Ведение кассовой дисциплины в 2020 году

Кассовая дисциплина в 2020 году

Что это такое

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

  • оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
  • соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
  • соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
  • соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.

Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей. Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2020 году кассовые операции оформляются следующими документами:

    Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

  • Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
  • Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
  • Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
  • Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
  • Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

    Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

    • Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
    • Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

    Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

    Лимит остатка по кассе в 2020 году

    Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).

    Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).

    Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.

    Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.

    Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

    Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно нему в 2020 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

    Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

    В этом случае применяется формула:

    L – лимит остатка наличных денег в рублях;

    V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

    P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

    Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днем сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

    Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2019 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

    Вариант 2. Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы

    Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

    В этом случае применяется формула:

    L – лимит остатка наличных денег в рублях;

    R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег;

    P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым.

    Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.

    Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2019 года.

    В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

    Приказ для установления лимита по кассе

    После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2020 год (образец приказа).

    Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2020 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

    Упрощенный порядок

    Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

    Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

    Выдача наличных денег подотчетным лицам

    Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

    Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

    • Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
    • номер документа;
    • сумма к выдаче;
    • срок;
    • назначение (опционально);
    • дата, подпись.

    Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

    Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

    В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

    Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

    Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

    Ограничение наличных расчетов

    Еще одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

    При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчетных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

    Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

    Деньги из кассы на личные нужды

    Все что зарабатывает организация является ее собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.

    Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

    Примечание: если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

    Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

    До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

    Осуществляя выездную проверку, они могут проверить:

    • учет наличных денежных средств в кассе;
    • распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
    • все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
    • выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

    Штрафы за нарушение правил кассовой дисциплины

    За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:

    • для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
    • для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

    Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

    Контрольно-кассовая дисциплина в 2019–2020 годах

    Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

    Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

    Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона “О ККТ. ” от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:

    • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
    • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
    • ИП, занятыми оказанием услуг, выполнением работ или продажей товаров собственного производства, не имеющими наемных работников – до 01.07.2021 (закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ).

    О возможности неприменения ККТ при УСН в связи с введением онлайн-касс читайте здесь и здесь.

    Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

    Читайте также:  Мат капитал на ремонт квартиры

    Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2019–2020 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

    Кассовая дисциплина обязательна для всех.

    В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

    Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

    • Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.
    • Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
    • Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
    • Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

    Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

    В отношении операционной кассы основные правила таковы:

    • Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
    • Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
    • Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, – ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2019–2020 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
    • Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
    • Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
    • Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
    • Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

    Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.

    • Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
    • Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2019-2020 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

    Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.

    • Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

    Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:

    Что надо знать о работе с ККТ

    Требования к применяемой в 2019–2020 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

    С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

    Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

    Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».

    Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

    Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

    На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

    Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

    О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах – как применять БСО (нюансы)».

    В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

    1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
    2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

    Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

    Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

    ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

    Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

    О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

    Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

    Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

    Проверку кассовой дисциплины в 2019–2020 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

    Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

    • неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
    • превышения лимита расчетов наличными;
    • превышения лимита остатка кассы;
    • использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
    • невыдачи кассовых чеков или БСО;
    • несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
    • выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

    Как проводится проверка кассовой дисциплины

    Проверка кассовой дисциплины в 2019–2020 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

    • Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
    • Отчеты фискальной памяти.
    • Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
    • Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
    • Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
    • Приказ на лимит кассового остатка.
    • Авансовые отчеты.

    При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

    При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

    Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

    Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Срок привлечения к ней с 15.07.2016 увеличен до 1 года со дня совершения правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Ранее срок давности за административные нарушения составлял 2 месяца. Так что разовые нарушения кассовой дисциплины могли оставаться безнаказанными.

    Своевременно же выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

    • штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
    • штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

    Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

    • дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
    • приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

    Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2019-2020 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

    • предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
    • предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

    Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

    • за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
    • введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

    Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

    О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс.

    Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

    Итоги

    Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа – онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

    В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2019–2020 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), – ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

    Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

    Кассовые операции: правила

    Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

    Важные изменения законодательства

    • поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
    • ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
    • изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

    Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

    Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций
    Отменено/изменено

    Суть изменений в правилах ведения операций с наличными

    П. 5.2 утратил

    П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54

    П. 5.1 изменен

    П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты

    П. 6.1 изменен

    П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе

    П. 6.2 изменен

    П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись

    П. 6.3 изменен

    П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)

    П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу

    П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету — Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/poryadok-vedeniya-kassovykh-operatsiy

    Порядок организации и ведения кассовых операций

    Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

    Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.

    Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.

    Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

    Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.

    Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

    Унифицированные формы для кассовых операций

    ВАЖНО! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин . » (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

    • журнал кассира-операциониста;
    • справка-расчет кассира-операциониста;
    • журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
    • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
    • акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
    • акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
    • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
    • журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.

    Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

    Актуальные бланки и образцы

    Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

    Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

    Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

    Пример заполнения РКО

    Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

    Пример заполнения ПКО

    Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

    Пример заполнения

    Использование ККМ в 2020 году

    С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

    • поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
    • в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
    • аптечные организации в сельской местности;
    • по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
    • платных услуг библиотечного дела;
    • прием наличности за коммунальные услуги;
    • образовательные услуги населению;
    • предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
    • оказание услуг центрами культуры и творчества.

    Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

    На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

    По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

    После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):

    • отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
    • сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
    • сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

    Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

    Что делать при неисправности ККМ

    А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

    • сформировать по каждой операции коррекционный чек;
    • в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

    Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

    Проверки ФНС

    • производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
    • как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
    • соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
    • соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
    • выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

    Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

    Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

    • для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
    • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

    Таблица штрафов за нарушения кассовой дисциплины

    Понятие кассовой дисциплины

    Правила ведения кассовых операций в организации закрепляют указания Центробанка России № 3210-У. Нормативный документ предусматривает порядок работы с наличными денежными средствами в учреждении. За любое отклонение от установленных требований предусмотрена ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций. Но это не единственный норматив в работе с наличностью.

    Все организации и ИП, которые принимают наличную оплату за оказанные услуги и работы или реализованный товар от физических лиц, обязаны применять онлайн-кассы. Работать без ККТ нового поколения запрещено (закон № 54-ФЗ и закон № 290-ФЗ). Если компания или коммерсант проведет операцию «мимо кассы», то штрафов не избежать.

    Ключевые правила организации работы с кассовыми операциями — в статье Новое в кассовой дисциплине: как избежать штрафов».

    Порядок организации кассы

    Для соблюдения установленных норм учреждению достаточно выполнить пять ключевых шагов:

    1. Назначить ответственного работника за ведение кассовых операций. Ознакомьте сотрудника с положениями указаний № 3210-У и закона № 54-ФЗ в последней редакции под подпись.
    2. Обеспечьте сохранность кассы и документации. Необходимо оборудовать кабинет сейфом, в котором храните деньги, ордера, кассовые книги и чековую книжку.
    3. Установите предельный лимит остатка наличности в кассе. Эта сумма вычисляется расчетным путем, по приходу или выбытиям из кассы. Не допускайте превышение лимита на конец рабочей смены или дня, иначе гарантированы штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины. Излишки вносите на расчетный счет компании в банке. В дни зарплаты остаток может быть больше лимита.
    4. Все операции отражайте специальными кассовыми документами. На приходные операции выписывайте приходный ордер, на расход — расходный. Регистрируйте операции в кассовой книге. Если принимаете наличную оплату за товар, работы, услуги, используйте онлайн-ККТ.
    5. Тратьте выручку только на разрешенные цели. Перечень одобренных затрат приведен в указаниях Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

    Какие нарушения допускаются

    Подконтрольные организации обязаны разбираться и понимать, за какие кассовые нарушения штрафуют, и при каких условиях наказания недопустимы. Всего выделяют пять категорий проступков, за которые предусмотрена административная ответственность:

    За расчет наличными сверх лимита

    Если организация рассчиталась наличными деньгами в сумме более 100 000 рублей в рамках одного контракта.

    Нецелевое расходование наличной выручки

    Если компания потратила наличную выручку на цели, не предусмотренные указаниями № 3073-У. Например, выплатила заработную плату или перечислила страховые взносы.

    Превышение лимита кассы

    Если в кассе организации на конец рабочего дня денег осталось больше, чем утвержден лимит остатка. За исключением дней выплаты зарплаты, пособий и стипендий.

    Неоприходование наличной выручки

    Если поступившая в кассу выручка не оприходована в установленном порядке. То есть не оформлена кассовая документация (ПКО, фискальный чек или БСО).

    Нарушение порядка ведения операционной онлайн-кассы

    Если фирма допустила отклонение от правил ведения онлайн-касс по закону № 54-ФЗ. Например, не оприходовала покупку через онлайн-ККТ.

    Исключением являются длящиеся преступления. Это категория проступков в части нарушений положений закона № 54-ФЗ. Например, если организация длительное время не переходит на онлайн-кассу.

    Виды наказаний за нарушения

    За проступки в части соблюдения кассовой дисциплины нарушителя ждет административная ответственность. Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ и письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предусматривают следующие виды взысканий:

    • предупреждение;
    • штраф в отношении ответственного работника (руководителя или иного сотрудника организации);
    • штраф в отношении компании-нарушителя.

    В отношении проступков в части соблюдения закона 54-ФЗ (ст. 14.5 КоАП РФ) наказания следующие:

    • предупреждение;
    • штраф на ответственное лицо;
    • штраф на организацию;
    • дисквалификация должностного лица;
    • приостановка деятельности компании (срок до 90 дней).

    Штрафы и наказания за нарушения кассовой дисциплины

    Представим в виде таблицы, какие штрафы предусмотрены за нарушение кассовой дисциплины. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ, нарушителей накажут:

    Штрафы для должностных лиц и ИП

    Штрафы для юрлиц

    За нарушения кассовой дисциплины (указания 3210-У):

    • расчет наличными сверх лимита;
    • нецелевое расходование наличной выручки;
    • превышение лимита кассы;
    • неоприходование наличной выручки.

    От 4000 до 5000 рублей.

    От 40 000 до 50 000 рублей.

    За нарушение, допущенное впервые, — предупреждение. За повторный проступок — штраф, в зависимости от правового статуса СМП.

    Нарушение порядка ведения онлайн-касс (закон № 54-ФЗ):

    Прием наличной выручки мимо онлайн-ККТ.

    От 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.

    От 75% до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб.

    Штраф могут заменить предупреждением, если проступок выявлен впервые.

    Повторное неприменение ККТ, если сумма выручки, проведенной мимо кассы, составила 1 миллион и более.

    Дисквалификация должностного лица от года до двух лет.

    Для ИП — приостановка деятельности до 90 суток.

    Приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

    Приостановка деятельности до 920 дней.

    Онлайн-касса не отвечает установленным требованиям либо нарушен порядок применения ККТ.

    Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей.

    Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

    Предупреждение или штраф.

    Документы, связанные с применением ККМ, не предоставлены в ФНС по запросу.

    Чек или БСО не выдан покупателю.

    Предупреждение или административный штраф в размере 2000 руб.

    Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб.

    Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб.

    Кто и как проверяет соответствие законодательству

    Законодательство предусматривает два вида контроля над соблюдением порядка ведения кассовых операций. Это внутренняя и внешняя формы контроля.

    Внутренний контроль

    На проведение ревизий внутреннего характера уполномочены штатные сотрудники организации. Например, провести внезапную ревизию кассы вправе главный бухгалтер или руководитель организации.

    Порядок проведения ревизии, как и перечень уполномоченных лиц, закрепите в учетной политике учреждения. Либо издайте отдельный приказ. Учтите, что внезапная ревизия кассы проводится группой лиц. То есть специально созданной комиссией.

    Проверку кассовой дисциплины в организации следует проводить и при смене кассира (работника, ответственного за прием и выдачу наличных, оформление документов).

    Внешний контроль

    Под внешним контролем кассы понимаются проверки и ревизии соблюдения кассовой дисциплины, которые осуществляются государственными органами, службами и ведомствами.

    Представителей коммерческих структур уполномочена контролировать ФНС. Инспекция разрабатывает и утверждает специальные планы выездных налоговых проверок. В соответствии с планами, выявляются риски от нарушений кассовой работы. ФНС вправе провести внеплановую ревизию. Учтите, что отсутствие компании в плане проверок ФНС не является гарантией того, что инспекторы не приедут с ревизией. Инспекция уполномочена назначить внеплановый контроль при наличии веских оснований и даже без них.

    Бюджетный сектор контролирует не только ФНС. Ревизии кассы вправе проводить:

    • Счетная палата;
    • ревизионный отдел финансового органа, в котором обслуживается учреждение;
    • Министерство внутреннего финансового контроля;
    • Министерство финансов;
    • учредитель или профильное министерство и ведомство;
    • органы прокуратуры и следственного комитета;
    • иные представители госструктур.

    Бюджетников на нарушения по кассовым операциям могут проверять хоть каждый день, так велико число контролеров и ревизоров.

    При инициации внешней проверки кассы контролер обязан предоставить:

    • удостоверение контролера;
    • распоряжение ведомства, инициировавшего контрольное мероприятие;
    • план проведения ревизии;
    • предмет проверки;
    • сроки проведения контрольного мероприятия.

    Как фиксируются нарушения

    Выявленные ошибки, отклонения и проступки оформляют специальным актом. Иначе привлечь нарушителя к ответственности нельзя. Проверьте, все ли обязательные реквизиты отражены в акте про нарушения при проверке кассовых операций. К ним относят:

    • наименование документа, дата составления, номер;
    • наименование подконтрольной организации;
    • члены комиссии (Ф.И.О., должности) — для внутренней проверки;
    • должность, Ф.И.О. ревизора, наименование ведомства — для внешней формы контроля;
    • кассир или иное материально-ответственное лицо (Ф.И.О., должность);
    • перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (это не только наличность, но и марки, ценные бумаги, бланки строгой отчетности);
    • сумма наличных денег и стоимость прочих ценностей по учетным данным;
    • последние номера приходных и расходных ордеров (при наличии);
    • детальное отражение факта и содержания нарушения.

    Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение (документы, ведение, штрафы)

    Кассовая дисциплина представляет собой свод обязательных к выполнению правил для ИП и предприятий (организаций, фирм и т.д.), в котором прописано, в каком порядке должно происходить и какими документами сопровождаться перемещение наличности, ее хранение. Эти правила зафиксированы в различных нормативно-законодательных актах.

    № п/пНазваниеКраткое содержание
    1ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗСодержит правила использования ККТ
    2Документ Центрального Банка РФ от 07.10.2013года № 3073-УПрописывают требования по выполнению расчетов с наличностью
    3Документ ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-УОпределяют порядок в котором следует проводить операции по кассе для ИП и юрлиц.
    4ФЗ от 03.07.2016г. № 290-ФЗОписывает возможности использования онлайн-касс

    Максимально полная информация о том, как соблюдать требования по ведению кассовых операций индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, представлена в Указаниях Банка РФ № 3210-У и № 3073-У.

    Указания Банка РФ № 3073-У рассматривают общие вопросы для всех субъектов экономической деятельности при выполнении расчетов наличными средствами.

    Указаниях Банка РФ № 3210-У прописывают правила выполнения кассовых операций для юридических лиц, зарегистрированных на территории РФ, а также упрощенные способы выполнения кассовых операций для субъектов, относящихся к категории малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей.

    Основные компоненты, составляющие ведения кассовой дисциплины:

    • В каком Порядке корректно выдавать из кассы наличные деньги работникам предприятия и ответственным лицам.
    • Требования по оформлению и заполнению документов, которые фиксируют этапы и моменты движения наличных средств кассы.
    • Соблюдение требований по остатку денег в кассе к концу трудового дня на предприятии.
    • Выполнение ограничений (при их наличии) при выполнении взаиморасчетов наличностью между субъектами экономической деятельности в поле действия всего одного договора о сотрудничестве (на сегодня величина денежной суммы при выполнении расчетов наличными деньгами по закону не должна быть более 100,0 тыс. руб.).

    Для кого обязателен порядок по соблюдению движения наличных денег в кассе в 2020 году

    В соответствии с реалиями настоящего времени, практически все организации, какую бы организационно-правовую форму хозяйствования они не применяли и какую систему налогообложения не использовали, обязаны выполнять правила по движению наличных (п.5, ст. 346.26; п. 4, ст. 346.11 НК РФ). А именно:

    • Индивидуальные предприниматели, использующие в своих расчетах наличные средства;
    • Организации (предприятия, фирмы) с любой формой собственности.
    • ИП и организации, использующие в своей работе унифицированные бланки строгой отчетности.
    • ИП и организации, использующие в своей работе кассовую технику.

    Правила выполнения расчетов наличными средствами в РФ в валюте РФ (Указания Банка РФ № 3073-У)

    Установлен лимит в отношении проведения расчетов наличными деньгами между ИП и юридическими лицами в рамках действия одного договора, он составляет 100,0 тыс. руб. или сумму, эквивалентную 100,0 тыс. руб. при выполнении наличных взаиморасчетов в иностранной валюте.

    Ограничения по целям использования наличных денег из кассы ИП и юридических лиц

    Наличные деньги, которые поступили в кассу за реализованные товары, оказанные услуги или выполненные работы не могут быть потрачены юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем в каких-либо иных целях, кроме следующих:

    — осуществление выплат сотрудникам заработной платы;

    — осуществление выплат сотрудникам, которые носят социальный характер;

    — выплаты сумм страховых возмещений;

    — можно выдавать наличные деньги из кассы для личных потребностей ИП, которые не должны быть связаны с его деятельностью как индивидуального предпринимателя;

    — разрешено оплачивать товары, услуги, работы (за исключением ценных бумаг;

    — выдавать сотрудникам наличные деньги под отчет;

    — возвращать из кассы деньги за возвращенные, ранее купленные за наличные деньги, товары, не выполненные услуги;

    Существуют ли организации, для которых отсутствуют ограничения по расходованию наличных денег из кассы

    В настоящее время в РФ кредитные организации обладают полным правом самостоятельно распоряжаться наличными денежными средствами, находящимися в их кассе.

    Какие документы и кто должен оформлять при движении наличных денег в 2020 году

    Все финансовые операции по ведению кассовых операций должны быть документально оформлены. На это имеет право в организации отдельный сотрудник, как правило, это кассир. Если на предприятии несколько кассиров, то надо назначить среди них старшего кассира.

    Документы по движению наличных денег может также оформить главный бухгалтер предприятия, в случае индивидуального предпринимательства – непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

    № п/пНазвание документа полноеНазвание краткое (форма)В каких случаях и на основании чего оформляетсяПорядок заполнения и ведения
    1Кассовая книгаКО-4На основании приходного кассового ордера и расходного кассового ордера вносят информацию в книгу по каждому случаю поступления и выдачи наличных средств кассы.Ежедневно ответственный сотрудник (кассир) обязан к моменту завершения трудового дна провести сверку сведений, указанных в книге с другими документами по кассе и рассчитать размер остатка в кассе наличных средств. При отсутствии операций по кассе в ходе дня кассовая книга не заполняется.
    2Книга учетаКО-5Заполняется при наличии нескольких кассиров в организацииВносятся записи в отношении движения наличных денежных средств между непосредственно старшим кассиров предприятия и другими кассирами с подтверждением в виде их личных подписей.
    3Приходный кассовый ордерПКОКогда происходит пополнение кассы деньгамиПри фиксировании поступления денежной наличности в кассу бланком строгой отчетности или чеком допустимо формировать ПКО на всю сумму наличности, принятую в течение рабочего дня.
    4Расходный кассовый ордерРКОПри выдаче из кассы предприятия наличных денегПри предоставлении РКО ответственный сотрудник (кассир) обязан удостовериться в правильности оформления документа и личности сотрудника, его предъявившего
    5Расчетно-платежная ведомостьРПВПри выдаче из кассы выплат сотрудникам (зарплаты, стипендии и др.)Согласно общим требованиям

    Документы по движению денежных средств возможно оформлять как на бумажных носителях так и в электронной форме.

    Что касается документов (ТОРГ-1-ТОРГ-31, КМ-1-КМ-9, другие), унифицированные формы которых установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 , то на сегодняшний день их ведение не является обязательным (разъяснения в письме Министерства финансов РФ от 16.09.2016г. № 03-01-15/54413).

    Каким должен быть лимит остатка денежных средств в кассе предприятия, ИП

    Соблюдение величины предельно допустимого размера остатка наличных денежных средств в кассе (лимита) или как еще его иногда называют – переходящего остатка – важнейшая составляющая кассовой дисциплины.

    Все денежные средства, которые превышают лимит, следует направлять в банковское учреждение. Есть и исключения, они возможны в те дни, когда:

    • выплачивается заработная плата сотрудникам,
    • выплачиваются стипендии студентам,
    • в выходные дни, при проведении операций в кассе.
    • В нерабочие дни, при проведении операций в кассе.

    Лимит необходимо установить на предприятии, в организации внутренним документом, например приказом. В отсутствии такого документа размер лимита становится равным нулю и любая сумма в кассе в конце рабочего дня будет, соответственно, превышать нулевой лимит.

    В том случае, если в кассе есть сумма денег, которая превышает лимит, это по законодательству приводит к штрафным санкциям.

    Что можно не делать ИП и малым предприятиям по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У)

    Порядок выполнения операций по кассе несколько лет назад несколько упростили, но не для всех. Это коснулось только малых предприятий, в том числе и микропредприятий, а также индивидуальных предпринимателей.

    Что можно не делать ИП и малым предприятиям в связи с принятием правил по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У):

    • лимит остатка в кассе можно не устанавливать;
    • не составлять следующие документы :

    Важно! Но все же, не смотря на эти допущения, специалисты рекомендуют индивидуальным предпринимателям все же формировать документы. Это позволит в сложной ситуации разобраться с тем, когда и кому были переданы деньги и в целом, контролировать наличные денежные средства.

    Кто и как проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины

    В настоящее время право контролировать выполнение требований по выполнению кассовой дисциплины предоставлено ФНС РФ (ст.7 ФЗ от 21.03.1991г. № 943-1).

    Порядок проведения требований кассовой дисциплины предусмотрен и утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 17.10.2011г. № 133н.

    В ходе выездной проверки сотрудников налоговой инспекции могут интересовать:

    • Документы по оформлению операций, выполненных по кассе (отчетность, кассовая книга, РКО, ПКО, документы по ККМ и др.).
    • Порядок учета наличных денег в кассе.
    • Отчеты, распечатанные из фискальной памяти ККТ.
    • Документы, связанные с покупкой, регистрацией и работой ККТ.
    • Выдача кассовых чеков (БСО) покупателям.
    • Наличие приказа на формирование лимита остатка в кассе.
    • Отчеты по авансам.

    В ходе проведения проверки сотрудниками налоговой службы могут быть запрошены как любые документы, которые связаны с непосредственным предметом проверки, так и пояснения к ним.

    Ответственность и штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины

    По результатам проверки представители налоговой службы при обнаружении несоответствий фактической ситуации по ведению кассовой дисциплины с требованиями нормативов могут наложить штрафы, размеры которых весьма существенны.

    Вид нарушенияРазмер штрафа, тыс. руб. / дисквалификация сроком наНа кого возлагается административная ответственностьОснование применения
    Несоблюдение требований по работе с наличными деньгами и не выполнение требований по ведению кассовой дисциплины4,0 – 5,0 тыс. руб.Сотрудник, должностное лицо ИПп.1, ст.15.1.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ
    40,0 – 50,0 тыс. руб.Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо)
    Неприменение контрольно-кассовой техникиот ¼ до ½ от суммы размера платежа, выполненного без ККТ, но не менее, чем

    10,0 тыс. руб.

    ИПп.2, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ
    От 75,0% до 100,0% от суммы размера платежа, выполненного без ККТ, но не менее, чем

    30,0 тыс. руб.

    Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо)
    Повторное нарушение порядка применения ККТ, если общая сумма сделки составила 1,0 млн. руб. и большеДисквалификация ответственных сотрудников от 1-2 летОтветственные сотрудникип.3, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ
    Остановка деятельности на 90 сутокДля ИП, предприятия, фирмы (юридическое лицо)
    Использование в работе ККТ, не отвечающей требованиямПредупреждение или штраф от 1,5 тыс. руб. до 3,0 тыс. руб.Ответственные сотрудникип.4, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ
    Предупреждение или штраф от 5,0 тыс. -10,0 тыс. руб.Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо)
    Непредставление информации по требованию сотрудников налоговой инспекцииПредупреждение / штраф 1,5 тыс. руб. – 3,0тыс. руб.Должностные лицап.5, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ
    Предупреждение / штраф 5,0 тыс. руб. – 10,0 тыс. руб.Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо)
    Непредставление кассового чека покупателюПредупреждение / штраф 2,0 тыс. руб.Должностные лицап.6, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ
    Предупреждение / штраф 10,0 тыс.руб.Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо)

    За такое административное правонарушение, как нарушение порядка ведения кассовой дисциплины, можно привлечь к административной ответственности можно в течение 2- месяцев с момента, когда это случилось (п. 1 ст. 4.5. КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ).

    Если же кассовая дисциплина была нарушена один раз, то штрафов можно вообще избежать. Но впоследствии это может создать для Вас негативный имидж в глазах сотрудников налоговой инспекции и стать поводом для новых либо повторных проверок со стороны налоговых органов.

    Как вести бухучет кассовых операций

    Расчеты наличными деньгами, несмотря на множество вариантов безналичных расчетов, остаются все так же актуальны. Они учитываются в организациях на активном счете 50 «Касса». Бухгалтеру, кроме стандартных проводок и привычных форм первичных документов по кассе, приходится учитывать и изменения законодательства, и введение в обиход кассовых операций технических новшеств – онлайн-касс (кстати, не так давно собрали горячий ТОП-10 вопросов про онлайн-кассы), уделять внимание возникающим в бухучёте нюансам: соблюдение кассовой дисциплины всегда строго контролируется государством.

    Общие положения и нюансы

    Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта. Он содержится в указании №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ.

    Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы. Это:

    • фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;
    • ИП.

    И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу. Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.).

    Учет наличности состоит из:

    • учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-1, КО-2);
    • хранения наличности;
    • установления и соблюдения лимита кассы;
    • заполнения кассовой книги (ф. КО-4);
    • сдачи наличных денег в банк.

    Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.

    Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная форма КО-5, в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства.

    Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности. В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.

    Заработная плата выдается из кассы по расчетным (расчетно-платежным) ведомостям, может быть оформлен и расходный ордер на выдачу. На сумму, выданную по ведомости, тоже составляется общий РКО. Выдача средств «подотчетнику» возможна либо по его заявлению, либо по распоряжению руководства.

    При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс. рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.).

    Как считать лимит кассы

    В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:

    • по объему поступления наличности в кассу;
    • по объему выдачи наличности из кассы.

    Формулы расчета такие:

    • L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;
    • L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».

    Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно. Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности. Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера.

    Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.

    550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.

    Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.

    Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.

    Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:

    • выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
    • выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).

    Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.

    Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.

    Проводки

    Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.

    • 50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
    • 50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
    • 50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
    • 50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.
    • 51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
    • 70/50 – выдана наличными зарплата.
    • 71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
    • 60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
    • 66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).
    • 75/50 – дивиденды выплачены наличными.

    При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:

    1. 50/90-1 – выручка с розницы. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.
    2. 41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.
    3. 76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).

    Операции по онлайн-кассе

    1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.

    Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.

    На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:

    • актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
    • журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
    • отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).

    Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):

    • отчеты об открытии/закрытии смены;
    • отчет о закрытии фискального накопителя;
    • кассовый коррекционный чек;
    • подтверждение оператора и др.

    Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.

    Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.

    Добавить комментарий