Процедура отказа от служебной командировки

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

В условиях пандемии отмена командировок стала частым явлением. В этой статье мы разберём, можно ли отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что должно быть в приказе об отмене командировки и как правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всём по порядку.

Может ли коронавирус быть причиной отмены командировки

Закон не ограничивает компанию в причинах отмены командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки могут быть разные:

— потеря актуальности поездки;

— семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное — обосновать отмену поездки и по возможности сослаться на официальные документы. Это нужно для того, чтобы у инспекции не возникло лишних вопросов.

Как отменить командировку: инструкция

1. Выпустить приказ об отмене командировки

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё не перечислили и билеты в поездку не купили, достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

Локальные нормативные документы, действующие в конкретном регионе России или другом государстве, например, постановление о режиме ЧС и обязательном карантине для приезжих.

В документе необходимо написать имена и должности работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте укажите номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется предпринять ещё несколько шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением случаев, когда перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернётся. Пользователи Туту могут сдать ж/д и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат осуществляется из корпоративного аккаунта. После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата денег составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при возврате удерживают сборы за свои услуги.

Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.

3. Заполнить авансовый отчёт

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчёта используют стандартную форму АО-1. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать отчёт надо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

В документе напишите:

размер перечисленного аванса;
сумму потраченных средств;
остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД) и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращён, то нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.

4. Произвести расчёты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчётный счёт организации. Некоторые компании могут удержать суточные из заработной платы по заявлению сотрудника.

Как учесть расходы из-за отмены командировки

Расходы на командировку сотрудника — это затраты организации, а не доходы сотрудника. При учёте их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот суточные к расходам причислять не нужно, поскольку работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё со своей карты и при возврате были удержаны сборы, компания все равно должна возместить работнику полную сумму расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены с корпоративного счёта (например в Туту Командировках), то деньги возвращаются напрямую на счёт компании.

Как перенести командировку на другие даты

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают командировку невозможной именно сейчас, но необходимость в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести запланированную командировку на другое время.

Перенос командировки законом никак не регулируется, но это не значит, что он невозможен. По логике, процесс переноса служебной поездки, как и любой другой процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку и указать в ней причину переноса командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник должен ознакомиться с документом и подписать.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок (например, несколько дней), возвращать суточные необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что касается ж/д билетов, то их обменять не получится — только купить другие.

Что в итоге

Для отмены или переноса командировки лучше ссылаться на официальные документы.
Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть (кроме невозвратных билетов).
Штрафы за отмену бронирования — расходы не сотрудника, а компании.
В авансовый отчёт вписывают сумму всех фактически понесённых расходов.
В случае переноса командировки на небольшой срок работник может не возвращать суточные, а использовать их позже.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать

Туту.ру — сервис для организации путешествий и командировок. Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой или с баланса компании в корпоративном аккаунте. Все отчётные документы о поездке приходят на эл. почту и доступны в аккаунте. Подробнее про Туту Командировки

Командировка, как «камень преткновения»: можно ли избежать нежеланной поездки

Служебная командировка — обстоятельство, существенно меняющее для работника не только условия труда, но и сложившийся быт: нередко ему приходится менять свои планы и даже привычки. В то же время заметных бонусов за это он, как правило, не приобретает — труд оплачивается по среднему заработку, возмещаются расходы на проезд и проживание, суточные покрывают лишь первоочередные потребности. В такой ситуации далеко не каждому хочется отрываться от привычного уклада, и уж тут возникает закономерный вопрос — можно ли отказаться от командировки?

Правомерен ли отказ от командировки

Для того чтобы уверенно и обоснованно говорить о возможности или невозможности отказа от командирования, необходимо очертить и тщательно изучить круг нормативно-правовых актов, регулирующих эту область трудовых правоотношений. Среди них в порядке убывания значимости:

Трудовой кодекс РФ;
Положение о направлении в служебные командировки (утв. Постановлением №749 от 13.10.2008);
локальный НПА организации — положение о командировании (коллективный договор и другие документы, содержащие нормы о командировках).

Закон не позволяет отказаться от командировки сотруднику, не имеющему соответствующей льготы

Ни один из названных документов не содержит норм, устанавливающих порядок отказа работника от командировки, за исключением тех случаев, когда такой отказ обусловлен принадлежностью работника к одной из льготных категорий (речь о льготных категориях пойдёт ниже). Таким образом, командировка приравнивается к любому другому распоряжению нанимателя, которое работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и заключённым трудовым соглашением обязан выполнять беспрекословно. Отказаться от командировки в правовом смысле работник, не имеющий соответствующих льгот, не может.

Как отказаться от командировки

Несмотря на то что законодатель не предусмотрел официальной возможности отказа от служебной поездки, варианты выхода из ситуации всё же существуют. Так, о собственном нежелании ехать можно сообщить руководству в устной или письменной форме, надеясь на его расположение и понимание. Если у работника имеется очевидная уважительная причина (необходимость ухаживать за больным родственником, оставаться дома для решения внезапно возникших коммунальных и других проблем и пр.), стоит попробовать договориться с руководителем неофициально, «по-человечески». Причина же типа «просто неохота» вряд ли способна произвести впечатление и решить проблему.

Случаются на практике и такие ситуации, когда работнику известна причина производственной «нецелесообразности» собственного командирования. К примеру:

цель командирования не может быть достигнута по объективным (не зависящим от работника) причинам — неверно выбран пункт назначения, временной промежуток, неправильно составлено служебное задание, другими словами, поездка попросту бесперспективна, рискует с большой вероятностью оказаться неэффективной;
для поездки выбран неподходящий сотрудник (субъективный фактор) – он по своим деловым, физическим или квалификационным качествам не способен достичь поставленной руководством цели (другой вариант — по месту своей постоянной работы в это же время на него возложены задания большей или сравнимой важности).

Любая из описанных причин вкупе с просьбой отменить командировку может быть облечена в форму служебной (докладной) записки на имя руководителя структурного подразделения либо компании в целом. Последний (тот, кто издал приказ о командировании) вправе решить — уважительна ли причина, стоит ли отменять принятое решение. Об отмене командировки будет свидетельствовать резолюция — «Разрешить», «Отделу кадров отменить приказ о командировании» и т. п. В противном случае резолюция руководителя – «Не разрешать», «Возражаю», «Оставить без рассмотрения» и т. п.

Льготные категории работников

В целях обеспечения социальной справедливости законодатель наделил отдельные, особо уязвимые категории сотрудников несколько более широким кругом прав в области командирования. В отношении одной из них наниматель ограничен в праве отправить в поездку необходимостью получить согласие работника, в отношении другой — и вовсе не может командировать ни при каких условиях.

Кого нельзя направлять в командировки

Запрет направлять в командировку означает полное отсутствие такой возможности (даже если сам работник согласен и желает поехать) под угрозой применения к нанимателю административной ответственности (ст. 5.27 КоАП). Среди таких «неприкосновенных» сотрудников:

будущие мамы (ст. 259 ТК);
трудящиеся, не достигшие совершеннолетия (ст. 268 ТК);
инвалиды, программой реабилитации которых предусмотрен соответствующий запрет (ст. 224 ТК).

Трудовой кодекс содержит абсолютный запрет на командирование беременных женщин

Имеются, однако, в приведённом правиле и некоторые исключения. Так, ч. 2 ст. 268 ТК всё же разрешает командировать несовершеннолетних сотрудников, если они трудятся в определённых сферах деятельности, таких как:

киноиндустрия;
СМИ;
театр;
цирк;
концертная деятельность;
другая творческая деятельность, связанная с экспонированием собственных умений и возможностей;
спорт (условия командирования в этой сфере определяются ст. 368 ТК).

Кого могут отправить в служебную поездку только после получения согласия

Довольно обширен круг сотрудников, которых нельзя отправить в командировку против их желания — такие найдётся в любом коллективе. Поэтому первым этапом каждого процесса командирования должна стать проверка сотрудника на наличие соответствующих льгот. Так, согласие обязательно требуется на командировку:

матерей (отцов, опекунов) детей, не достигших трёхлетнего возраста, независимо от того, состоят ли они в браке (ст. 259 ТК);
матерей (отцов, опекунов) детей, не достигших пятилетнего возраста, если они воспитывают детей единолично (ст. 259, 264 ТК);
матерей (отцов, опекунов) детей, имеющих инвалидность (ст. 259, 264 ТК);
сотрудников, имеющих медицинское предписание для ухода за больным родственником (ст. 259, 264 ТК);
учеников (сотрудников, с которыми заключён ученический договор), если суть служебного задания не связана с предметом обучения (ст. 203 ТК);
зарегистрированных как кандидатов в избираемый госорган в период выборной кампании (ст. 41 ФЗ №67 от 12.06.2002).

Существуют некоторые ограничения относительно командирования иностранцев (привлечённых для работы высококвалифицированных специалистов) в те субъекты федерации, на которые не распространяется разрешение на работу, выданное им уполномоченными органами. Так, специализированными НПА ограничено количество дней командировки в течение периода действия такого разрешения.

Как получить согласие на командировку

Закон (ст. 259 ТК) прямо предписывает получать согласие работника на командирование в письменной форме. При этом уведомляемый должен осознавать своё право отказаться от поездки. Это значит, что уведомление в обязательном порядке должно содержать ссылку на правовое основание (статью закона), дающее конкретному сотруднику это право.

Работнику, имеющему право на отказ от командировки, необходимо вручить письменное уведомление об этом

Сроков уведомления законодательство не содержит, но уведомить работника необходимо за несколько дней (в разумный срок — чтобы он имел время на раздумья).

Своё мнение (согласие либо несогласие) по поводу командирования сотрудник выражает путём совершения надписи на самом уведомлении или составления отдельного заявления. Рекомендуется включать в надпись фразу: «Суть уведомления мне ясна. Своё право отказаться я осознаю».

Своё согласие либо несогласие на командировку работник вправе выразить путём составления отдельного заявления

Отказываясь от поездки, работник не обязан каким-либо образом мотивировать своё решение.

Отказ от командировки работника, имеющего соответствующее право, не может повлечь за собой никакого взыскания, даже снижения премиальных выплат.

Что влечёт за собой необоснованный отказ работника от командировки

Отказ от командирования сотрудника, не имеющего льгот в этом отношении — прямое нарушение распоряжения руководства. В зависимости от тяжести этого нарушения (она определяется в каждой конкретной ситуации отдельно, значение в первую очередь имеет размер понесённых производственных и коммерческих потерь) в качестве наказания нанимателем может быть избрана любая из мер взыскания, в том числе и дисциплинарная.

Безусловно, в большинстве ситуация такого рода нарушение не может повлечь за собой увольнения — наниматель может ограничиться снижением размера месячных выплат (надбавок, премии), замечанием или выговором. Тем не менее в случае если нарушение повторное, грубое или вместе с отказом имел место прогул — увольнение не исключено.

Круг сотрудников, имеющих право на отказ от командирования, чётко ограничен законом. Он широк и справедлив. Однако, обосновав своё нежелание ехать уважительной причиной, отказаться от поездки в силах любой сотрудник — достаточно лишь убедить в нецелесообразности командирования руководство. В то же время проявлять агрессию и «идти на принцип» работнику крайне не рекомендуется — это может привести к серьёзным негативным последствиям.

Отмена командировки: как правильно оформить

В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. При отмене служебной поездки важно подготовить необходимые документы и подключить бухгалтера к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить командировку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя.

Причины отмены командировки

Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:

Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.

В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться. Только на основании такого документа можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов. Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена прописывается в отдельном документе.

Работнику нужно уйти на больничный.

Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.
Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.

Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.

Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку.

Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника.

Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.

На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.

Порядок отмены командировки

Чтобы отменить командировку, нужно:

определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.

Возврат расходов

Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.

Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя.

Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов.

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Отказ от командировки: последствия, кто вправе отказаться и по каким причинам

Командировка – это поездка сотрудника организации в населенный пункт, удаленный от постоянного места работы, для исполнения трудовых обязательств. В них входит организация сотрудничества с подрядчиками, подписание договоров, закупка товаров, осмотр объектов на оценку соответствия стандартам и другое.

Так как деловая поездка – это одна из служебных обязанностей сотрудника, по законодательству отказ от командировки невозможен. Однако, есть исключения.

Отказ от командировки по ТК РФ: кого не получится отправить в деловую поездку

В ТК упомянуты категории сотрудников, которые вправе оформить отказ от поездки в командировку:

Срок беременности не влияет на решение о поездке. Отказ от служебной командировки может быть подтвержден на основании справки из женской консультации;

Однако, если их деятельность относится к творческой профессии, отказаться от деловой поездки не получится;

. Если работник с инвалидностью проходит реабилитацию и командировка прерывает этот процесс, он может от нее отказаться. Потребуется справка о лечении;

Исключением может стать случай, при котором командировка связана с ученичеством;

. Отказ ехать в командировку возможен только на период проведения выборов.

Также есть категории сотрудников, которых могут отправить в командировку при получении письменного согласия:

Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
Сотрудники с детьми-инвалидами.

Уважительные причины отказа от командировки

Существует ряд причин, по которым вопрос о командировке может быть решен в пользу работника. В этих случаях работодатель может (но не должен!) отменить, перенести поездку или отправить другого сотрудника.

Отказ от командировки по семейным обстоятельствам

Работодатель может пойти навстречу сотруднику, если имеются следующие семейные обстоятельства:

Рождение ребенка;
Вступление в брак или другое важное семейное мероприятие;
Смерть члена семьи.

Другие причины

Болезнь сотрудника. Если сотрудник не готов выполнять трудовые обязанности по состоянию здоровья, он может взять больничный и отказаться от поездки;
Чрезвычайная ситуация, которая повлияла на жизнь работника. Например, затопление, пожар, кража имущества и так далее;
Срочное оформление или получение документов в период командировки. Например, паспорт, оформление сделки по вопросам недвижимости, вступление в наследство и другое;
Неосведомленность сотрудника о приближающейся командировке по вине работодателя;
Отсутствие документов для поездки или ошибки в них;
Недостаточное финансирование поездки (проезд, проживание, питание и другие расходы).
Невыплата командировочных. Если работник не получил аванс на командировочные расходы до дня поездки, он имеет право отказаться, чтобы не тратить свои деньги.

Предъявление каждой из причин необходимо подтвердить с помощью официальных документов.

Неуважительные причины отказа от командировки

Отказ от служебной командировки не является приемлемым по ТК РФ в следующих случаях:

Нежелание отправляться в командировку;
Совпадение даты поездки с днем рождения сотрудника или другими неофициальными праздниками;
Плохие погодные условия в дни командировки.

Последствия отказа работника от командировки в ТК РФ

Так как необоснованный отказ сотрудника от командировки является невыполнением служебных задач, работодатель имеет право привлечь сотрудника к ответственности. Последствием может стать замечание, выговор, а при повторном нарушении – увольнение.

Как решить вопрос с отменой командировки

Если ваши причины не являются уважительными по законодательству, попробуйте договориться с начальством. Вы можете предложить найти себе замену, отложить командировку или убедить руководителя в том, что деловые вопросы можно решить без поездки.

Приказ об отмене командировки – образец

Приказ об отмене командировки – образец его вы сможете загрузить на нашем сайте – обязателен при отказе организации от намерения направить работника в поездку. Изучим нюансы подготовки и составления такого приказа работодателем.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

Как учесть суммы, выданные работнику, при отмене командировки, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Приказ об отмене командировки включает:

1. Наименование фирмы-работодателя.

2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

командированный сотрудник;
ответственные за исполнение документа.

Скачать бланк и образец приказа об отмене командировки вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2021».

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

Стандартный срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы — 5 лет (ст. 434 перечня Росархива).

А если это работающий во вредных или опасных условиях, то:

50 лет — если документы изданы с 01.01.2003;
75 лет — если до 01.01.2003.

Срок хранения отчета о командировке в архивах фирмы также составляет 5 лет (ст. 452 перечня Росархива).

Узнать больше об отчете о командировке вы можете в статье «Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».

Итоги

В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Можно ли отказаться от командировки — в каком случае это возможно, последствия необоснованного отказа

Для установления связей и взаимодействия хозяйствующий субъект может направлять своих сотрудников, принятых по трудовым контрактам, в служебные поездки. В большинстве случаев, командировка является частью обязанностей работника, поэтому на вопрос, можно ли отказаться ему от командировки, существует ответ — нет. Однако существует перечень категорий работников, у которых есть данное право.

Всегда ли необходимо согласие работника на поездку?

Командировка предполагает отсутствие работника по месту своего проживания некоторое время. В связи с этим иногда работникам не хочет отправляться в другую местность, поэтому они отказываются от предстоящей служебной поездки.

Случаи когда работодателю необходимо обязательно получить согласие работника на выполнение на направление его в командировку перечислены в законе.

К ним можно отнести ситуации, когда существует следующие причины:

командируемые является несовершеннолетним;
женщина находится в положении;
у работника имеются семейные обязанности, не позволяющие ему покидать город проживания (например, одинокий родитель, наличие лица, за которым сотрудником осуществляется уход и присмотр);
наличие у сотрудника группы инвалидности и т. д.

Важно! У вышеперечисленных категорий граждан получение согласия на командировку является обязательным.

И простой работник может привести доводы, по которым в командировку может быть направлен другой сотрудник. Начальник может передумать, но это является его правом, а не обязанностью.

Поэтому, могут ли отправить в иногороднюю командировку без согласия работника — да, но только если он не входит в указанные в законе категории сотрудников.

Ограничения для направления в служебные командировки отдельных категорий работников

Нормы трудового законодательства предполагают существование для определенных категорий граждан установленных в законе социальных гарантий, которые накладывают на руководство определенные ограничения.

Кого нельзя отправлять в командировки

Следующих работников компании нельзя направлять в служебные поездки:

Сотрудницу компании, которая находиться в положении.
Лиц, которым еще не исполнилось 18 лет. Однако, если они относятся к творческим профессиям, представителями средств массовой информации и т. д., их можно отправить в командировку.
Сотрудников с группой инвалидности, если их программа реабилитации устанавливает, что командировка повредит их здоровью.
Если работник привлечен к работе по ученическому договору, а командировка никак не связана с данным соглашением.
Если сотрудник компании является кандидатом. Запрет действует на период выборов.

Внимание! Также необходимо помнить, что гражданам иностранных государств, которые временно находятся на российской территории или временно проживают здесь, в соответствии с законом срок командировки может быть ограничен.

В каких случаях командировка возможна с письменного согласия сотрудника?

Определенные категории сотрудников могут направляться в командировку, только если их руководство предварительно получить у них согласие на это.

К ним можно отнести:

Имеющих малолетних детей (в возрасте до трех лет) материей.
Одиноких родителей (как матерей, так и отцов), если они воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Родителей, у которых есть ребенок с группой инвалидности.
Лица, которые осуществляют уход и присмотр за больными родственниками.

Когда работодатель будет получать письменное согласие, ему необходимо подтверждения факта, что он объяснил данному сотруднику о его праве отказаться от служебной поездки.

Если сотрудник из данной группы не дает своего согласия на служебную поездку, то отправлять его в нее запрещается. Для этих же категорий согласие требуется и в случае продления по инициативе работодателя уже действующей поездки.

Внимание! Кроме этого, у работника необходимо получить письменное согласие, если в командировку необходимо трудиться в выходной либо праздничный день.

Вправе ли работник отказаться от командировки?

В большинстве случаев, работнику не дается право отказа от предстоящей командировки.

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию: как правильно ее сделать в [year] году

Согласно нормам, она считается частью выполнения его трудовых обязанностей. Если он откажется от нее, работодатель может расценить это как невыполнение служебных обязанностей, и работника могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до расторжения трудового соглашения.

Поэтому, может ли сотрудник отказаться от служебной командировки — нет. Если он не относится ко льготным категориям работников, то он не вправе отказываться от поездок. Единственная для него возможность отказаться от поездки — обращение к работодателю с целью его уговора.

Уважительные причины отказа

Не стоит забывать о том, что в момент отказа могут действовать уважительные причины, по которым работник отказывает своему руководству.

По семейным обстоятельствам

Работник сможет отказаться от поездки по делам фирмы, если в данный момент у него есть семейные обстоятельства. Например, рождение ребенка, смерть близкого родственника или вступление его в брак.

Он может согласно нормам взять отпуск за свой счет, и работодатель по закону должен будет его оформить. С разрешения работодателя отказаться от командировки можно, если в данный период у работника запланирован юбилей.

Важно! Однако это право работодателя, а не обязанность — он имеет право отказать в просьбе отменить либо перенести поездку.

При наличии несовершеннолетних детей

Как таковое наличие маленького ребенка не может быть причиной отказа отправляться в командировку. Это же распространяется на многодетных отцов.

Но в то же время, работник может попадать в одну из групп с обязательным письменным согласием:

Одинокий родитель с ребенком в возрасте до 5 лет;
Родитель, ухаживающий за ребенком-инвалидом;
Опекун несовершеннолетнего ребенка;
Сотрудник, производящий уход за больным членом семьи (ребенком).

Внимание! Во всех этих ситуациях работника должны уведомить о поездке заранее, а также сообщить о возможности отказаться от нее.

Если жена сотрудника в положении

Беременная жена может быть причиной отказа будущего отца ехать в служебную командировку. Однако это только причина, и официально отказаться ехать нельзя, поскольку закон не предусматривает такой возможности.

Есть небольшая лазейка, при помощи которой указанную причину можно перевести в иной статус — получить в медучреждении справку о том, что за беременной женой требуется постоянный уход, и муж его осуществляет. Тогда от поездки можно отказаться без последствий из-за наличия больного родственника.

Иные причины

В качестве уважительных причин также могут быть приняты следующие события:

Возникновение чрезвычайной ситуации, которая повлияла на жизнь работника;
Срочность получения какого-либо документа;
Важное мероприятие в жизни семьи.

По состоянию здоровья

Работник может отказаться от поездки, если ему необходимо проходить лечение, либо он имеет медицинские противопоказания. Для этого необходимо оформить заявление, в котором указывается причина. К заявлению обязательно прикладываются подтверждающие документы — справка от врача, копия больничного листа и т.д.

На поездку выделено недостаточно средств

Работодатель перед началом поездки должен выдать работнику денежные средства на оплату проезда, проживания, покрытие иных расходов. Приблизительный расчет производит бухгалтер, и согласует с ответственными лицами.

В случае, если средств выдано недостаточно, и работник может доказать это (к примеру, произвести расчет показателя по имеющимся у него данным), то он может отказаться от поездки, поскольку не обязан финансировать поездку из собственных средств.

Однако тот факт, что выданных средств недостаточно, необходимо будет тщательно обосновать.

Не выплатили командировочные

Работодатель обязан выдать средства для финансирования расходов во время командировки. Если такого рода выплата до момента отбытия в поездку не произведена, то работник имеет право отказаться от командировки.

Это связано с тем,что он по закону имеет право не тратить собственные средства. Наложить на него дисциплинарное наказание в этой ситуации не получится.

Последствия необоснованного отказа для работника

Необоснованный отказ от поездки является по своей сути уклонением от исполнения трудовых обязанностей. За это администрация может наложить дисциплинарное наказание — замечание, выговор либо увольнение. Выбор наказания зависит от степени причиненного предприятию ущерба из-за отказа осуществить поездку.

При наложении взыскания необходимо соблюдать следующие правила:

Работник должен предоставить письменные объяснения по причине отказа, либо комиссия оформляет акт об отказе от дачи пояснений;
Отказ от командировки должен быть оформлен также в письменном виде;
Наказание должно быть назначение не позднее 1 месяца с момента нарушения;
Работник должен быть под роспись ознакомлен с приказом о наложении наказания.

Важно! Увольнение может быть произведено только в случае, если работник ранее неоднократно нарушал трудовую дисциплину.

Процедура обоснования отказа

Как оформить заявление?

Для отказа от командировки работник должен оформить заявление по следующему образцу на имя руководителя фирмы. В шапке указываются сведения о получателе документа, а чуть ниже о его авторе.

Можно ли отказаться от отпуска: в каком случае это возможно, порядок действий при отказе, выплата компенсаций

Далее, необходимо описать причину, по которой производится отказ от поездки. Если работник относится к одной из категорий лиц, которые должны давать согласие на командирование, он прямо указывает на это и прикладывает подтверждающие документы.

Если у работника нет прав на отказ, то предварительно лучше всего поговорить с руководителем и попытаться убедить его отменить поездку, либо направить в нее кого-нибудь другого.

Какие документы нужны?

Документы, которые предоставляются для подтверждения отказа от поездки, в первую очередь зависят от причины.

В качестве них могут выступать:

Больничные листы;
Справки из медучреждений о болезни близкого родственника;
Документы об усыновлении ребенка;
Справка, подтверждающая инвалидность близкого родственника;
Повестка на судебное разбирательство;
Иные документы, которые помогут обосновать отказ.

Неофициальные способы

Работник может отказаться от поездки по формальным причинам, но для этого работодатель должен допустить ошибку в оформлении командировки.

Не оформлены все необходимые документы;
Работнику не выплачены командировочные средства (закон запрещает работнику самостоятельно финансировать поездку);
Задание на командировку не совпадает с функциями работника.

Внимание! Можно найти и более экзотические способы не ехать в командировку — например, оформить фиктивный брак. Однако и в этом случае работодатель может перенести поездку, а для развода необходимо будет затратить силы.

Поэтому, лучше всего найти правомерное обоснование отказа от поездки, и воспользоваться им.

Разрешено ли это сотрудникам полиции и военнослужащим?

Статья 28.5 ФЗ «О статусе военнослужащих» указывает, что сотрудники полиции и военнослужащие не имеют права отказаться от поездки в служебную командировку. В этой области они приравниваются к гражданским лицам.

Однако возможно прервать поездку досрочно в следующих случаях:

Болезнь, которая требует безотлагательного лечения;
Болезнь родственника, который стоит на иждивении у этого сотрудника;
Иные семейные обстоятельства, которые требуют присутствия работника.

Кроме этого, в случае действия чрезвычайного положения, контртеррористических мероприятий и т. д. сотрудник может быть отправлен в длительную служебную поездку без его согласия на период до 6 месяцев. При отказе от поездки он может быть уволен со службы.

Могут ли уволить за отказ от командировки?

Если у сотрудника нет уважительных причин для отказа от поездки, и он не относится к категориям, у кого работодатель обязан спрашивать согласия, то к нему могут быть применены меры дисциплинарного воздействия.

Отказ от командировки по сути является неисполнением должностных обязанностей, и это может повлечь наказание на основании статей 192 и 193 ТК РФ. Какое наказание будет использовано в конкретном случае зависит от последствия отказа от поездки для компании.

Применить увольнение допустимо только в том случае, если у данного сотрудника уже есть непогашенное дисциплинарное наказание на иной проступок. Если такое нарушение происходит однократно, то уволить за него нельзя.

Ответственность работодателя за принуждение к командировке

По общим правилам, работник не может отказаться уехать в командировку, поскольку это является исполнением его служебных обязанностей.

Однако определены некоторые категории сотрудников, у кого работодатель обязан предварительно запросить письменное согласие, перед направлением в поездку. Также в данном документе должно содержаться указание на то, что работник имеет право отказаться.

Если данную процедуру не выполнить, то работодатель понесет ответственность согласно ст. 5.27 КОАП РФ.

Кодекс предусматривает штрафы:

На должностное либо предпринимателя — 1-5 тысяч рублей;
На организацию 30-50 тысяч рублей.

Внимание! Если данное нарушение будет зафиксировано повторно, то размер штрафа существенно увеличится.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Процедура отказа от служебной командировки