В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:

1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный срок исполнения поручения.

3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.

4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение тридцати дней.

5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:

а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – срок их рассмотрения и исполнения – десять дней;

б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение – в двадцатидневный срок и т.д.

Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента (даты) их поступления.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) – это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) – это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.

Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Контроль сроков исполнения документов и поручений

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).

Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
  • контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

  • сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
  • постановку документа на контроль;
  • оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
  • снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
  • учет и обобщение результата контроля;
  • информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

  • поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
  • запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
  • предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
  • письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
  • обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
  • протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
  • телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
  • письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
  • поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
  • жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения

  1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
  2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

Ведение контроля исполнения документов и поручений

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

Примерная форма контрольного журнала

1.4.Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Читайте также:  Какие документы нужны для поступления в вуз

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

1.5.Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

• постановка документов на контроль;

• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• снятие документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).

1. Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.

2. Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

3. Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.

4. Регистрационный номер документа

Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.

5. Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

6. Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

9. Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

10. Отметка об исполнении документа

Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н.

Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса

от 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.

Срок исполнения документа – 26.11.2007.

В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

• номер дела, в котором будет храниться документ;

• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов

КАНЦЕЛЯРИЯ — самостоятельное структурное подразделение организации, подчиняющееся, как правило, директору. Главная задача К. — организация и руководство службой делопроизводства. Основные функции К. обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению, осуществление контроля за сроками исполнения документов, организация работы по регистрации, учету и хранению документов, разработка номенклатурных дел и подготовка материалов к своевременной сдаче в архив, печатание и размножение служебных документов, компьютеризация делопроизводства, участие в подготовке созываемых руководством совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов и др. [c.116]

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом срочно . [c.16]

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Разработаны типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документов на ПЭВМ и типовые программы как для ведения контроля, так и справочной работы с обращениями граждан. [c.250]

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией. [c.264]

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока. [c.265]

Существует два вида срока исполнения документа типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. [c.153]

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [c.183]

Читайте также:  Проверка стадии регистрации документов в росреестре

Осуществление контроля за сроками исполнения документов. [c.390]

Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя, если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. [c.18]

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. [c.203]

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). [c.204]

Для каких документов устанавливаются сроки исполнения Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов Каков порядок продления срока исполнения документа [c.208]

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. [c.257]

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. [c.185]

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов. [c.190]

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. [c.190]

Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов. [c.319]

Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, ежели скорее нельзя . Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе суще- [c.27]

Реквизит 18 отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой крупную букву К , которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп контроль и срок исполнения документа. [c.78]

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив. [c.193]

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. [c.252]

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры [c.261]

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан. [c.261]

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю. [c.262]

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. [c.263]

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах. [c.263]

Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве [c.271]

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан. [c.280]

Положения о структурных подразделениях — для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (он освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях однако возникает необходимость ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений. [c.22]

Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п. [c.23]

Сроки исполнения документов делятся на индивидуальные (устанавливаемые в тексте документа или в резолюции на нем) и типовые (общепринятые, централизованно установленные). В СССР были разработаны типовые сроки исполнения документов, связанные с уровнем организации, направившей запрос. Так, если запрос поступил от органов власти, то следовало отвечать на него в течение 10 дней, а если материалы ответа были необходимы для заседания правительства, то срок их представления сокращался до 3 дней. Запросы депутатов требовали незамедлительного ответа, если по ним не требовалось проверки. Обычно средний типовой срок был в пределах 10 дней. Существовала норма для срока ответа по предложениям, заявлениям и жалобам граждан — незамедлительно, если не требовалось дополнительного изучения вопроса, и до 30 дней (но не более) — если требовалось дополнительное изучение вопроса. На критические замечания в адрес организации, прозвучавшие в средствах массовой информации или в материалах органов власти, организация должна была обязательно ответить в срок до одного месяца. Тем самым несколько снижался пресс бюрократизма и произвол чиновников. [c.57]

Сейчас во многих крупных организациях, в министерствах и ведомствах, органах власти устанавливаются собственные типовые сроки исполнения документов, обязательные для должностных лиц и подчиненных подразделении. Благодаря таким типовым срокам делопроизводитель или секретарь, разбирающий и регистрирующий документы, может те из них, исполнитель которых очевиден, и без резолюции руководителя направлять сразу этому исполнителю, установив типовой срок исполнения в качестве контрольного. Конечно, такая процедура должна осуществляться по приказу руководителя, дающему секретарю такие полномочия, либо в соответствии с утвержденной руководителем Инструкцией по делопроизводству . [c.59]

Приведем для сведения раздел о сроках исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти.1 [c.59]

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления. [c.59]

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. [c.59]

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. [c.60]

Сфера действия и основные требования ГОСТ Р 6.30-97 и изменений к нему. Элементы унификации организационно-распорядительных документов. Формуляры-образцы документов. 11. Сроки исполнения документов [c.204]

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]

Кроме разделителей, в вертикальных картотеках для различного рода обозначений и отметок применяют индикаторы ( наездники ). Индикаторы, свободно перемещаясь по верхнему краю карточек, служат для указания отдельных карточек или группы, а также сигнализируют, например, о сроках исполнения документов, зарегистрированных на карточке, об исполнителях и других признаках. [c.54]

Ряд инструкций по делопроизводству предусматривает сроки исполнения документов. Один день установлен для срочных документов, если они не должны быть исполнены в еще более короткие сроки. Два-три дня —

Сроки исполнения документов

В статье рассмотрим основные правила исчисления сроков, установленные различными нормативными актами, порядок исполнения документов, ограниченных определенными сроками, а также вопросы ответственности за нарушение сроков исполнения указанных документов.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА

Основные правила исчисления сроков для каждой сферы деятельности определены соответствующими кодексами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими данные сферы деятельности. В целом, эти правила имеют одинаковый подход к правовому регулированию. В связи с этим основными нормативными правовыми актами, в которых размещены положения, регулирующие исчисление сроков исполнения, являются:

  • Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ);
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ);
  • Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ).

КОГДА НАЧИНАЕТСЯ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ?

Прежде чем приступать к рассмотрению вопроса о сроках и о том, когда они заканчиваются, надо определить, а с какого момента, собственно, срок начинает течь? Как правило, существует два вида сроков: «исполнить до какого-либо числа» и «исполнить в течение какого-либо количества дней с определенного момента». Днем, с которого начинает исчисляться срок исполнения, является либо законодательно установленный момент (с наступления определенной даты, с наступления определенного события) либо факт уведомления, поступления документа к исполнителю. Как определить этот момент?

Начало срока исполнения бумажного документа

Общепринятым способом фиксации поступления документов в организацию является учет входящей корреспонденции. Как правило, эта функция возложена на канцелярию, секретаря, помощника руководителя – должность ответственного зависит от системы делопроизводства организации. Однако сторона, которая отправляет в нашу организацию документ для исполнения, заинтересована в соблюдении нами срока исполнения, поэтому она также зафиксирует, когда именно передала нам документ. В связи с этим помните: в случае возникновения споров или конфликтов решающей будет не запись о поступлении документа в вашей книге учета входящей корреспонденции, а имеющаяся у отправителя отметка о получении адресатом документа. Это может быть:

  • дата, проставленная на втором экземпляре уведомления или заявления;
  • отметка на почтовом уведомлении о вручении;
  • информация, которую фиксирует курьерская служба.

Начало срока исполнения электронного документа

В случае обмена документами в электронной форме многое зависит от информационных систем, с помощью которых происходит обмен корреспонденцией (рис. 1). Большая часть государственных органов уже перешла на специальные системы электронного документооборота (далее – СЭД), сертифицированные надлежащим образом и позволяющие точно определять время поступления корреспонденции. Подобные системы есть у таможенных, налоговых органов, у кредитных организаций. В отношениях между организациями, в случае, если документ направляется с использованием СЭД, суды также принимают сведения из этих систем в качестве доказательства своевременной отправки документов[1].

Если стороны не имеют надежную, принятую и согласованную договоренность по обмену электронными документами, следует направлять документы в бумажном виде, а если необходимо – отправлять их дубликаты в электронном виде.

Если документы направили по электронной почте с использованием почтового сервиса (в тех случаях, когда это допустимо) главное – это возможность зафиксировать, что именно нужный документ был отправлен, и отправлен в определенное время. В случае, если дойдет до суда, такую услугу может оказать нотариус, имеющий право произвести действия по обеспечению доказательств путем осмотра электронной почты заинтересованного лица[2].

Читайте также:  Список документов для получения паспорта днр

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПО ГК РФ, КОАП РФ, НК РФ

Согласно ст. 190 ГК РФ по общему правилу установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Согласно с. 191 ГК РФ, течение срока, определенного периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено начало срока.

Аналогичным образом определены сроки и в КоАП РФ: они исчисляются часами, сутками, днями, месяцами, годами. Согласно части первой ст. 4.8 КоАП РФ течение срока, определенного периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено начало срока.

Аналогичный подход используется и при исчислении сроков, установленных законодательством о налогах и сборах. Пункт 1 ст. 6.1 НК РФ гласит, что сроки, установленные законодательством о налогах и сборах, определяются календарной датой, указанием на событие, которое должно неизбежно наступить, или на действие, которое должно быть совершено, либо периодом времени, который исчисляется годами, кварталами, месяцами или днями.

Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день установленного срока. Если окончание срока, исчисляемого днями, приходится на нерабочий день, то согласно ст. 193 ГК РФ последним днем срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Например, если окончание срока приходится на 29.02.2020, то последним днем исполнения будет 02.03.2020.

Если в документе срок исполнения зафиксирован как «десять дней после получения уведомления», а исполнитель получил уведомление 1 апреля, срок исполнения начинает течь со 2 апреля, а последним днем исполнения будет 11 апреля. В какой момент 11 апреля окончится срок исполнения? Согласно части второй ст. 4.8 КоАП РФ срок, исчисляемый сутками, истекает в 24 часа последних суток (аналогичное положение размещено в ст. 194 ГК РФ). То есть исполнитель обязан отреагировать на уведомление до полуночи 11 апреля. Заметьте, что 00 часов – это начало отсчета суток, а 24 часа – это полночь, когда сутки истекают.

Стоит учесть, что в случае поступления к исполнению документов, которые подпадают в сферу налоговых правоотношений, следует обращать внимание, в каких днях исчисляется срок исполнения: в рабочих или календарных. Так, в п. 6 ст. 6.1 НК РФ установлено, что срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем. ГК РФ не содержит подобного толкования.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца, а если этот месяц не имеет соответствующего числа, срок истекает в последние сутки этого месяца. Например, если документ, поступивший 31.03.2020, должен быть исполнен в течение месяца, то срок его исполнения наступает 30.04.2020.

Срок, исчисляемый кварталом, согласно п. 4 ст. 6.1 НК РФ считается равным трем календарным месяцам, отсчет кварталов ведется с начала календарного года.

Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года. Например, если указано, что какое-либо действие должно быть совершено в течение года с момента вынесения предписания, то по предписанию, вынесенному 10.02.2019, последним днем срока будет 10.02.2020.

В п. 3 ст. 6.1 НК РФ разъяснено, что годом (за исключением календарного года) признается любой период времени, состоящий из 12 месяцев, следующих подряд. То есть в случае, когда срок исполнения равен году, а его течение началось с 01.04.2019, он окончится 31.03.2020.

[1] См., например, Определение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.06.2012 № ВАС-7317/12 по делу № А76-13438/2011, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2019 № 09АП-45228/2019 по делу № А40-94418/2019 и т.д.

[2] См. ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Судом Российской Федерации 11.02.1993 № 4462-1; в ред. от 27.12.2019).

Н.В. Сенаторова,
корпоративный юрист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.

В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов

В тесте необходимо выбрать правильный ответ (их может быть несколько) или указать последовательность объектов.

1. Документ — это:
а) Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
б) Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
в) Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2. Подлинник документа это:
а) Первый или единственный экземпляр документа.
б) Экземпляр документа, с которого снята копия.

3. Юридическая сила документа — это:
а) Особенности внешнего оформления документа.
б) Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
в) Способность документа порождать определенные правовые последствия.

4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
а) Да.
б) Да, по соглашению сторон информационного обмена.
в) Нет.

5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?
а) Гриф утверждения.
б) Печать.
в) Отметка о заверении копии.
г) Виза согласования.
д) Подпись.

6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?
а) Открытое акционерное общество.
б) (ОАО «Сибнефть»).
в) Филиал в городе Ханты-Мансийске.
г) «Нефтяная компания “Сибнефть”».

7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?
а) Место составления или издания документа.
б) Заголовок к тексту.
в) Наименование организации.
г) Товарный знак (знак обслуживания).
д) Наименование вида документа.
е) Адресат.
ё) Справочные данные об организации.

8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?
а) На подлиннике, отправляемом адресату.
б) На копии, помещаемой в дело организации.

9. Какой реквизит оформлен неправильно?
а) Наименование организации-автора.
б) Справочные данные об организации.
в) Дата документа.
г) Регистрационный номер документа.
д) Заголовок к тексту.

Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ» Исполнительному директору
Российско-швейцарского
Загородное ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия
Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00 «Russian Trust & Trade Ltd.»
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000 г-ну Г.П. Сидорову

Волоколамское ш., 10,
Москва, 215080

10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильным?
а) Общество с ограниченной
ответственностью «АВТОКАР»
117312, Москва, ул. Ферсмана, д. 5/1
Тел. 721-33-33; факс 721-19-00;
e-mail: avto@avto.ru
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
____________________ № _____________
На № _______________ от ____________
б) Общество с ограниченной
ответственностью «АВТОКАР»
Ул. Ферсмана, д. 5/1, Москва, 117312
Тел. (495) 721-33-33; факс (495) 721-19-00;
e-mail: avto@avto.ru
ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
__________________ № ________________
На № _____________ от ________________

11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?
а) Отказаться от визирования документа.
б) Завизировать документ, выразив свое мнение.

12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?
а) О договоре поставки.
б) О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.
в) О невыполнении договора.

13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?
а) Генеральный директор Подпись Л.И. Садиков
б) Зам. генерального директора Подпись О.П. Ремизов
в) И.о. генерального директора Подпись О.П. Ремизов

14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И.Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова) ?
а) Коммерческий директор Подпись Е.Д. Табаков
б) Зам. коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков
в) И.о. коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков
15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?
а) Да.
б) Нет.

16. Какое письмо заверяется печатью?
а) Гарантийное письмо.
б) Коммерческое предложение.
в) Письмо-просьба.

17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?
а) Кравцову М.П.
Прошу подготовить заключение к 18.04.2007.
Подпись руководителя
10.04.2007
б) Кравцову М.П.
Прошу рассмотреть.
Подпись руководителя
10.04.2007

18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?
а) Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.
б) Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.
в) Приложение: на 3 л. в 1 экз.

19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?
а) Да.
б) Нет.

20. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?
а) Нормы выработки.
б) Нормы времени.
в) Нормы управляемости.
г) Нормы обслуживания.

21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?
а) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки
в 2007 г. в срок до 20.01.2007.
б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2007 г. в срок до 20.01.2007.
в) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.
г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

22. Документооборот – это:
а) Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.
б) Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
в) Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.

23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?
а) Да.
б) Нет.

24. Какой документ относится к нерегистрируемым?
а) Письмо-запрос.
б) Жалоба гражданина.
в) Сопроводительное письмо.
г) Рекламное письмо.

25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?
а) Да.
б) Нет.

26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?
а) 15 дней.
б) 30 дней.
в) 45 дней.
г) 60 дней.

27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?
а) В календарных днях.
б) В рабочих днях.

28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?
а) Руководитель организации, исполняющей поручение.
б) Руководитель вышестоящей организации.
в) Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.

29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?
а) Классификатор должностных лиц.
б) Классификатор видов продукции.
в) Классификатор единиц административно-территориального деления.

30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?
а) Протокол.
б) Справка.
в) Акт.

31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?
а) Положение о бухгалтерии.
б) Справка о задолженности предприятия.
в) Письмо-запрос о предоставлении информации.
г) Протокол заседания совета директоров.

32. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?
а) Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.
б) Устанавливаются приказом руководителя.
в) Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.

33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?
а) Несколько.
б) Два.
в) Один.

34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?
а) На руководителя структурного подразделения.
б) На заместителя руководителя организации.

35. Какое утверждение является правильным?
а) В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.
б) В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.
в) В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.

36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?
а) Корреспондентский.
б) Номинальный.
в) Авторский.
г) Предметно-вопросный.

37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?
а) Документы о строительстве торгового центра.
б) Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.
в) Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).

38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?
а) Да.
б) Нет.

39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?
а) Да.
б) Нет.

40. В какое дело помещается внутренняя опись?
а) Личное дело.
б) Приказы организации по личному составу.
в) Переписка с органами власти и управления.

41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?
а) В 2010 году.
б) В 2011 году.
в) В 2012 году.

42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?
а) При обработке дела для передачи на архивное хранение.
б) По завершении делопроизводственного года.
в) При помещении исполненных документов в дело.

43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?
а) Опись приложений к документам.
б) Опись дел постоянного хранения.
в) Опись дел временного до 10 лет хранения.
г) Опись дел по личному составу.
д) Опись дел временного свыше 10 лет хранения.
е) Опись дел, подлежащих уничтожению.

44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?
а) До утверждения описей дел.
б) После утверждения описей дел.
в) Одновременно с утверждением описей дел.

Добавить комментарий