Приказ о направлении в командировку

Инструкция: как оформить приказ на командировку

Приказ на командировку — это основной документ, на основании которого сотрудник отправляется в служебную поездку. Несмотря на то, что в каждой организации приняты свои бланки для оформления, существуют основные правила и порядок заполнения этого документа. Разберемся, как правильно оформить приказ о направлении работника в командировку, а также дадим образец приказа о направлении в командировку, который можно будет скачать.

Общие сведения

Командировкой признается поездка штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, по распоряжению работодателя в другую местность (вне его постоянного места работы) по служебной надобности. Для оформления и оплаты понадобится заполнить распоряжение по форме Т-9.

При этом оплачиваются следующие расходы:

расходы по найму жилого помещения;
расходы на проезд к месту и обратно.

Также могут оплачиваться и иные расходы, такие как, например, оплата телефона или почты, оформление виз и паспортов, консульские сборы и прочее.

Срок нахождения работника в деловой поездке организация определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Надо ли делать служебное задание

В 2015 году составление командировочного удостоверения и формы служебного задания перестало быть обязательным. Однако работодатель своими локальными нормативными актами может установить необходимость применения таких документов (ст. 8 и 22 ТК РФ). Форма этих документов подлежит составлению в порядке, принятом работодателем. Чтобы составить образец приказа распоряжения о направлении работника в командировку, бюджетники используют форму Т-9.

Также не обязательно ведение журнала учета работников, отбывающих в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Работодатель обязан оформить следующие документы:

образец приказа о направлении работника в командировку по форме Т-9 (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
авансовый отчет о служебных расходах (п. 26 вышеназванного Положения). В бюджетных организациях авансовый отчет оформляется по форме № 0504505, утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, а во внебюджетных — по форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Основание

Приказ о командировании персонала издается на основании решения непосредственного руководителя. Образец приказа о командировке работников по форме Т-9 оформляется на основании служебного задания, в котором указаны место командирования, дата и время поездки, а также обозначены цели и задачи поездки.

Напомним, что сейчас стало необязательно оформлять служебное задание (Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014)), но если в вашей организации это принято, образец формы Т-9 можно посмотреть и скачать в нашей статье.

Как оформить приказ на командировку

Решение работодателя о направлении работника в деловую поездку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме № Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.

Составляя свою форму и образец приказа на командировку в 2018 году, не забудьте включить следующие данные:

наименование работодателя с указанием кода его ОКПО;
номер и дата распоряжения;
Ф.И.О. направляемого сотрудника, должность (подразделение, где он работает, табельный номер);
место направления (страна, город, населенный пункт, название принимающей организации);
количество дней с указанием даты начала и окончания;
цель деловой поездки;
основание направления (например, «служебка» непосредственного руководителя);
на чем отправляется (личный транспорт, например);
источник оплаты служебных расходов (непосредственно работодатель либо третье, заинтересованное лицо);
должность и подпись руководителя;
отметка об ознакомлении работника (подпись и дата ознакомления).

Образец по форме Т-9

Чтобы скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2022 года), нажмите на зеленую кнопку под изображением.

Направление в командировку директора

Довольно часто бывает, когда в рабочую поездку отправляется сам руководитель организации. В таком случае он направляет в поездку сам себя, издав принятый в организации образец направления в командировку (форма Т-9).

Обычно одновременно с приказом о командировке издается приказ о временном возложении обязанностей директора на другое лицо, например на заместителя. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно. Главное — указать Ф.И.О. замещающего и период, в который сотрудник будет исполнять обязанности руководителя, а также дату издания и подписи обеих сторон.

Если руководитель часто ездит в командировки, целесообразней издать один локальный нормативный акт, в котором указать, что на время отсутствия директора его обязанности исполняет другой сотрудник.

Отчет по возвращению

По возвращению необходимо оформить и сдать отчет в бухгалтерию организации.

Авансовый отчет является документом первичного учета, который подтверждает трату выданных работнику подотчет сумм, к которому нужно приложить подтверждающие расходование подотчетных средств документы. Он составляется по унифицированной форме № АО-1. К нему необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы.

Сдать отчет необходимо не позднее 3 рабочих дней по возвращению для окончательного расчета.

Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. Последние 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.

Приказ на командировку – образец в 2022 году

Приказ на командировку в 2022 году – образец его заполнения вы найдете на нашем сайте – является тем единственным документом, оформления которого в настоящее время достаточно для того, чтобы направить работника в служебную поездку. Рассмотрим особенности его составления.

Как оформить командировку в 2022 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

распоряжения руководителя о поездке;
отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
номер и дата оформляемого документа;
Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2022 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2022 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оформление служебной командировки

Оформление командировочных документов — это обязанность отдела кадров и бухгалтерии, определенная Трудовым кодексом и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверная подготовка документации может повлечь претензии со стороны контролирующих органов.

Командировки в 2022 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

по проезду;
по найму жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2022 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
подготовить авансовый отчет;
выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

в шапке указывается полное наименование организации;
вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
определяются сроки служебной поездки;
указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2022 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Первичная документация

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2022 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.

Как правильно оформить командировку

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

сохранение места работы (должности);
сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

работник досрочно выполнил служебное поручение;
работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

фамилию, имя, отчество командированного работника;
должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
причину изменения срока командировки;
новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
выполнение работником дополнительного служебного поручения;
временная нетрудоспособность работника в период командировки;
вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

фамилию, имя, отчество командированного работника;
должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
причину продления командировки;
новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Действия работодателя при направлении работника в командировку

! Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

Ознакомьтесь с требованиями к порядку направления работника в служебную командировку

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Примечание 1.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации («Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749). Примечание 2.

Срок служебной командировки – это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальный срок командировки законом не установлен. На практике – одни сутки.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Примечание 3.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При загранкомандировке суточные могут быть выплачены в валюте. Примечание 4.

Примечание 1: служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Примечание 2: в период командировки работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка той организации, куда он командирован.
Примечание 3: срок командировки может быть продлен. Порядок продления командировки законом не установлен. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, вместе с тем она не может быть бессрочной. Работник может быть отозван из командировки досрочно. Порядок отзыва законом также не установлен.
Примечание 4: отдельные вопросы по порядку направления работника в командировку могут быть урегулированы в локальном нормативном акте или коллективном договоре, с которыми работник должен быть ознакомлен при заключении трудового договора.

Определите работников, имеющих ограничение на направление либо не подлежащих направлению в командировку

2.1. Не могут быть направлены в служебную командировку:

работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
работники в период действия ученического договора (не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ));
работники, являющиеся зарегистрированными кандидатами во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ);
работники, которым направление в командировку запрещено в соответствии с медицинским заключением.

Если работники относятся к одной из указанных выше категории лиц, направление их в командировку незаконно даже при наличии согласия работника.

Отказ от выезда в командировку работников указанной категории состава дисциплинарного проступка не образует. Примечание 5.

2.2. Только при наличии письменного согласия работника и если это не запрещено ему по состоянию здоровья, могут быть направлены в командировку:

женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
материей и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
работники, имеющих детей-инвалидов;
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
отцы, воспитывающих детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних.

При этом указанные работники должны быть обязательно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в командировку под роспись.

Примечание 5: допускается направление в командировки несовершеннолетних творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников (утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).
Направление в служебные командировки спортсменов, не достигших возраста восемнадцати лет, допускается в случаях и порядке, которые предусмотрены коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Уведомьте работника о направлении в командировку

3.1. Направьте работнику уведомление в письменной форме с сообщением о направлении в командировку, укажите дату поездки, место, куда направляется работник. (Уведомление о направлении в командировку).

Если уведомление направлено и работник с ним ознакомился, перейдите к шагу 5.

3.2. Если работник относится к категории лиц, указанных в шаге 2.2, направляемое ему письменное уведомление должно содержать, вместе с сообщением о направлении в командировку, разъяснение права работника отказаться от работы. (Уведомление о направлении в командировку и о праве отказа от нее).

В случае несогласия указанного работника на командировку его отказ следует оформить письменно. (Отказ работника от командировки) .

Рекомендуется подготовить 2 экземпляра уведомления: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя. Примечание 6.

Примечание 6: если работник отказывается ознакомиться с уведомлением, зачитайте уведомление работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что уведомление было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения уведомления под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта). Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку. Не полученное работником уведомление приложите к акту.

Запросите письменное согласие работника на направление в командировку (при необходимости)

Рекомендуется подготовить 2 экземпляра согласия: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя. Примечание 7.

Примечание 7: в случае отказа работника от командировки это не будет являться нарушением трудовой дисциплины и основанием для применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

Оформите приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и ознакомьте с ним работника

Основанием для направления работника в командировку является письменное распоряжение работодателя. Определенной формы распоряжения законодательство не предусматривает.

Издайте приказ (распоряжение) о направлении в служебную командировку и ознакомьте с ним работника под роспись. (Приказ о направлении в командировку).

По заявлению работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Примечание 8.

Примечание 8: рекомендуется в приказе о направлении в командировку подробно указать цели и задачи служебной командировки, а также ее сроки и место, куда направляется работник.

Проведите инструктаж по охране труда

Если командировка не связана с направлением работника к другому работодателю (например, целью командировки является интервью у писателя на даче), работодатель обязан провести с работником целевой инструктаж по охране труда (п. 2.1.7 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29).

Проведение инструктажа зафиксируйте в соответствующем журнале.

Поскольку обязанность провести инструктаж командируемого работника возникает у принимающего работодателя, проведение инструктажа при направлении в командировку не требуется, при условии, что командируемый работник в установленном порядке прошёл плановый инструктаж по месту своей постоянной работы.

Выплатите работнику денежный аванс на оплату расходов

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Примечание 9.

к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;
из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное помещение для проживания, например, при госпитализации в стационар медицинского учреждения;
на территории иностранных государств.

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
за весь период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Зафиксируйте сведения о командировке работника в табеле рабочего времени

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, соответственно, время фактического нахождения в командировке также необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени.

На основании табеля рассчитывается средний заработок, сохраняемый за работником на время командировки. За время утраты трудоспособности командированному работнику средний заработок не выплачивается. За этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. На выплату суточных временная нетрудоспособность не влияет. В любом случае суточные должны быть выплачены за весь период командировки. Примечание 12.

Утрата командированным работником трудоспособности также отражается в табеле учёта рабочего времени. Примечание 13.

Примечание 12: фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
Примечание 13: ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, в настоящее время является необязательным.

Получите у работника документы, подтверждающие командировочные расходы

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Примечание 14.

На основании полученных от работника документов после возвращения из служебной командировки ему должны быть возмещены все расходы, понесенные в связи с поездкой. Если выданного аванса недостаточно, работодатель выплачивает недостающую сумму. Примечание 15.

Примечание 14: при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Примечание 15: если у работника остались неизрасходованные суммы, он должен их вернуть работодателю.
Работодатель вправе удержать из заработной платы работника выданный ему и не израсходованный в командировке аванс, который работник не возвратил работодателю.

Как оформить приказ о направлении в командировку — образец для скачивания

Служебные поездки необходимо грамотно оформлять в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами. Для этого при каждом выезде сотрудника на другое предприятие подготавливается специальный приказ о направлении в командировку, бланк и образец которого предлагаем скачать ниже.

Распоряжение можно оформить по типовой форме Т-9 или составить документ в свободном виде.

Как отправить сотрудника в командировку

Для начала нужно получить от сотрудника согласие на отправление в командировку в случае, если работник относится к категории лиц, которых нельзя командировать без предупреждения.

К такому кругу сотрудников относятся родители, воспитывающие детей одни или родители детей младше 7 лет или обеспечивающие уход больным детям или нетрудоспособным пожилым родственникам. Также нельзя посылать в командировку беременных женщин и студентов очной формы, устроенных на предприятии на неполную ставку.

Иногда от сотрудника может потребоваться заявление, в котором он должен выразить свое согласие или несогласие на отправку в командировку и подать этот документ в отдел кадров. Данная процедура не обязательна, но может являться доказательством необходимости в командировании сотрудника в случае, если наблюдаются разногласия с начальством. В заявлении прописывается пункт о сроках пребывания в другой организации.

В большинстве случаев для оформления командировки понадобится только соответствующий приказ, который после введения изменений в Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 года №1595 заменяет одновременно командировочное удостоверение и служебное задание.

Сейчас только приказ необходим для подтверждения нахождения работника в служебном выезде. Приказ также используется для формирования бухгалтерского отчета при оформлении расходов в связи с командировкой.

Однако ряд организаций путем издания локальных нормативных актов могут формировать служебные задания и требовать от командированных работников отчета по выполнению этих заданий. Для этого на предприятии должно быть подготовлено специальное положение, в котором и будут оговорены все этапы подготовки отчетной документации.

По какой форме составлять приказ

Для направления подчиненных в командировку руководитель предприятия должен подготовить приказ по унифицированной форме Т-9. Путем издания соответствующего распоряжения руководитель компании может передать ответственность за заполнение формы Т-9 специалистам кадровой службы или бухгалтерии.

Форма Т-9 была принята Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 и с 3 апреля активно применяется на практике. Последняя редакция документа была произведена в декабре 2015 года, с тех пор нормативы подготовки, заполнения и дальнейшего документооборота приказа по форме Т-9 остаются неизменны.

Данный бланк используется для работников, большую часть времени находящихся на основном месте работы. Для сотрудников организаций, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, эта форма неприменима.

Не запрещено разрабатывать собственный бланк для приказа о направлении в командировку в свободной форме. Ниже в статье можно скачать образец оформления распоряжения как по типовому бланку Т-9, так и в произвольном виде.

Как заполнить форму Т-9

Заполнение формы – ответственное задание, поэтому его нужно поручать опытному сотруднику.

Условно бланк Т-9 можно разделить на три структурных элемента:

В первой части приводится «шапка» с наименованием организации, ее организационно-правовом статусом, кодом ОКПО, номером приказа по внутреннему документообороту и датой его заполнения.
Вторая (основная часть) выполняет информационную и распорядительную функцию. В ней отражены сведения о командированном сотруднике или группе сотрудников (ФИО, табельный номер, подразделение предприятия). После указываются место назначения (страна, город, предприятие), срок командировки (фактический в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
В третьей части указывается цель командировки и источник финансирования, за счет которого организуется перемещение работников.

Приказ личной подписью заверяет директор организации. Печать на документе ставить не обязательно.

Чтобы отменить поездку, составляет приказ по такому образцу.

Скачать бланк и образец заполнения

Выводы

Для отправки сотрудника в командировку достаточно только подготовить унифицированный приказ по форме Т-9 или в свободном виде, в котором аргументировать цель и финансирование поездки.

Заполнение поручается специалистам бухгалтерии или отдела кадров. Подписывает оригинал приказа руководитель организации, что дает документу юридическую силу.

Поскольку документ является внутренним и, как правило, не покидает пределов организации, печать ставить не обязательно.