты.
  7. Подпись директора.
  8. Подписи отпускника и замещающего сотрудника об ознакомлении с распоряжением.

Причины для замещения

Причины для замещения

Поводом для замещения отсутствующего специалиста могут оказаться различные обстоятельства. К наиболее распространенным можно отнести:

  1. Отсутствие подчиненного по причине заболевания.
  2. Уход работницы в декретный или запланированный ежегодный отпуск.
  3. Убытие в командировку и т.д.

При этом, нужно отметить, что не каждый раз в подобных обстоятельствах назначается временное лицо для замещения освободившейся вакансии. Основанием, согласно которому публикуется распоряжение на замещение, является отсутствие на работе специалиста, чьи обязанности на кого-то требуется возложить. При этом, причиной отсутствия специалиста на работе, чаще всего является нахождение его в отпуске.

Приказ на замещение во время отпуска формируется одновременно с приказом на отпуск работающего лица, функции которого понадобиться выполнять во время его отдыха.

При этом, не каждое отсутствие подчиненного на работе должно сопровождаться замещением его обязанностей. Например, отсутствие на работе специалиста в пределах 3–5 дней, как правило, не требует замещения.

В то же время, если работница уйдет в декретный отпуск, с последующим 3-хлетним периодом нахождения дома в связи с содержанием младенца, без опубликования приказа с замещением такой сотрудницы, вряд ли можно обойтись. Для этого понадобиться, либо заключить трудовой договор (ТД) с новым работником на период нахождения основной работницы в декретном отпуске, либо временно перевести на освободившуюся вакансию работника с другого рабочего места путем заключения с ним дополнительного соглашения.

Замещение специалиста, с исполнением его прежних основных обязанностей, обычно, осуществляется при уходе основного специалиста в отпуск. Как правило, это осуществляется, если подчиненный отпрашивается на срок более 3-5 дней, когда обязанности отсутствующего специалиста являются важными для предприятия.

Кого можно назначить?

Для запуска процедуры по замещению работника, находящегося на отдыхе, требуется подобрать нужного кандидата для замены. Это обязано быть лицо, обладающее достаточным опытом, профессиональными навыками и образовательным уровнем, соответствующим отпускнику. Это может быть работающее лицо в данном предприятии, так и сторонним специалистом.

При этом, если человек по замещению принимается со стороны, то с ним подписывается срочный ТД на период отсутствия основного специалиста.

Распоряжение о замещении публикуется одновременно с приказом на отпуск. Непременным условием при назначении замещающего специалиста – должно быть полное доверие к нему со стороны директора фирмы и согласие кандидата на замещение отсутствующего лица.

Порядок замещения на время отпуска

Порядок замещения

Право каждого работающего лица на выделение ежегодного платного отпуска регламентируется ст. 114 ТК РФ. Кроме того, ТК РФ и другими законодательными нормами РФ предусматриваются другие виды отпусков, к примеру, отпуск в связи с учебой или отпуск по содержанию младенца.

Таким образом, рано или поздно, каждый директор компании сталкивается с обстоятельствами, когда работник уходит в тот или иной отпуск, и для выполнения его обязанностей во время его отсутствия требуется подобрать специалиста.

Для разрешения такой проблемы можно воспользоваться несколькими подходами, применяемыми коммерческими компаниями, в зависимости от конкретной ситуации, а именно:

  • Временным перемещением другого подчиненного лица на должность отпускника.
  • Временным привлечением другого работника к выполнению обязанностей отпускника путем совмещения вакансий.
  • Временной передачей должностных обязанностей отпускника специалисту того же предприятия путем внутреннего совместительства.
  • Временным привлечением стороннего работника к выполнению должностных обязанностей отпускника.

В зависимости от выбора варианта назначения специалиста для исполнения обязанностей отпускника, с кандидатом на замещение отсутствующего специалиста руководитель обязан заключить, либо дополнительное соглашение к существующему ТД, если специалист является работником данного предприятия, либо ТД со специалистом, назначаемым со стороны. Оформление таких документов с обоюдными подписями, свидетельствует о согласии кандидата на временное замещение освободившейся вакансии.

После согласия работника на замещение отсутствующего специалиста директор предприятия публикует приказ о таком назначении с обозначением условий замещения.

В тексте распоряжения требуется обозначить следующее:

  1. Номер и дата приказа.
  2. Основание, для назначения замещения.
  3. Реквизиты временно отсутствующего специалиста и замещающего.
  4. Сроки выполнения обязанностей временно выбывшего специалиста.
  5. Уточнение должностных обязанностей заместителя.
  6. Сумма доплаты за выполнение обязанностей временно выбывшего специалиста.
  7. Подпись директора.
  8. Подпись работников, отмеченных в приказе об ознакомлении с распоряжением.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

Составлением приказов, как правило, занимается либо кадровик, либо секретарь предприятия. После его формирования, распоряжение передается директору на подпись. При формировании приказа на замещение может использоваться стандартный бланк Т-5. Также разрешено предприятиям разработать собственный шаблон, с отображением в таком распорядительном документе обязательных пунктов.

Большинство кадровиков предпочитают все-таки использовать стандартный бланк Т-5, который можно скачать ниже, с последующим заполнением пустых строк в следующей последовательности:

1) Полное наименование предприятия.

2) Название документа и его цель уже обозначены в скачанном бланке, поэтому здесь понадобиться лишь заполнить номер приказа и дату его составления.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

3) Далее заполняется основной текст, который отображает основание для создания распоряжения и обычно начинается с фразы: «В связи с уходом в отпуск …», где указывается:

  • Ф.И.О. отпускника.
  • Структурный отдел.
  • Должность.

4) Затем перечисляются реквизиты специалиста, на которого возлагаются обязанности отсутствующего работника, с указанием таких же данных, что и отпускника.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

5) В следующем пункте требуется уточнить функции назначенного работника на замещение отпускника, со ссылкой на должностную инструкцию и указанием:

  • Размера доплаты.
  • Даты начала и завершения выполнения функций отсутствующего работника.
  • Перечня дополнительных обязанностей.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

6) Заключительным этапом составления приказа является подписание распорядительного документа директором предприятия и ознакомление, указанных в распоряжении лиц, с приказом.

Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2022 году?

Образец заполнения приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника

Образец заполнения приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника

Скачать бланк и образец 2022 года

Как хранить?

Всем приказам по персоналу предприятия присущи продолжительные сроки хранения. Законом РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004 года в ч. 4 ст. 22.1 отмечено, что такие документы обязаны хранится в архиве 75 лет.

Поэтому, кадровики обязаны знать такое положение и хранить оригиналы таких документов в соответствии с установленным законом. Копии же таких приказов, обычно, сохраняются в бухгалтерии до окончания их актуальности.

Ссылка на основную публикацию