Ответ на претензию. Образец и бланк 2022 года

Отвечаем на претензию

Ответ на претензию покупателя — это документ, направляемый продавцом заявителю с целью разрешения спорной ситуации по качеству приобретенного товара или услуг. Он используется как инструмент досудебного разрешения разногласий сторон.

Почему надо отвечать

На поступившее обращение следует дать ответ. Обдумывая, как ответить на претензию, помните — аргументов должно быть достаточно, чтобы:

  • сохранить отношения с клиентом или партнером;
  • избежать суда;
  • снизить судебные издержки, например, на компенсацию морального вреда;
  • исключить или минимизировать финансовые потери;
  • избежать жалоб в контролирующие органы.

Отсутствие ответа означает для заявителя:

  • согласие с предъявленными требованиями и их последствиями — например, с приостановкой выполнения работ или отгрузки товара по договору;
  • несогласие получателя рекламации с изложенными в ней требованиями и, соответственно, отказ от их исполнения.

Последний пример важен, когда закон или договор устанавливают обязательный досудебный порядок. Отправителю по истечении срока для ответа, установленный им самим, договором или же законом, следует обратиться в суд с иском.

Не стоит игнорировать заявления, направленные по электронной почте, отвечать на них следует в обычном порядке. В гражданском и арбитражном обороте возможен такой обмен документами — ст. 160, 434 ГК и ч.3 ст. 64 АПК. Электронная переписка является письменным доказательством в суде и подлежит оценке наряду с другими.

Нужно ли соглашаться

У получателя нет обязанности соглашаться с жалобой. Варианты:

  • направить отказ;
  • принять доводы и признать суть требований;
  • согласиться частично.

Кто и в какие сроки готовит ответ

Получив обращение клиента, определите срок для ответа. Его устанавливает:

  • характер жалобы — требование о расторжении договора (п. 2 ст. 452 ГК);
  • договор, положения которого нарушены;
  • законодательство.

Законодательство устанавливает сроки ответа на некоторые досудебные обращения. Например, ответ на претензию о возврате денежных средств следует дать в течение 10 дней. В таблице — длительность и НПА по некоторым видам требований клиентов.

СодержаниеНПАСрок (дней)
Расторжение договорных отношений, возврат средствФЗ-2300-1 от 07.02.199210
Грузоперевозкист. 797 ГК30
Услуги связи: передача телеграммы с опозданиемст. 55 №ФЗ-126 от 07.07.20031 месяц
Оказание ненадлежащих услугст. 55 №ФЗ-126 от 07.07.20036 месяцев
Перевод денежных средств через почтуст. 55 №ФЗ-126 от 07.07.20035
Невыплата по полису ОСАГОч. 2, п. 1 ст. 16 №ФЗ-40 от 25.04.200210
Нарушение сроков уборки придомовой территории УКПостановление Правительства №491 от 13.08.2006 (ред. от 29.06.2020)5
Обмен вещиФЗ-2300-1 от 07.02.19927
Исправление недостатков, обнаруженных в товареФЗ-2300-1 от 07.02.199245
Плохое качество товара, при отсутствии гарантииФЗ-2300-1 от 07.02.19922 года

Отвечают в разумный срок. Если он не установлен заявителем, договором и законом, суды принимают его в интервале 2 — 3 недели (определение Хабаровского краевого суда от 14.07.2017 по делу №33-5747/2017).

В зависимости от организационной структуры ответ готовят разные сотрудники:

  • секретари по поручению ответственных лиц;
  • юристы;
  • руководители подразделений, в зоне ответственности которых находится объект жалобы.

Как соглашаться и возражать

Согласие предполагает, что требования заявителя будут удовлетворены:

Лучше согласиться, если:

  • судебное разбирательство с большой вероятностью закончится в пользу заявителя;
  • допущенная ошибка (недоделка, нарушение и пр.) случайна и быстро исправима;
  • признание вины позволит уменьшить размер санкций или увеличить срок на исправление ситуации.

Заявителю согласие позволит сэкономить время и не обращаться в суд. В ответ включите:

  • подтверждение (полного или частичного) согласия с доводами;
  • описание порядка и сроков удовлетворения требований;
  • если речь идет об отсрочке исполнения обязательств, в ответе фиксируется дата или период завершения их в полном объеме;
  • просьбу о неприменении штрафных санкций или уменьшении их размера;
  • предполагаемый план выполнения своих обязательств;
  • график погашения задолженности.
  • указание на удовлетворение жалобы клиента (контрагента), если к моменту написания они выполнены.

В случае несогласия, приведите правовую позицию по каждому из требований — подготовьте возражения:

  • сформулируйте доводы против необоснованных претензий, фактических обстоятельств либо правовых доводов, изложенных в претензии;
  • используйте возражения любого вида, подтверждающие вашу правоту;
  • приведите доказательства и приложите подтверждения своей позиции.

Сделайте ответ понятным для другой стороны. В ответе следует сообщить о результатах ее рассмотрения. Констатация своей позиции, приведенные аргументы и доказательства, ссылка на законы и НПА составят основную часть текста ответа.

Общество с ограниченной ответственностью «Пила»
Почтовый адрес: 321123, г. Поповка, ул. Зубова, д. 69

Генеральному директору
ООО «Наждак»
И.И. Иванову
(адрес: 125008, г. Поповка, ул. Бумажная, д. 20)

Г. Поповка8 мая 2020 г.

ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ
о замене товара ненадлежащего качества

8 декабря 2019 г. между нашими организациями был заключен договор поставки №130 (далее – Договор), во исполнение которого 15 декабря 2019 г. наша организация передала Вашей организации шлифовальную машину «Шлифовальщик» (товарная накладная от 15.12 2019 г. №154).

30 апреля 2020 г. нами была получена претензия (от 29 апреля 2020 г., исх. №17) Вашей организации с требованием о замене товара по причине плохой проработки боковых поверхностей.

В ответ на претензию сообщаем следующее.

Согласно пункту 2 статьи 475 Гражданского кодекса РФ покупатель вправе требовать замены товара ненадлежащего качества только в случае существенного нарушения требований к качеству товара. К таким нарушениям относятся неустранимые недостатки, недостатки, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, или проявляются вновь после их устранения, и другие подобные недостатки.

Недостаток, указанный в рекламации, не является существенным, так как может быть устранен путем настройки шлифовальных функций машины.

Таким образом, Ваша организация не может требовать замены машины «Шлифовальщик», переданной по Договору, и наша организация не находит оснований для удовлетворения претензии от 29 апреля 2020 г., исх. № 17. Мы готовы провести настройку работы переданного вам оборудования в сроки, согласованные дополнительно.

Приложения: копия претензии от 29 апреля 2020 г., исх. №17 – на 2 стр.

Генеральный директор
ООО «Пила»
П.П. Попов

Как подготовить ответ: пошаговая инструкция

Письмо составляется в той же форме, что и сама претензия. Требования, предъявляемые к ее форме и реквизитам, применимы и к ответу. Документ оформляется и излагается:

  • в свободной форме;
  • в письменном виде на бланке;
  • адресуется заявителю;
  • подписывается получателем претензии лично либо лицом, им уполномоченным.

Структура письма заявителю и пошаговая инструкция, как написать ответ на претензию, основываются на действующих НПА и практике разрешения подобных споров.

Шаг 1. В шапке укажите отправителя — полное название организации, фактический адрес, ИНН, КПП. Заполните данные адресата:

  • должность, фамилию, имя, отчество;
  • либо полное наименование компании, фактический адрес.

Укажите регистрационные данные исходящего обращения в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставьте дату составления.

Шаг 2. Вторая часть — основная, содержащая подробный и аргументированный ответ. Здесь обязательно укажите:

  • точную дату получения претензии;
  • обозначьте ее суть и при наличии финансовых требований, впишите сумму (цифрами и прописью);
  • номер и дату подписания документа, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор).

Сформулируйте текст ответа — ваше мнение по существу содержания требования.

Резюмирущая часть, как показывает пример ответа на претензию, содержит ссылки на пункты договора и нормы действующего законодательства.

Шаг 3. Подведите резюме. Отразите в нем готовность выполнить выдвигаемые требования полностью, частично или несогласие с ними.

Шаг 4. В завершение текст подписывается ответственным сотрудником предприятия с обязательной расшифровкой подписи.

Как отправить

Способ направления изберите на основании условий договора. В случае отсутствия четкого указания, направьте письмо-ответ на претензию заказным почтовым отправлением. Сопроводите описью вложения. Кроме того, направьте обращение:

  • электронным письмом;
  • факсом;
  • в виде телефонограммы.

Адрес и иные реквизиты получателя вписываются в точном соответствии с данными или общими реквизитами контрагента.

Как правильно написать ответ на претензию потребителя?

Цель претензионной переписки заключается в том, чтобы как можно быстрее решить спор между сторонами на взаимовыгодных условиях без участия суда и других государственных органов. В области защиты прав потребителей продавцу товаров или поставщику услуг важно знать, как правильно ответить на претензию покупателя, чтобы конфликт был разрешен, а деловая репутация фирмы не пострадала. Именно за продавцом остается последнее слово при досудебном урегулировании спора: ответ на претензию должен быть таким, чтобы потребитель не пошел жаловаться и не навлек на Вас лишние проверки и судебные тяжбы.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.

В статье расскажем:

Можно ли не отвечать на претензию?

Ответ на претензию – право продавца, закон не обязывает его отвечать потребителю. Тем не менее, составить ответное письмо следует в любом случае, даже если фактически произошло признание претензии, а требования потребителя выполнены, поскольку:

  1. Претензионное общение – это официальная переписка. Правильно направленная претензия предполагает, что у покупателя есть доказательство обращения к продавцу, поэтому он должен получить официальный ответ.
  2. Если организация создана с целью длительного осуществления предпринимательской деятельности, для нее важна не только ее репутация, но и каждый клиент. Чтобы не получить отрицательный отзыв и вернуть расположение клиента, нужно оказать внимание ему и его проблеме и при необходимости принести извинения.
  3. Если покупатель все-таки пойдет по контрольным инстанциям или в суд, без официального письменного ответа на претензию он получит явное преимущество, а на самого продавца будут наложены дополнительные штрафные санкции за несвоевременное выполнение требований потребителя. Таким образом, отсутствие ответа на претензию может привести к увеличению убытков продавца в несколько раз.
  4. Существует ряд отраслей, в которых досудебное урегулирование спора является обязательным, например, страхование. Это значит, что закон обязывает продавца и покупателя попытаться решить спор до суда. Кроме того, обязательный претензионный порядок может быть установлен договором.

Важно! Существует лишь одно исключение, когда на претензию не нужно отвечать: если она анонимная или не содержит никаких контактных данных заявителя, а связаться с ним не представляется возможным.

Читайте также:  Проверка паспорта на действительность ФМС России

Общие правила составления ответа на претензию

При составлении ответного письма нужно проявлять индивидуальный подход, но существуют общие рекомендации, сложившиеся обычаи деловой переписки, которых лучше придерживаться.

Оформление

Чтобы придать письму силу юридического документа, должен быть соблюден определенный порядок ответа на претензию:

  • письмо регистрируется, как и вся корреспонденция организации: присваиваются исходящий номер и дата. Эти данные отображаются в начале письма;
  • ответ на претензию покупателя печатается на бланке организации. Если такого нет, нужно оформить шапку письма, где будет написано наименование организации, ее основные реквизиты и контакты;
  • должно быть указано, кому направляется письмо, а сам текст следует начать с обращения к данному человеку;
  • письмо должно быть подписано. Лучше всего, если это делает руководитель организации: это подчеркнет значимость ответа, а также устранит сомнения по поводу того, владело ли подписывающее лицо соответствующими полномочиями. Если у руководителя нет возможности подписывать все письма, можно обзавестись факсимильной печатью. Печать же самой организации проставлять не обязательно.

Содержание

Претензия может быть составлена как опытным юристом, так и самим потребителем, который может не уметь составлять деловые письма, не привести аргументацию или просто не указать важную информацию. Так или иначе, нужно стараться отвечать по существу и не давать формальных отписок.

Важно! Если данных, указанных в претензии, недостаточно для принятия решения по жалобе, или, к примеру, заявитель не указал реквизиты счета, на который ему нужно вернуть деньги, можно позвонить ему или попросить уточнить информацию ответным письмом.

Сама структура ответа довольно простая:

Элемент письмаПример (образец ответа на претензию по качеству товара)
уважительное обращение к заявителюУважаемый Иван Иванович!
Вводная часть: краткое описание сути претензии.В ответ на Вашу претензию о возврате денежных средств за некачественный товар от 27.02.2020 г. сообщаем следующее.
Описательная часть: указываются реквизиты договора (при наличии), обстоятельства возникновения спораВ соответствии с договором купли-продажи №56 от 01.02.2020 г., заключенным между ООО «Омега» (Продавец) и Вами (Покупатель), Продавец передал Покупателю товар, а именно сотовый телефон Huawei P40 Lite Midnight Black. Покупатель оплатил его стоимость в размере 17 990 рублей.

(Вариант: считаем Вашу претензию необоснованной по следующим основаниям)

Согласно ст. 18 Закона «О защите прав потребителей» в отношении технически сложного товара потребитель в случае обнаружения в нем недостатков вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за такой товар суммы либо предъявить требование о его замене на товар этой же марки (модели, артикула) или на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены в течение пятнадцати дней со дня передачи потребителю такого товара. По истечении этого срока указанные требования подлежат удовлетворению в одном из следующих случаев:

  • обнаружение существенного недостатка товара;
  • нарушение установленных настоящим Законом сроков устранения недостатков товара;
  • невозможность использования товара в течение каждого года гарантийного срока в совокупности более чем тридцать дней вследствие неоднократного устранения его различных недостатков.

Обращаем Ваше внимание, что мы не отказываемся от своих обязательств и готовы выполнить Ваши законные требования.

Помимо приведенного выше примера Вы также можете ознакомиться с другим образцом ответа на претензию потребителя.

Обратите внимание! Если Вы не уверены в своей правоте, иногда лучше согласиться с требованиями клиента. Законодательство считает потребителя слабой стороной правоотношений, а потому суды чаще становятся на их сторону. Урегулирование спора в досудебной стадии поможет минимизировать Ваши убытки. Если же Вы желаете отстоять свои права, лучше обратиться за помощью к юристам.

Сроки ответа

Общего срока ответа на претензию в законодательстве не установлено. Гражданских кодекс РФ предлагает руководствоваться «разумным сроком», который, как следует из обычаев делового оборота, составляет 30 дней.

Закон «О защите прав потребителей» устанавливает сроки удовлетворения отдельных требований потребителя. Так, в соответствии со ст. 22 денежные требования заявителя подлежат удовлетворению в течение 10 календарных дней. Соответственно, и ответ на претензию должен быть дан до истечения срока выполнения указанного в ней требования. Так, ответить на претензию о возмещении ущерба нужно будет в течение все тех же 10 дней с момента ее получения.

Заявитель может указать и иные сроки для ответа. Их следует придерживаться, только если они отвечают требованиям разумности.

К примеру , если Вас просят направить по почте ответ в течение 2 дней, это может оказаться трудновыполнимым.

Более подробно со сроками ответа на претензию можно ознакомиться в нашей статье: «Срок ответа на претензию по закону ГК РФ».

Как отправить ответ заявителю?

Направлять письмо-ответ на претензию лучше всего тем же способом, каким была получена претензия, если заявитель специально не оговорил, каким способом он желает получить ответ:

  • по электронной почте;
  • почтой на указанный адрес. Лучше отправлять заказное письмо с уведомлением о вручении, чтобы убедиться, что заявитель получил ответ;
  • лично. Если заявитель желает забрать ответ самостоятельно, нужно составить 2 экземпляра письма, чтобы один отдать ему, а на втором попросить поставить отметку о получении.

Как правильно написать претензию на некачественный товар

Как правильно написать претензию на некачественный товар и возврат денег?

сроки ответа на претензию по закону о защите прав потребителя

Сроки рассмотрения и ответа на претензию по закону о защите прав потребителя

Как написать претензию в интернет-магазин Wildberries

Как написать претензию в интернет-магазин Wildberries?

Заключение эксперта

  1. Если Ваша организация получила претензию от клиента, ее нельзя игнорировать: потребитель должен получить ответ.
  2. Любой отказ должен быть обоснован законом или договором и аргументирован в письме. Формальные «отписки» урегулировать спор не помогут.
  3. Важно при ответе проявить к заявителю максимум внимания и уважения, чтобы не пострадала Ваша деловая репутация.
  4. Если в штате организации нет юристов, можно обратиться за помощью в юридические компании.

Жалоба в управляющую компанию

Как правильно написать претензию, заявление в управляющую компанию?

Претензионное письмо

Как правильно написать претензионное письмо?

Как написать претензию о возмещении ущерба в ТК «ПЭК»?

Как написать и подать жалобу или претензию на Почту России?

Как написать претензию на некачественное оказание услуг?

Претензия в банк о возврате денежных средств

Как написать претензию в банк о возврате денежных средств?

Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ

Здравствуйте меня зовут Игорь, мне нужно Грамотно ответить на претензию.Я занимаюсь изготовлением мебели из массива, в частности изготовлением двухъярусных кроватей. Клиент написал претензию, хочет вернуть изделие и забрать деньги. Кровать была изготовлена и установлена в феврале, в мае произошла поломка.Клиент отказывается от гарантийного ремонта, просто хочет забрать деньги !

Добрый вечер, Игорь.
Тот факт, что кровать через несколько месяцев эксплуатации пришла в негодность не обязательно означает, что виноват Изготовитель. В силу ч.5 ст.18 ФЗ №2300-1 «О защите прав потребителей» вы имеете право для начала провести экспертизу с целью установления причины неисправности и если в итоге выясниться, что поломка возникла в виду нарушения правил использования в рамках ч.6 ст.18 ФЗ №2300-1 вы как Изготовитель ответственности за возникшие недостатки нести не будете и соответственно не обязаны будете возвращать деньги. Вот об этом и уведомьте клиента, что для начала необходима экспертиза, по итогам которой и будет принято решение.
Будут еще вопросы, обращайтесь.

Здравствуйте! Помогите разобраться в ситуации! Клиент купил у нас в интернет -магазине товар, во время транспортировки к покупателю в другой город товар получил повреждения, мы помогли клиенту составить претензию и он получил денежную компенсацию от ТК, прошло 10 дней клиент пишет,что из-за повреждений возникли дефекты, которые не позволяют использовать товар по назначению,хочет вернуть товар и получить деньги назад,товар на гарантии.

Добрый вечер, Елена.
Безусловно, клиент в своем праве. В силу ст.18 ФЗ №2300-1 «О защите прав потребителей» он имеет право на возврат средств за товар с дефектом и покупателя не касаются проблемы с доставкой, транспортную компанию выбирал не он, договор о перевозке с ним не заключался. Поэтому товар придется принять, а деньги вернуть. Но коль убытки вашему магазину возникли в виду проблем при транспортировке и первоначально с претензией к перевозчику обращался покупатель, с претензией о компенсации к ТК уже обращаетесь вы, как юридическое лицо в порядке ст.796 ГК РФ . если перевозчик добровольно откажется возместить убытки, обращаетесь в суд.
Будут еще вопросы, обращайтесь.

Ответ на претензию

Сразу отметим, что обязательность ответа на претензию предусмотрена несколькими нормативными актами, при этом ни один из них не предусматривает ответственность за отсутствие этого ответа.

Это можно отнести к лакунам законодательства, но такова реальность – в отношении работы с претензиями существует обязанность, но отсутствует возможность санкционирования, и ниже мы рассмотрим, почему.

Разные сроки

В соответствии с Федеральным Законом «О порядке рассмотрения заявлений граждан» срок ответа на обращение (а претензия, в первую очередь, является обращением) составляет один месяц.

Постановление Правительства РФ №354 от 6 мая 2011 года указывает на то, что управляющая компания должна ответить на претензию в течение 3 рабочих дней.

Постановление №731 Правительства РФ срок в качестве срока ответа на претензию указывает уже 10 дней. О таком же сроке говорит и Закон «О защите прав потребителей».

ГК РФ оставляет сроки ответа на претензию (глава 11) на усмотрение сторон договора.

Срок ответа на жалобу по ОСАГО составляет 5 дней, в том время как в случае судебного спора в расчет будут приниматься 30 дней.

Вообще не касаются сроков ответа на претензию и обязанности давать ответ на претензию «Правила продажи отдельных видов товаров», на которые любит ссылаться Роспотребнадзор.

Таким образом, срок ответа на претензию диверсифицируется в зависимости от оснований претензий. То есть, если претензия подана в соответствии с определенным рамочным законом, который предусматривает сокращенный срок, то следует этот срок соблюсти. Если же претензия не регулируется специализированным законом, то срок на ответ будет составлять 30 дней в соответствии с Законом «О порядке рассмотрения заявлений граждан».

Что будет, если не ответить

Ответственность за непредоставление ответа законом не предусмотрена. Существует мнение, что в КоАП РФ содержится статья, по которой адресаты претензий могут быть привлечены к административной ответственности. Это не так.

Ответственности за недачу ответа не существует вообще. Существует ответственность за неисполнение законных требований претензии. А для того, чтобы доводы претензии были признаны законными, требуется решение суда.

Таким образом давать или не давать ответ на претензию – это вопрос выбора адресата претензии. Разумеется, цивилизованность методов работы диктует уважение к контрагенту и на претензию желательно ответить даже при условии, что это не обязательно.

Ответ на претензию. Часть 1

Более того, ответ на претензию является неофициальным способом затянуть время и не дать возможности автору претензии вовремя обратиться в суд. Данный способ выхода из сложной ситуации не самый честный, но весьма действенный.

Именно поэтому и авторам претензии мы рекомендуем не возлагать большие надежды на ответ на претензию и не вступать в длительную переписку. Если в установленный срок требования претензии не были удовлетворены или ответ вообще не был получен, не мучайте себя составлением новой претензии и обращайтесь в суд.

Структура и содержание ответа

Содержание ответа на претензию зависит от того, считаете ли вы эту претензию обоснованной. Если да – то есть смысл признать ее доводы и вступить в переговоры на предмет исправления ситуации.

Если претензия не обоснованна, то ответ на нее должен включать в себя разъяснения этого обстоятельства.

Структура ответа на претензию не имеет правовой регламентации и при его составлении придется руководствоваться соображениями здравого смысла. Вполне логично, чтобы ответ на претензию содержал в себе:

  1. ФИО (или наименование) автора претензии, которому направляется ответ;
  2. общие сведения о претензии (когда получена и по какому поводу);
  3. отношение автора ответа к доводам претензии и ее требованиям (обоснованы, частично обоснованы, не обоснованы вообще);
  4. предложения автора ответа по урегулированию ситуации в случае, если доводы жалобы признаны им обоснованными или частично обоснованными;
  5. дату составления ответа и подпись.

Ответ на претензию. Часть 2

Способ отправки ответа не имеет особого значения, тем более что подтверждать факт отправки ответа не придется нигде. Ответ можно отправить курьером, почтой или вручить лично.

Как правильно написать ответ на претензию – образец

Ответ на претензию – образец этого документа, составленный на основании общих положений законодательства и практики гражданско-правовых отношений, зачастую является единственным источником, которым могут воспользоваться лица, чьи права, с их точки зрения, были нарушены. Это вызвано отсутствием законодательно утвержденной формы ответа и конкретных указаний правовых актов. Рассмотрим основные правила составления ответа на претензию, сроки и порядок его направления, надлежащее содержание.

Как правильно написать ответ на претензию – образец, основные правила составления

Правила составления ответов на претензионные письма сформировались в виде обычаев делового оборота вследствие отсутствия законодательного регулирования данного вопроса (за редким исключением установления сроков, отведенных для направления ответа в ряде гражданско-правовых отношений). Часть правил можно установить на основании норм Гражданского кодекса, закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 и других правовых документов.

К основным правилам формирования ответа на требование об устранении нарушений договора можно отнести следующие:

  • документ имеет свободную форму;
  • составляется на фирменном бланке организации (если претензия поступила юридическому лицу);
  • оформляется по правилам делопроизводства, установленным в организации, при этом может быть изготовлен с помощью технических средств либо написан от руки;
  • подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом;
  • должен соответствовать условиям договора, если они регулируют вопросы составления и направления ответа на претензию.

Кроме того, ответ должен быть направлен в установленный законом, договором или обычаями делового оборота срок. При отсутствии навыков составления подобных документов можно воспользоваться образцом ответа на претензию из достоверных источников.

Ответ на письмо-претензию – сроки формирования и направления, образец и содержание

Законодательством не установлен общий срок рассмотрения претензий ― в каждом виде правоотношений он либо следует из обычаев, либо устанавливается специальными нормами. Например:

  • 7, 10, 14 и 45-дневные сроки рассмотрения претензий о замене товара, возврате денег за него при расторжении договора, обмена товара и устранения недостатков соответственно действуют по закону «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1;
  • 30 дней для рассмотрения претензии по перевозке грузов установлено Кодексом внутреннего водного транспорта (в соответствии со ст. 797 ГК);
  • 5 или 60 дней, в зависимости от вида услуг, определены законом «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ и др.

Содержание ответа на претензию, по общему правилу, должно включать в себя:

  • реквизиты получателя ответа (наименование, адрес, ИНН);
  • реквизиты отправителя (при отсутствии их в форме документа);
  • дату получения и номер претензии;
  • аргументированное мнение по существу содержания претензии со ссылками на нормы действующего законодательства и пункты договора;
  • заключение, отражающее готовность выполнить выдвигаемые требования полностью либо частично или несогласие с ними.

Образец ответа на претензию можно скачать здесь, по ссылке ниже:

Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?

Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст. 330 ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора. Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:

  • виновные действия кредитора;
  • форс-мажорные обстоятельства;
  • действия или бездействие иных лиц, за которые лицо ответственности не несет (например, когда поставщик заказчика в соответствии с заключенным с ним договором должен был поставить необходимый для начала проведения работ материал и не сделал этого).

Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст. 330 ГК, а также описаны послужившие причиной невыполнения обязательства в срок обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (непредставление документов заказчиком, неперечисление предусмотренного договором аванса, стихийные бедствия и т. п.).

Образец претензии по неустойке вы найдете здесь.

Порядок направления ответа

Способ направления ответа на претензию должен быть избран на основании условий договора. Как правило, сторонами предусматривается, что все бумаги направляются контрагенту в письменной форме по почте. В случае отсутствия в договоре четкого указания на способ обмена документацией рекомендуется направлять ответ на претензию в виде простого письменного документа путем заказного почтового отправления. Также желательно сопроводить отправление описью вложения.

Кроме того, предварительно ответ может быть направлен и в иной форме (с последующим направлением его Почтой России или службой доставки):

  • электронным письмом;
  • факсом;
  • в виде телефонограммы.

Адрес и иные реквизиты получателя необходимо указать в точном соответствии с контактными данными или общими реквизитами контрагента, которые содержатся в договоре.

Итоги

В заключение повторимся, что ответ на претензию не имеет законодательно установленной формы и в значительной степени составляется по обычаям делового оборота. Потому рекомендуется включать в договор условия, по крайней мере в общем виде регулирующие порядок обмена корреспонденцией между сторонами сделки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ответ на претензию. Образец правильного написания

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Правила написания ответа на претензию

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Инструкция по написанию ответа на претензию

Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.

Часть первая

  • В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя, а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
  • Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
  • Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

Ответ на претензию

Не смотря на экономический кризис в нашей стране, общественные отношения в нашей стране развиваются небывалыми темпами.

Положительное влияние на этот процесс оказывают различные факторы, в том числе и научно-технический прогресс.

Однако жизнь не бывает безоблачной. Иногда приходиться отстаивать свои права и интересы. Каждый день, сами того не осознавая, мы становимся участниками гражданско-правовых отношений, которые находят свое правовое регулирование в гражданском законодательстве нашей страны.

Поездка в общественном транспорте, оплата телефонных переговоров, Интернета, покупка и продажа различных товаров и тому подобное – все это должно осуществляться по установленным правом правилам. Отступление от таких правил приводит в нарушению гражданских прав и обязанностей как потребителей, так и продавцов товаров (услуг).

Одной из форм урегулирования спорных гражданско-правовых отношений является направление лицу ответа на его претензию. Различные бланки и образцы ответа на претензию размещены в Интернете, необходимо быть особенно внимательным, так как не все документы могут быть использованы из-за своей неполноты и не соответсвия действующему законодательству.

Претензионный порядок урегулирования споров, в некоторых случаях является обязательным. В случае его не соблюдения, при поступлении в дальнейшем искового заявления в суд, судья вернет его в связи с несоблюдением обязательной досудебной формы урегулирования спора.

В некоторых случаях, досудебная претензия не обязательна. Однако, суды практически всегда уделяют особое внимание тому обстоятельству, что стороны постарались урегулировать свои претензии во вне судебном порядке.

Официальный ответ должно подписывать уполномоченное на то лицо. Не соблюдение данного правило приведет к тому, что в последующем данный документ будет признан недействительным.

Ответ на претензию целесообразно направлять в письменном виде по адресу местонахождения ответчика ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или телеграммой с уведомлением о вручении. Данные способы связи позволяют, в последующем, документально подтвердить факт направления данной корреспонденции, а также ее смысл.

При этом у отправителя на руках должны остаться опись почтового отправления с квитанцией или заверенный текст телеграммы с кассовым чеком, в последующем ему сотрудниками почты будут вручены уведомления о вручении направленной корреспонденции. Иные способы направления ответа на претензию имеют свои недостатки, которые позволяют опытным юристам противоположной стороны признать такие документы не надлежащими доказательствами.

В некоторых случаях, организации продавшей товар или оказавшей спорную услугу целесообразно провести по данному факту служебную проверку, в рамках которой детально изучить все обстоятельства дела и, при необходимости потребовать объяснительные записки у лиц, причастных к обстоятельствам дела.

Рассматриваемый документ является официальной позицией которая должна отражать существо дела и из него должно быть понятно отношение инициатора по существу дела. Необходимо учитывать, что за ним может последовать судебное разбирательство, которое иногда может длиться годами и потребовать у обеих сторон значительных трудовых и материальных затрат. Помня об этом, в некоторых случаях, сторонам целесообразно попытаться найти компромисс и решить возникшую проблему во внесудебном порядке.

Рассматриваемый бланк ответа на претензию можно скачать абсолютно бесплатно, воспользовавшись ссылкой в конце страницы.

Руководителю
______________________
______________________
(наименование, адрес)
г. ___________________
«__» __________201_ г.

Ваша претензия от «__» _________ 20 __ года № __ по договору от «__»________ 20__ года № __ была рассмотрена.

В ответ на претензию сообщаем, что просрочка оплаты выполненных работ была вызвана задержками в бюджетном финансировании. Однако данное обстоятельство не отнесено законодательством к непреодолимой силе и не является основанием для освобождения от ответственности. Поэтому данным ответом на претензию мы подтверждаем наличие задолженности по договору от «__»________ 20__ года № __ в размере _________ (_________) рублей __ копеек.

Однако, мы не согласны с указанным вами размером неустойки по причине его несоответствия п. __ вышеназванного договора. Прилагаем к данному ответу на претензию расчет неустойки по состоянию на «__»__________ 20__ года.

Таким образом, денежные средства в сумме ________ (_________) руб. будут перечислены до «__»_________ 20__ года на ваш банковский счет, реквизиты которого указаны в п. __ договора от «__»________ 20__ года № __.

Образец положительного ответа на претензию

Образец положительного ответа на претензию

Поставщики услуг и товаров тратят большое количество времени для выстраивания эффективной системы регулирующей их взаимоотношения с заказчиками. Последние, в случае неудовлетворения сервисом и продукцией, обращаются устно или письменно с требованиями устранить допущенные недочеты.

Во избежание траты времени, финансовых средств и нервов, а также разрешения вопроса в суде, в интересах поставщика всегда незамедлительно реагировать на такие претензии. Мы настоятельно рекомендуем реагировать в письменной форме. Впоследствии это оградит вас от дальнейших требований.

Давайте разберемся, как юридически грамотно оформить ответ.

Как написать ответ-согласие на претензионное письмо?

В природе не существует образца оформления ответа на претензию, в этом плане перед вами открыто широкое поле возможностей. Однако в ваших интересах придерживаться грамотной структуры при изложении сути ответа. Это только будет вам на пользу, как свидетельство налаженности и эффективности вашего бизнеса.

Обратите внимание, грамотно написанное письмо – всегда красивое. Красота выражается в логичности, структурированности, содержательности, лаконичности, обоснованности и уважении к контрагенту.

Претензия, заслуженно полученная вами вследствие невыполнения обязательств по договору, конечно, заслуживает ответа в примирительном ключе с извинениями, предложениями загладить свою вину.

Приведем рекомендуемую структуру ответа:

  • Исходные данные: дата, номер;
  • Название адресата, организационно-правовая форма, юридический адрес;
  • Ссылка на исходные данные полученной претензии;
  • Выражение вашего согласия с претензией, признание вины, сожаление, принесение извинений;
  • Перечисление предлагаемых вами вариантов исправления ситуации;
  • Указание сроков для выполнения контрактных обязательств.
  • Подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи и должности (по желанию — печать).

На дворе 21 век, поэтому пишите письмо на компьютере, это быстро и удобно, автоматически проверяется наличие ошибок, письмо будет легко читаться.

Если вы юридическое лицо, используйте фирменный бланк.

Письмо составьте в двух экземплярах, первый для адресата, на втором экземпляре при отправке курьером получатель распишется и поставит число. Если вы воспользовались услугами почты, то прикрепите уведомление о получении письма к вашему экземпляру. Аккуратно регистрируйте и храните исходящую переписку.

Особенности положительного письма, написанного в ответ на полученную от потребителя претензию

Существует общее правило отвечать в той же форме, что и полученная претензия. Мы рекомендуем всегда отвечать письменно с обоснованием вашей позиции. Тем более, если вы идете навстречу заказчику и выполняете его требования. Это демонстрирует эффективную работу с клиентами, которую вам удалось наладить, потребители всегда этот ценят.

Образец досудебной претензии о возврате денежных средств.

О том, как составляется претензия по договору купли-продажи товара, читайте тут.

Отсутствие ответа или устный ответ, который вы не сможете доказать в будущем может быть расценен как несогласие с претензией и грозит последующим рассмотрением вопроса в суде. Такой сценарий принесет вам ненужные хлопоты.

Бывает, что получатель претензии согласен не со всеми требованиями ее отправителя. Это называется частичное согласие. В этом случае необходимо отдельно выразить, с чем вы согласны, а с чем нет. Последнее должно быть мотивировано ссылками на письменные договоренности и положения законодательства.

Если вы полностью признаете доводы, изложенные в претензии справедливыми, начинайте ответ с извинений, если частично — с признательности о сообщении вам и сожалении о случившемся. Заканчивайте письмо заверениями о недопущении подобного впредь.

Важно: отвечайте на претензию в срок, указанный в самой претензии, договоре или законе, регулирующем ваш вид деятельности.

Имейте в виду, в соответствии с Законом об отмене обязательности печати хозяйственных обществ (№ 82-ФЗ от 06.04.15) скреплять ваше согласие печатью не обязательно.

В какие сроки нужно дать ответ на принятую претензию?

Сроки рассмотрения претензии устанавливаются в самой претензии, письменных договоренностях либо специальных законах (например: «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» – 10 дней, «О защите прав потребителей» 3-45 дней в зависимости от вида требования, ОСАГО – 5 дней).

В противном случае согласно статье 314 Гражданского кодекса РФ срок исполнения обязательств составляет семь дней, требование изменить договор рассматривается в соответствии с п.2 статьи 452 30 дней. Также, государственным организациям надлежит отвечать в течение 30 дней согласно закону «О порядке обращения граждан Российской Федерации».

Рассмотрим сроки, предусмотренные в Законе «О защите прав потребителей».

Бесплатно исправить изъяны По соглашению сторон, до 45 дней.

Обменять товар 7-30 дней

Возмещение стоимости 10 дней

К ответу на претензию нужно отнестись максимально внимательно. Последствия необдуманного ответа могут нанести деловой репутации непоправимый урон.

Ссылка на основную публикацию