Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Должностные обязанности делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.


Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

  • структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
    совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
    заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
  • контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
  • отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

  • иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
  • обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
  • уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
  • вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.
Читайте также:  Как выбрать оквэд для ип 2020

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

  • аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
  • способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
  • способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
  • хорошая память для запоминания большого объёма информации;
  • высокое чувство ответственности;
  • доброжелательность;
  • коммуникабельность;
  • грамотная чёткая речь;
  • спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
  • спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

  • аллергия и/или астма на бумажную пыль;
  • сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
  • нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

  1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
  2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
  3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
  4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
  5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
  6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
  7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

  • требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
  • запрашивать нужную для работы информацию;
  • получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
  • знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
  • содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.


Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

  • распределения труда между персоналом предприятия;
  • повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
  • при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

  1. Наименование организации;
  2. Вид документа;
  3. Номер, дата;
  4. Утверждение, согласование;
  5. Основной текст;
  6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

  • Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
    (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
  • Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
  • Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
  • Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.

Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.

Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Должностные обязанности
  4. Права
  5. Ответственность
  6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

  • общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
  • порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
  • квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
  • основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
  • подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).
Читайте также:  Как оформить пенсию по возрасту - рассчитываем пенсию по старости

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

  • документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
  • техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

  1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
  2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
  3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

  • право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
  • право согласования и/или подписания определенных видов документов,
  • право доступа к конфиденциальной информации,
  • право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

  • внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
  • внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

  • формирует и ведет документные базы данных
  • решает проектные задачи
  • регистрирует поступившую документацию
  • принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
  • ведет переговоры с клиентами
  • контролирует исполнение официальных приказов
  • организует совещания и приемы
  • налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
  • выполняет распоряжения начальства
  • создает деловую атмосферу в фирме
  • контролирует сроки хранения документов

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

  • знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
  • участвовать в проектной работе компании
  • запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
  • сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
  • предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
  • требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
  • отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Ответственность

В должностной инструкции также есть параграф про ответственность делопроизводителя. Ответственность наступает в том случае, если секретарь делопроизводитель исполняет свои обязанности ненадлежащим образом. Ответственность также предусмотрена за материальный ущерб организации и за правонарушения, совершенные в ходе работы. В случае нарушения руководством принимаются ответные меры: выговоры, штрафные санкции или увольнение.

Ответственность работника регулируют Гражданский и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное. Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией. Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания. Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д. Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы. Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием. Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя – это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

К основным правилам этикета относятся:

  • пунктуальность
  • организованность
  • презентабельный внешний вид
  • вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
  • обращение на «вы»
  • соблюдение коммерческой тайны
  • умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
  • навык ведения деловых переговоров
  • умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

  1. Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
  2. Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
  3. Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
  4. Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
  5. Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
  6. Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.
Читайте также:  Оказание транспортных услуг оквэд 2020

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации. Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю. Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

(наименование организации) ______________________________

уполномоченного на утверждение

(подпись с расшифровкой)

1. Общие положения

1.1. Секретаря-делопроизводителя относят к категории технических исполнителей.

1.2. Секретаря-делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

1.3. Секретарь-делопроизводитель непосредственно подчиняется начальнику документационного обеспечения/ генеральному директору организации/ заведующему канцелярией.

1.4. Во время отсутствия секретаря-делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

1.5. Требование к квалификации секретаря-делопроизводителя установлены:

· «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и дргих служащих», утв. постановлением Минтруда от 21.08. 1998 № 37;

· Профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. Приказом Министерства труда и соцзащиты РФ н.

1.6. Секретарь-делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности:

· действующим законодательством РФ;

· положением о структурном подразделении;

· данной должностной инструкцией

· нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;

· Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

· Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;

· распоряжениями и приказами начальства.

2. Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения.

2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки.

2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию.

2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива.

2.6. Обеспечивает быстрый и удобный поиск документов.

2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, информационные банки/ базы данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив.

2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления.

2.9. Обеспечивает сохранность служебной документации.

2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.

3. Права секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.2. Выносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями секретаря-делопроизводителя.

3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.

3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность секретаря-делопроизводителя

4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

Должностная инструкция разработана в соответствии с _____________________________.

(наименование, номер и дата документа)

Руководитель _________________________________ _____________ ________________

(наименование структурного подразделения) (подпись) (ф. и.о.)

Начальник юридического отдела

С инструкцией ознакомлен: _________________ __________________

Профстандарт и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Вакансия секретаря-делопроизводителя в организации является одной из востребованных в настоящее время. Чем занимается секретарь-делопроизводитель, должностные обязанности и почему эта специальность не потеряет свою актуальность в ближайшие несколько лет?

Должностная инструкция (ДИ) секретаря-делопроизводителя служит приложением к трудовому договору, согласно разделу 3 ТК РФ. В ней подробно фиксируются права и обязанности, которыми работодатель наделяет, а также предусмотренные меры наказания в случае правонарушения. Такой документ является юридически значимым и рекомендуется к использованию Рострудом.

Профстандарт

Профстандарт секретаря-делопроизводителя утверждён Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приказ содержит требования по квалификации к сотруднику, занимающего должность секретаря-делопроизводителя. Этот документ является разносторонним и распределяет функциональности секретаря любой специализации:

  • администратор;
  • делопроизводитель;
  • референт;
  • либо помощника руководителя.

О профстандарте делопроизводителя мы подробно рассказывали в этой статье.

Кто разрабатывает ДИ?

Выбор сотрудника, на которого возлагается ответственность за разработку ДИ, напрямую зависит от масштаба предприятия. Если организация большая по количеству отделов, то типовая ДИ сотрудника составляется начальником определённого отдела для каждой группы должностей. В случае если предприятие небольшое, до 25 человек, то такой документ разрабатывается специалистом отдела кадров.

Профессиональные стандарты секретаря-руководителя составляются с учётом уровня квалификации, применяемые при разработке профстандартов, которые утверждены Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н.

Правила оформления инструкции

Должностная инструкция хоть и не является одним из обязательных документов на предприятии, однако её наличие даёт возможность грамотно наделить правами и обязанностями сотрудника предприятия и предъявлять определённые требования к вакансии.

Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем предприятия, находится в его подчинении.
  2. На срок отсутствия сотрудника (отпуск, лечение и др.) его обязанности исполняет заменяющий сотрудник организации, который назначен руководителем.
  3. Лицо, претендующее на вакансию, должно соответствовать некоторым требованиям:
  • среднее образование (в некоторых случаях требуется высшее);
  • английский язык на разговорном уровне;
  • принципы делового общения: умение вести деловые переговоры, переписку.
  • Секретарь-делопроизводитель должен разбираться в следующих направлениях:

    • документооборот в организации, в том числе электронный;
    • ФЗ и нормативные акты, непосредственно связанные с работой секретаря-делопроизводителя;
    • численность кадрового состава предприятия, должностная инструкция сотрудников;
    • правила эксплуатации оборудования офиса и программного обеспечения, требуемого для работы.
  • В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:

    • правовыми актами и действующим законодательством РФ;
    • отдельными актами и положениями организации и должностной инструкцией.
  • Обязанности

    1. Корреспонденция: её учет и распределение по отделам предприятия.
    2. Дальнейший контроль за сроками исполнения запросов и требований, взаимодействие со всеми сотрудниками предприятия.
    3. Ведение электронной базы входящих/исходящих документов.
    4. Правильность оформления документации предприятия, требования к хранению и сохранности.
    5. Помощь руководителю в организации приёма посетителей.
    6. Соблюдение конфиденциальности.
    7. Размещение необходимой информации на сайте организации.
    8. Взаимодействие с отделением почты: приём и посылка корреспонденции.

    Права сотрудника

    1. Ставить подпись в пределах своей компетенции.
    2. Получать от работников предприятия необходимую информацию для работы.
    3. Требовать от руководства предприятия создания комфортных условий для эффективной работы.

    Ответственность

    1. Выполнение должностных обязанностей ненадлежащим образом.
    2. Утечку конфиденциальной информации, утрату и/или порчу документов.
    3. Правонарушения, которые были совершены во время выполнения должностных обязанностей, в соответствии с разделами УК РФ, ГК РФ или КоАП РФ.
    4. Ущерб, который был причинён предприятию по вине сотрудника.

    Заключительным фактором, который удостоверяет введение инструкции в работу, подтверждается подписью в листе ознакомления, который является неотъемлемой частью документа.

    Для работы понадобятся такие качества, как:

    • внимательность;
    • усидчивость при выполнении рутинной работы;
    • умение подходить к решению нескольких задач одновременно.

    Данная должность не относится к ряду высокоплачиваемых, зато актуальную вакансию можно найти практически всегда.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Добавить комментарий