Как сделать маршрутный лист

Маршрутный лист

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Инструкция: оформляем маршрутный лист

Кто использует

Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2020 может быть использован следующими категориями работников:

  1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
  2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
  3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
  4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

Актуальный бланк маршрутного листа

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
  2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
  3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
  4. Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
  5. Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:

  1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
  2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
  3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
  4. Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера. Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.

Бланк маршрутного листа для курьера

В конце документ должен быть заверен. Сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись). Затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример заполнения

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Читайте также:  Надо ли менять стс при смене прописки

Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы. Далее предлагаем скачать бланк маршрутного листа в отпуск на автомобиле.

Образец маршрутного листа служебных поездок

Образец маршрутного листа служебных поездок

Похожие публикации

Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.

Что такое маршрутный лист

Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:

  • водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
  • курьеры;
  • сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
  • сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).

Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.

Маршрутный лист: для чего он нужен

Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:

  • подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
  • подтверждать прибытие работника в то или иное место;
  • служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
  • служить для анализа и оптимизации маршрутов.

В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:

  • в бухгалтерию;
  • непосредственному руководителю сотрудника.

Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.

Маршрутный лист: образец

Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.

Как сделать маршрутный лист

Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
  • дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
  • адреса, прибытия и убытия;
  • время прибытия и убытия (при необходимости);
  • стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
  • отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.

По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.

Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.

Как заполнять маршрутный лист

Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:

  • маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
  • указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
  • дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)

После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка

Правила оформления маршрутного листа

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

Для чего нужно составлять маршрутный лист

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

  • составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
  • соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
  • подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
  • учет затрат времени на отгрузку.

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Разъездной характер работы и Трудовой кодекс

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ , расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Особенности оформления маршрутного листа

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

  • название документа;
  • его номер;
  • наименование организации;
  • должность работника (водитель, курьер, другие должности);
  • сведения о транспортном средстве;
  • дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

Маршрутный лист, образец для водителя

Маршрутный лист для курьера

Предлагаем скачать бесплатно образец и бланк маршрутного листа и пользоваться тем, который наиболее подходит для целей организации, а можно переработать бланки, данные в качестве примера, задав себе вопрос: какие реквизиты и поля включить в предлагаемый шаблон.

В отпуск на личном автомобиле

Некоторым категориям работников полагается компенсация затрат на оплату проезда в отпуск, в том числе на личном автомобильном транспорте. Такие льготы полагаются «северянам» в соответствии с Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.

Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.

Маршрутный лист для отпуска на машине

Порядок учета, хранения и уничтожения

Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Однако на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с пунктом 842 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 №558, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.

Читайте также:  Комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения

Отличие маршрутного листа от путевого

Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:

  • может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
  • не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
  • выдается при производственной необходимости;
  • не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.

Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.

Образец маршрутного листа

Маршрутный лист — это документ, на основании которого обосновывают списание расходов на возмещение трат при разъездном характере работы. Он помогает повысить эффективность отдела логистики и бухгалтерии.

Для чего нужен маршрутный лист

Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем маршрутный лист вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Образец маршрутного листа

Утвержденной формы бланка не существует, и организации самостоятельно разрабатывают необходимые формы. Главное, чтобы документ позволял проследить цели и маршруты поездок, содержал все реквизиты первичного документа.

В качестве основы есть путевой лист по форме №3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.

Порядок оформления

  1. Маршрутный лист составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
  2. Данные о выдаче документа заносятся в журнал.
  3. По ходу движения в листе делаются отметки.
  4. По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К маршрутному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор — подписывает. После этого на основании маршрутного листа и приложений к нему работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Правила заполнения

Маршрутный листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за день. Заполняется он следующим образом:

  • вверху документа по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
  • записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
  • в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, сумма затраченных средств;
  • маршрутный листок подписывает сотрудник, на которого он оформлен, и бухгалтер предприятия.

После того как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него иногда обращают внимание контролирующие структуры.

На что обратить внимание

  1. Порядок работы с данным документом утверждается ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
  2. Печать на документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности документу.
  3. Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
  4. Маршрутный лист не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Система пропусков из-за карантина

Из-за пандемии коронавируса в России введен режим повышенной готовности или, как сейчас популярно говорить, режим самоизоляции. В нескольких субъектах (например, в Кировской области (Постановление областного правительства от 25.03.2020 №122-П), Краснодарском крае (Постановление краевого губернатора от 31.03.2020 №185) власти ввели карантин — более жесткие правила по сравнению с остальными субъектами.

В период самоизоляции гражданам рекомендуется преимущественно находиться дома или на даче. Покидать жилые помещения разрешено в экстренных случаях: пожар, наводнение, террористический акт, необходимость получить неотложную медицинскую помощь. Есть еще три послабления, когда допускается выйти на улицу:

  • вы идете купить продукты или медикаменты;
  • выбросить мусор;
  • погулять с домашним животным.

Это не значит, что, если вы выйдете на улицу подышать свежим воздухом с ребенком, за вами начнет охотиться Росгвардия. Роспотребнадзор рекомендует ограничить контакты с большим количеством людей и соблюдать расстояние в 1–2 метра. Но запрета выходить на улицу нет.

Другое дело, организации с непрерывным производством и те, кто обеспечивает нормальную жизнедеятельность населения (поликлиники, водоканал и прочие службы, поставляющие коммунальные услуги, службы спасения). Им разрешено в этот период продолжать функционировать, в отличие от торгово-развлекательных центров, салонов красоты и парикмахерских, кафе и ресторанов. Среди тех, кто «останется в строю», — компании, осуществляющие перевозку грузов. Но сейчас, помимо маршрутных листов, руководители обязаны выдавать своим сотрудникам пропуска, позволяющие перемещаться на транспорте внутри субъектов и за их границами.

Вопрос с пропусками регулируется на региональном уровне, и сами разрешительные документы разные. Но это не помешает водителям выполнять работу: пропуска готовят на фирменных бланках, подтверждают печатями, подписями руководителей организаций, а иногда и представителей региональной власти. По этой причине водителям обязательно иметь при себе и рабочие документы, и удостоверение личности, и пропуск, позволяющий работать.

Обращаем внимание, что в регионах вводят дополнительные ограничения для приезжих. К примеру, в Севастополе всех граждан, приехавших из Москвы, Московской области и Санкт-Петербурга, обязали соблюдать двухнедельный карантин в отдельном обсерваторе или режим самоизоляции (указ губернатора от 07.04.2020 №27-УГ). Кроме того, на подъездах к городу дежурят врачи и измеряют температуру водителей и пассажиров легкового и грузового транспорта, которые въезжают в город, — не важно, местный он житель, приехал погостить или проездом в городе по работе. Рекомендуем заранее изучить ситуацию и учитывать ее при планировании рабочих поездок, не исключено, что где-то придется задержаться дольше.

Если водитель не ваша профессия, и пропуск вам не положен, это не значит, что воспользоваться личным транспортом нельзя. Когда нужна срочная медицинская помощь, требуется поехать к пожилым родителям, вы решили изолироваться на даче, воспользуйтесь личным авто. А если остановят сотрудники полиции, объясните все, как есть.

Но опять же: если вы говорите, что едете к пожилым родителям, но в салоне авто галдят друзья, а в багажнике — набор для пикника, не обижайтесь на штраф за нарушение режима самоизоляции. Он, кстати, по новой статье КоАП РФ для граждан от 1 до 30 тысяч рублей.

Читайте также:  Как продать приватизированную квартиру

Составление маршрутного листа для водителя

Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.

Бланк маршрутного листа (word)

Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 (word)

Форма 6 (word)

Образец формы № ПЛ-1 (word)

Назначение документа

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

  • описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
  • подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
  • на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
  • наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

  • курьер;
  • бухгалтер – для поездки в налоговую;
  • юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
  • менеджеры продаж;
  • прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.

Бланк маршрутного листа 2020

Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.

Документ содержит следующие разделы:

  1. Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
  2. Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
  3. В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).

Пример заполненного маршрутного листа

Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.

Как оформляются

Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:

  1. Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
  2. Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
  3. К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.

С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.

Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

  1. Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
  2. Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
  3. Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
  4. Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист, который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Путевой лист: образец 2020 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

  • легковой автомобиль (несколько форм);
  • специальный автомобиль;
  • грузовой (несколько форм);
  • автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Форма 3

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Форма ПЛ-1

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

  • смесители бетона;
  • актокраны;
  • снегоуборочные машины;
  • автомобили с компрессорными установками и т.п.

Форма 6

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

Добавить комментарий